Desatero nepřetíženého týmu

9/27/2022
5 minutes
Jakub Ryba
Může to začít nevinnou únavou, ale vést to může až k syndromu vyhoření. Co je to? Nadměrné pracovní zatížení. Pocit přehlcenosti dnes zažívá více než polovina zaměstnanců. Podívejte se na deset pravidel, která vám pomohou se tomuto problému vyhnout.

To, že je pracovní přetížení rostoucím problémem, potvrzuje i průzkum společnosti Deloitte v USA, ve kterém si na zahlcení svých týmů stěžuje 64 % vedoucích pracovníků. Jaké může mít takové zahlcení následky?

  • Snížená kvalita pracovních výstupů
  • Tým nezvládne dodržovat deadliny
  • Snížení motivace a proaktivity
  • Nepříjemná atmosféra v práci
  • Zvýšená fluktuace zaměstnanců


Manažerovo desatero

Jak můžete týmu pomoci od pocitu přetížení? Stačí se držet “Desatera nepřetíženého týmu”. Díky němu bude celý váš tým pracovat v klidu.

1/ Buďte transparentní

Ve firmách se často ukrývají “nepřiznané projekty”, které ubírají potřebné kapacity. Může se jednat o osobní resty, nevyřešené projekty z minulosti nebo zkrátka ad hoc zadání, které chce člověk mít rychle z krku. Vždy je potřeba, aby o nich věděli všichni – ⁠zvlášť ti, co vše plánují.

Může se jednat o PMO, portfolio managera, CEO nebo resource managera. Přiznejte proto vždy všechny projekty ve firmě. Pomoci vám k tomu může například Agilní řízení zdrojů s přehledem stavu projektů v reálném čase. Do tohoto nástroje se jednoduše naskládají všechny projekty a ostatní je snadno uvidí.

2/ Používejte nástroj pro přiřazování projektů

Používejte vhodný nástroj, který vám ukáže, které týmy už jsou přehlceny a kde se naopak uvolňují kapacity. Ideální nástroj pro přiřazování projektů je intuitivní nepřidělává práci a umožňuje vám neustále vidět stav jednotlivých projektů. Kdo potřebuje vidět detaily úkolů se pak může podívat do jednotlivých projektů.

3/ Zlepšujte dovednosti svého týmu

Objevují se často úkoly, se kterými si umí poradit jen jeden konkrétní zaměstnanec? A co když je zrovna zaneprázdněný jiným úkolem? Zvažte, zda není čas vyškolit dalšího zaměstnance, aby se projekty zbytečně nehromadily na jediném člověku, kterého tak přetížíte. V nástroji pro řízení zdrojů agilním způsobem navíc naleznete funkci “Řízení dovedností”, kde vždy vidíte aktuální vytíženost členů vašeho týmu.

4/ Nebojte se říkat ne

Ukazuje vám nástroj pro přiřazování projektů konflikty či přehlcenost týmu? Nesnažte se do přeplněného pracovního týdne vměstnat další projekt, je třeba práci posunout na další týdny – zlepší to nejen kvalitu projektů, ale i náladu v kanceláři. Komunikace je zkrátka základ v každém pracovním prostředí. Což nás přivádí k dalšímu bodu…

5/ Nepodceňujte komunikaci

Často přebíráme více projektů, než bychom měli. Stojí za tím špatná komunikace. Je třeba naslouchat členům týmu, abyste mohli stanovit realistické termíny, odhadovat, kolik práce se zvládne, a poskytovat reálné informace všem stranám. S přehledem i komunikací mezi týmy o stavu kapacit vám pomůže Agilní řízení zdrojů.

Agilní řízení zdrojů

Agilní řízení zdrojů

6/ Nedávejte nerealistické termíny

Zvládnutí náročného harmonogramu začíná u realistického deadlinu. Počítejte s nečekanými prodlevami, zpětnou vazbou a nezapomínejte na tzv. “buffer time” – časovou rezervu pro nečekané události. Příliš krátká doba na dokončení úkolu také potlačuje kreativitu zaměstnanců.

7/ Stanovujte si priority

V průběhu projektu se člověk může v prioritách snadno ztratit. Mějte proto svůj seznam priorit neustále po ruce a nezapomínejte se k němu pravidelně vracet. V Easy Projectu navíc máte všechny své priority vždy pohodlně po ruce díky osobním dashboardům.

8/ Nezapomínejte chválit

Motivace a důvěra umí dělat divy. Dejte zaměstnancům najevo, že si jejich práce vážíte.

Projevte jim důvěru třeba tak, že jim umožníte plánovat si práci podle sebe. To týmy vede k individuální odpovědnosti.

9/ Z velkých úkolů tvořte malé

Projekty vždy rozložte na dílčí úkoly, třeba pomocí nástroje WBS. Projekt díky tomu vypadá snadněji zvládnutelný a zaměstnanci ho dokončí rychleji motivuje je, že vidí pokrok a odvedenou práci.

10/ Myslete na odpočinek

A nejen na ten svůj, také na odpočinek vašeho týmu. Vyhněte se zbytečné pracovní komunikaci po konci pracovní doby a když se někdo chystá na dovolenou, nemělo by to znamenat, že si toho před ní musí více ‚‚napracovat’’. Pokud je to možné, podpořte flexibilitu i práci z domova.


Shrnutí: Sbohem přetížený týme

Vše dobře vybalancovat a naučit se nepřetěžovat tým může být věda. Pokud ale budete dodržovat ‚‚manažerské desatero’’ a nebudete zapomínat na pravidelnou kontrolu se svým týmem, jste na skvělé cestě k ideální organizaci práce. Objevte s námi nový Easy Project 12, který obsahuje ty pravé nástroje, které k tomu potřebujete.

Plně vybavený software pro moderního projektového manažera? Easy.

Mějte všechny důležité nástroje pro dokonalé plánování, správu a kontrolu projektů v jediném softwaru.

Vyzkoušejte Easy Project na 30 dní zdarma

Všechny funkce, SSL ochrana, denní zálohy. Vyzkoušejte bez rizika ještě dnes.