Pět nejčastějších chyb v řízení rizik

Obsah článku

Proč řídit rizika
1. Přeměna rizika na příležitost
2. Objasnění řízení rizik
3. Podcenění pravděpodobnosti rizika
4. Soustředění se pouze na zmírnění
5. Neochota delegovat a absence plánu pro řízení rizik
Easy Project pomáhá předcházet chybám v řízení rizik

Proč řídit rizika

Počet a komplexnost rizik roste. Rychlé technologické změny, zvýšená komplexita a krize jako pandemie nebo probíhající válka na Ukrajině, činí rizika stále obtížněji předvídatelnými. Projektoví manažeři čelí větší pravděpodobnosti chybovosti a selhání než dříve.

Ponaučení z chyb druhých je neocenitelné. Sepsali jsme pět nejčastějších chyb v řízení rizik, kterým byste se měli ideálně vyhnout při řízení projektu.

1. Přeměna rizika na příležitost

Projektoví manažeři jsou také jenom lidé a mají tendenci vnímat rizika jako negativní. Nicméně i ti nejzkušenější manažeři někdy přehlédnou potenciál příležitosti, která může vzniknout z rizikových situací.

Úspěšní projektoví manažeři se neomezují pouze na zmírnění hrozeb. Pečlivě posuzují každé riziko, aby pochopili, jak ho lze přeměnit na příležitost. Například, pokud významný faktor ohrožuje probíhající projekt, může nastat reprioritizace a přerozdělení zdrojů na životaschopnější projekt.

2. Objasnění řízení rizik

Základním krokem je identifikace rizik, které by mohla ovlivnit projekt. Týmy ale často zaměňují příčiny, události a dopady, ztrácejí soustředění na skutečné rizikové události. Například příčinou hrozby může být vývojář přetížený více projekty, což by mohlo vést ke kolizi, kdy vývojář nemůže dostatečně věnovat pozornost vašemu projektu. Výsledkem může být, že projekt selhává kvůli nedostatku náležité pozornosti. Je zásadní tyto prvky jasně definovat, aby bylo možné je efektivně řídit.

Na druhou stranu se mnoho týmů stává příliš závislými na checklistech, zejména když jsou projekty repetitivní a rizika se zdají být konzistentní (např. jako je IT tým specializující se na migraci dat). Zatímco rizikový checklist může efektivně zjednodušit identifikaci, hrozí riziko, že proces se stane rutinním. Týmy mohou předpokládat, že jediná možná rizika jsou ta, která jsou již uvedena, a opomíjejí zvážit další potenciální rizika. Ačkoli začít s kontrolním seznamem (checklistem) je užitečné, je důležité zůstat bdělý a otevřený k identifikaci dalších potenciálních rizik.

Sledování a kontrola rizik

3. Podcenění pravděpodobnosti rizika

Po identifikaci všech potenciálních rizik v projektu následuje krok jejich kategorizace podle pravděpodobnosti výskytu. Rizika s vysokou pravděpodobností je nutné řešit před zahájením projektu. Nicméně někteří projektoví manažeři mohou tyto rizika úmyslně minimalizovat, aby se vyhnuli kontrole a zachovali svou reputaci.

Problém s podceněním těchto pravděpodobností je jasný. Pokud nejsou rizika správně posouzena, váš tým nemůže zavést potřebná opatření, což by mohlo vést k selhání projektu.

4. Soustředění se pouze na zmírnění

Přestože se mnoho projektových týmů primárně soustředí na zmírnění dopadu rizika, mějte na paměti, že zmírnění je pouze jedna z několika strategií. Pro efektivní řízení rizik je nezbytná komplexní strategie, která zahrnuje 4 fáze: vyhnutí se, zmírnění, přenesení a přijetí rizika.

Zmírnění má za cíl snížit pravděpodobnost nebo dopad nepříznivých rizikových událostí. Pro některá rizika může být vhodnější strategie vyhnutí se riziku, která riziko zcela eliminuje tím, že řeší jeho základní příčiny. Přenesení rizika znamená jeho přesunutí na třetí stranu. Pokud tyto strategie nejsou proveditelné, může být nutné riziko přijmout a připravit plán pro případ nouze. Soustředění se pouze na zmírnění by vás mohlo připravit o nejvhodnější odpověď na konkrétní riziko.

Matice rizika

5. Neochota delegovat a absence plánu pro řízení rizik

Někteří projektoví manažeři mají problém s delegováním a často přebírají odpovědnost, která by měla být přidělena členům týmu, což je pro účinné řízení rizik klíčové. Důležité je přiřazení odpovědnosti za každé riziko příslušným členům týmu na základě jejich schopností, nikoli centralizování odpovědnosti. Každý vlastník rizika je pak povinen dodržovat plán reakce, sledovat riziko průběžně a poskytovat pravidelné aktualizace o stavu. Tento přístup nejen podporuje odpovědnost, ale také zvyšuje účinnost plánu reakce.

Bohužel mnoho vedoucích projektů přistupuje k řízení rizik jako k jednorázovému úkolu ve fázi plánování, kdy pouze vyplní registr rizik a poté jej zanedbávají. Naproti tomu řízení rizik by mělo být nepřetržitým procesem, začleněným do každé projektové schůzky, kde vlastníci rizik podávají zprávy o svých opatřeních a zabývat se novými potenciálními riziky nebo spouštěcími faktory, čímž je zajištěno, že řízení rizik přetrvává po celou dobu životního cyklu projektu.

Easy Project pomáhá předcházet chybám v řízení rizik

Pro komplexní přehled zmíníme další problémy související s řízením rizik:

• nesoulad strategie řízení rizik s obchodními cíli,
• ignorování lidského faktoru,
• přehlížení nově vznikajících a vzájemně souvisejících rizik,
• spoléhání se na zastaralá nebo nepřesná data,
• nedostatečné učení se z chyb.

Efektivní řešení řízení rizik vyžaduje povědomí o nových rizicích, zajištění přesnosti dat, a neustálé učení se z minulých chyb.

Každý úspěšný projekt se výrazně opírá o robustní strategii řízení rizik, ale je překvapivě snadné v této oblasti dělat chyby. Naštěstí na to s Easy Projectem nejste sami.

Náš modul pro řízení rizik je navržen tak, aby co nejlépe odpovídal konkrétním potřebám vašeho projektu. Nabízí komplexní přehledy, podrobné reporty, jak kvalitativní, tak kvantitativní analýzy. S těmito nástroji dokážete efektivně identifikovat, analyzovat a řídit rizika vstříc úspěchu.

Vyzkoušejte Easy Project, nástroj poskytující software pro řízení rizik projektu, který dodá do vašeho týmu harmonii a zvýši šanci k doběhnutí do pomyslného cíle.