Když se projekty kryjí. Strategie pro řízení více projektů zároveň

Rozsah, termíny a zdroje. To jsou tři kritické oblasti při řízení projektů, které se snadno mohou stát zdrojem frustrace nebo problémů, tím spíše, když problémy v jedné oblasti mají od přírody tendenci se okamžitě projevit i v těch zbylých.

Rozsah

Při správném plánovaní vašeho projektu se dá očekávat, že jste se snažili rozvrhnout maximální množství práce při minimálních nákladech. Když se tedy následně rozsah jednoho projektu rozroste, kapacity a zdroje vám na prvním projektu nestačí a záhy se vám jich nedostává ani na těch dalších. Vyhnout se této situaci je samo o sobě těžké, i když nemusíte čelit tlakům ze strany klienta o úpravu zadání.

Námi doporučenou strategií pro překonávání těchto nástrah je důsledně naplánovat práci na projektu, například skrze strukturu rozpadu práce (WBS). Využitím WBS získáváte komplexní přehled o rozsahu projektu, a můžete tak sledovat – případně dalším stranám demonstrovat – jak přidání dalších částí nebo jiné zvětšení rozsahu ovlivní další části procesu, a pak také další projekty, na kterých pracujete.

Termíny

Druhou zásadní výzvou při pomyslném žonglování s více projekty je hlídání termínů a organizace času. Při plánování času projektu vycházíte z odhadů na základě dřívějších zkušeností. Zde je vhodná chvíle sáhnout do naší dílny. Nový Easy Project totiž umí automaticky vypočítat datum dokončení úkolu na základě jeho trvání. Časovými odhady se ale nesmíme nechat unést, a pamatovat na to, že se stále jedná o odhady, které se mohou na novém projektu kvůli jeho vlastním nárokům ukázat jako liché.

Pokud pak rozplánujeme jednotlivé fáze nepatřičně, prodleva v první z nich způsobí, že se náš plán rozsype jako domeček z karet. Chaos, který tím vznikne se pak okamžitě přesune do dalších projektů, a rázem jsme ve skluzu všude. Těmto situacím se přitom můžeme snadno vyvarovat přičtením pohodlného časového polštáře (například 20 % odhadovaného času), o který si výsledný termín posuneme, a vytvoříme si tak komfortnější situaci, a vůbec méně vypjaté prostředí pro řízení více projektů.

Zdroje

Jak jsme si již několikrát vysvětlovali, plánování kapacit k řízení projektů neodmyslitelně patří. Abyste mohli správně pracovat se členy vašeho týmu, a efektivně využít jejich schopností, musíte mít přehled o jejich vytížení. Při projektech pak saháte většinou po stejných rolích (designéři, programátoři atd.), což je přesně moment, kdy se chcete obrátit na váš software pro řízení projektů.

Se správnými nástroji víte hned, koho můžete pro svůj projekt využít, a kdo má již plné ruce práce s něčím jiným. Kvalitní programy pro řízení projektů vám pak umožní práci jen s dostupnými zdroji, díky čemuž se v praxi vyhnete řadě střetů a časovým kolizím, které by mohly potopit hned několik vašich projektů.

Shrnutí

Když tedy v praxi řídíte více projektů zároveň, pro začátek doporučujeme držet se těchto tří základních strategií. Začněte s pečlivou strukturou rozpadu práce, nenastavujte si zbytečně tvrdé termíny a při organizaci a plánování času pracujte s rezervami. Využívejte potom moderní nástroje, které se za vás postarají o řízení zdrojů a kapacit vašich týmů tak, aby se vám nároky projektů nepřekrývaly a nestály vás, vaši firmu a kolegy zbytečné nervy ani peníze.