Pouštět se do toho projektu, nebo ne? Jak zjistit, jaký je finanční potenciál projektu díky analýze nákladů

Aby se vám do projektu vyplatilo investovat čas i energii, musíte si být jistý, že nejenom hezký, ale přinese i zisk. A na to vám hned na začátku pomůže analýza nákladů.

Co je analýza nákladů a proč ji dělat

Ve zkratce, jde o porovnání nákladů na projekt a výnosů, které firmě přinesou po jeho úspěšném doručení. Přijde vám vhod zejména při malých a středně velkých projektech, jejichž dokončení netrvá příliš dlouho.

Pro zdravý cashflow je ale kromě výdělků nutné myslet i na dobu návratnosti. (To jenom aby se vám náhodou nestalo, že zbankrotujete, zatímco budete čekat na vyplacení faktur – pozor na nastavení data splatnosti!)

Ve zkratce: hlavním přínosem analýzy nákladů v rámci projektového řízení je získání systémového přístupu, se kterým dokážete určit:

• Zda a za jakých podmínek je projekt z finančně zdravý, obhajitelný a proveditelný,
• porovnání finančního potenciálu projektů mezi sebou, což vám pomůže v dělání rozhodnutí na úrovni přehledu portfolia projektů.

Kdy dělat analýzu nákladů

Samozřejmě předtím, než dáte týmu zelenou. Ale pozor – jelikož se projekt neustále vyvíjí, analýzu byste měli pravidelně aktualizovat. Zejména pokud projekt řídíte agilní metodou a na cestě za finálním produktem vám přibývají nové úkoly i výstupy.

V tom případě je totiž dost možné, že výsledek analýzy bude kolísat. Stanovte si proto hranici (v procentech) – co je při pravidelné kontrole jenom odchylka ve výpočtech a kdy už jde o upozornění, že něco není v pořádku.

Abyste co nejvíc zabezpečili finanční zdraví vašeho projektu již ve fáze příprav, využijte nástroje pro finanční řízení – postupujte dle těchto pěti kroků, zahrnující i analýzu nákladů:

1. Připravte strukturu rozpadu práce – abyste pro svůj projekt mohli připravit smysluplné finanční plánování, musíte nejdřív vědět, z čeho všeho se vlastně skládá. Svolejte proto svůj tým, udělejte si poctivé „vébéesko“ (z angl. WBS – Work Breakdown Structure) a rozdělte si velký projekt na několik menších deliveries.
2. Připravte strukturu rozpadu nákladů – díky „cébéesku“ (z angl. CBS – Cost Breakdown Structure) můžete v Easy Projectu vidět a spravovat finance na projektech i konkrétních úkolech přímo z pohledu myšlenkové mapy, kterou jste vytvořili v předcházejícím kroku.
3. Připravte rozpočet projektu – tady uvidíte detailní relaci mezi náklady a potencionálními výnosy, na základě které pak můžete buďto jít pro schválení rozpočtu za vedením, nebo prodiskutovat vaše obavy o výnosnosti prací a projekt upravit či úplně zamítnout.
4. Dopadla analýza vašeho projektu na výbornou? Gratulujeme! Teď se můžete pustit do přípravy cenové nabídky pro klienta.
5. Po jejím schválení zahájíte práci na projektu. Pak přichází na řadu průběžná kontrola projektových financí a následná aktualizace analýzy v průběhu sprintů.

A co výjimky?

Najdou se. U některých projektů je hned v úvodu finančního plánování jasné, že budou mít výrazně vyšší výdaje než příjmy. Ve skutečnosti ale i ztrátový projekt může znamenat investici – především, když se na něj podíváme z hlediska dlouhodobé strategie.

Tak třeba práce kreativních agentur pro různé neziskovky nebo charitativní organizace se obvykle dělá za symbolickou sumu nebo pro bono, ale dokáže posloužit k vylepšení image a vytvoření zapamatovatelné a silné kreativy. Ta pak může agentuře přinést nové klienty.

Dobrým příkladem je i tendr – zadavatel si mnohokrát nastaví termíny výstupů na knap, proto musíte jako schopný projektový manažer rychle sehnat zdroje a udělat bleskový projekt. Odměna za účast v tendru je většinou symbolická (nebo i žádná) a samotné „tendrování“ je tak z hlediska analýzy nákladů vysoce nevýhodné.

Ovšem, když pak se svými nápady a řešeními převálcujete konkurenci, získáte nejenom nový zdroj financí, ale i příležitostí pro růst byznysu a všech členů týmu.

Shrnutí

Analýza nákladů a příjmů by měla být jedním z pěti kroků, nezbytných pro finanční zdraví projektu. Schopný projektový manažer tudíž není jenom „vykonavatelem zadání“, ale přemýšlí nad finančním i strategickým přínosem projektu už před zahájením prací.

Pro přípravu poctivé analýzy, založené na datech, je nejjednodušší a nejefektivnější využít vzájemně propojené nástroje projektového řízení – zejména WBS a CBS. I když analýza pro váš projekt dopadne dobře, je potřeba jí opakovat a aktualizovat, především při projektech, které řídíte agilní metodou.