Šablony projektů: co umí a jak dokážou zefektivnit vaši práci? Jak zlepšit fázi plánování projektu díky ověřeným šablonám

Jistě jste si všimli, že některé elementy i postupy se v projektovém řízení opakují – úkoly, milníky nebo třeba i kompletní dokumenty. V rámci Easy Projectu jsme pro vás proto na základě osvědčených postupů připravili profesionální šablony projektů.

Ušetří vám spoustu času a budete mít jistotu, že hned na začátku máte pokryté všechno, co potřebujete. Pojďte zjistit, která šablona se hodí pro váš příští projekt!

Projektové šablony mají dvě hlavní výhody. Tou první je, že dokážou sjednotit typické firemní procesy v rámci celé firmy (a tedy i napříč týmy a v komunikaci s vedením).

Taky oceníte, že nebudete muset na začátku projektu vytvářet a vyplňovat (bohužel ještě stále tak často používané) excelovské tabulky. Se šablonami projektů tedy ve finále teda ušetříte čas a uděláte méně chyb.

V Easy Software jsme na základě našich best practices připravili projektové šablony nejen pro ty, kteří v projektovém řízení začínají, ale i pro seniorní manažery, back office a HR. U nás v Česku využila naše šablony například obsahová a komunikační agentura Boomerang Publishing.

Všechny šablony splňují nejvyšší standardy projektového řízení obecně a můžete si je vyzkoušet zdarma.

Základní šablony, se kterými byste měli pracovat

Každý úspěšný projekt se začíná dobře vypracovaným plánem. Proto si na začátek představíme šablony, které se osvědčí ve většině projektech ve vaší organizaci. Při jejich vyplňování vás sice možná překvapí, že narazíte na něco, na co byste jinak zapomněli, ale později to jistě oceníte.

Produkční šablony

Tyto šablony vám poslouží především při výrobních procesech. Od sériové výroby přes změnu výroby až po vlastní šablonu. Řekněme třeba, že vyrábíte hliníkové stojany na kola do měst a pro novou zakázku budete potřebovat vyměnit počet, velikost a typ, ale postup výroby zůstává.

Se šablonou tak budete mít vytvoření dobrý základ pro to, abyste se do výroby mohli pustit co nejdřív a bez jakýchkoli chyb.

Strategické šablony projektu

Strategie je – ostatně jako projektové řízení – živý organismus. Nicméně, pokud stojí na pevných základech, lépe se jí dýchá. Tyto šablony vám pomůžou zjednodušit proces utváření projektové strategie a dělání rozhodnutí.

Například když se svým produktem či službou uvažujete nad expanzí, vaše rozhodnutí posílí šablony pro konkurenční zpravodajství a vstup na nový trh.

Šablony pro vývoj produktů

Proces vývoje produktu – jako příklad uveďme třeba aplikaci pro kontrolu bezpečnosti práce – obsahuje množství nezbytných úkolů. Šablony vám poslouží jako předvolený miniplán, díky kterému žádný z nich nepřeskočíte a dopracujete se k finální podobě aplikace.

Doplnění poctivé struktury rozpadu práce do šablony je pak logickým krokem, ať už vám vyhovuje kterýkoliv model řízení od evolučního přes spirální až po stupňovitý.

Šablony HR projektů

Získalo vaše studio velkého klienta a potřebujete připravit nový tým? Nebo se uvažuje o zakoupení nové linky pro podporu výroby a vaším úkolem je najít dostatek operátorů a vedoucích výroby?

Abyste měli jistotu, že struktura vašich HR procesů funguje na těch nejlepších principech, připravili jsme pro vás šablony, které ocení každý, kdo se věnuje řízení zdrojů. Od náboru a práci s externími zdroji až po detaily jako Plánování nástupnictví nebo školení.

Šablony Back office

Pro plynulý chod společnosti jsou nesmírně důležité administrativní úkoly. Díky Back office šablonám budete moci jednodušeji dohlížet na řízení kvality, výkonnosti i pracovní síly.

Pokud jsou vaše úkoly různorodé – od objednání toneru přes posting pracovních nabídek až po zabezpečení balonků na interní event, vše si hezky rozdělíte díky Back office šablonám. Využívá je třeba Awara Group, nabízející IT consulting ve Východní Evropě.

Profesionální šablony výrobních projektů

Pro široké spektrum produktů v rámci sériové i drobné výroby jsme na základě našich zkušeností a komunikace s klienty připravili specializované profesionální šablony. U projektů, týkajících se výroby a vývoje produktů vám pomohou zejména při:

• nastavení spolupráce s klientem,
• auditech,
• prototypování,
• procesu přechodu na jinou výrobu,
• rozsáhlém plánování,
• pečlivém vymezení konceptu.

Shrnutí

Řízení projektu se skládá z pěti fází: iniciace, plánování, realizace, monitorování a doručení. Právě ve fázi plánování vám nenahraditelnou pomoc poskytnou šablony projektů.

Díky nim si připravíte poctivý základ pro to, aby fázi realizace nic nebrzdilo nebo dokonce neohrozilo. Díky ušetření času v počáteční fázi tak každý projekt můžete doručit rychleji a s výrazně nižším počtem chyb.

V rámci Easy Projectu jsme připravili několik šablon zdarma na základě našich best practices – od produkčních a strategických přes šablony pro back office a HR projekty až po profi šablony výrobních projektů.