Umí tohle váš project manager? 8 náročných aspektů řízení projektů

I dnes, kdy nástroje projektového řízení jsou k dispozici zdarma online na internetu, mnoho projektů selhává, a to navzdory snaze dovést je do zdárného konce. Špatné plánování, neznalost metodiky, nepozornost, absence správných nástrojů a nakonec i nedostatek nasazení pak vedou k tomu, že i někdo, kdo se jako projekťák tváří, při řízení projektů selhává. Co všechno by měl být schopen pokrýt skutečný projektový manažer?

Středobod komunikace

V dnešním extrémně konkurenčním prostředí se firmy doslova předhánějí v tom, kdo zareaguje na poptávky, připomínky a vstupy ze strany klientů dříve. Projektový manažer při tom slouží jako spojka mezi stranou klienta a zbytkem týmu, a má tak zaručit, že komunikace bude probíhat rychle a efektivně.

Klient pak může být reprezentován accountem nebo jiným členem týmu, se kterým projektový manažer při řízení projektu nakonec jedná. Důležité je, aby se jednotlivým stranám dostalo všech důležitých informací, a to navíc ve srozumitelné podobě.

Kontrola strategie

Každý klient má vlastní strategické cíle, kterých se s projektem snaží dosáhnout. Projektoví manažeři pak mají bedlivě sledovat, zda směr, kterým projekt míří, je v souladu s cíli, které si společně s klientem vytyčili. Je tedy třeba ověřit, jestli projekt nabízí skutečně funkční obchodní řešení, případně poskytnout náležité argumenty pro jeho obhájení.

Sledování cílů

Projektový manažer nese zodpovědnost za konkrétní plán, který povede k naplnění cílů. Jeho prací je potom sledovat postup na projektu, a když je to třeba, zasáhnout, ujistit se, že si cílů jsou vědomi i ostatní členové týmu zodpovědní za dílčí části, a zaručit tak úspěšný postup. Řízení projektu tak nespočívá pouze v definici a rozdělení úkolů, ale také v pokračující komunikaci s týmem, tak aby jeho členové věděli, za jakým účelem pracují na svých dílech.

Vedení

Kompetentní projektový manažer přidává do hry také vlastní vizi a schopnost vést. Tým bez projekťáka, stejně jako družstvo bez kapitána, nemá jasný vůdčí hlas. Takový je potřeba, aby rozdával úkoly, dával aktivitám týmu směr, a tu a tam důrazně usměrnil ty, kteří se odchylují nežádoucím způsobem. Project manager v roli vůdce týmu jasně nastavuje zodpovědnosti a vymáhá důsledné následování stanovených procesů, protože nakonec především on je zodpovědný za projekt jako celek.

Řízení rizik

Ať naplánujete projekt sebelépe, vždy narazíte na možná rizika. Project manager je tu od toho, aby tato rizika identifikoval již při plánování projektu, zvážil jejich potenciální dopady a připravil jednak plán, jak se jim vyhnout, a jednak i reakční strategie pro případy, kdy se jim vyhnout nepodaří. Vstupuje tak do oblasti řízení rizik. Schopnost takto předvídat hrozby a úspěšně s nimi pracovat je jednou z nejdůležitějších schopností projektového manažera.

Organizace a management

Dostáváme se k jádru věci. Kvalitní project management stojí především na dobrém plánování, a to tedy nejen samotného projektu, ale i plánování zdrojů. Projektový manažer nese zodpovědnost za jasné rozdělení rolí, správnou alokaci lidí na jednotlivé úkoly a vytyčení pracovního postupu.

Zkušený projekťák si pak umí práci výrazně usnadnit tím, že využije všechny dostupné nástroje. Pokud je to například náš Easy Project, může sáhnout po pokročilém plánovači, který mu usnadní práci s úkoly a jejich přidělování členům týmu.

Kontrola kvality

Jednotlivé týmy jsou často pod výrazným tlakem, aby včas doručili výsledky. Bez project managera se může stát, že se to podepíše na kvalitě, když budou jednotlivé části uspěchány nebo rovnou odfklánuty. Ke všem ostatním rolím tedy přibírá projekťák ještě funkci kontrolora, který ručí za to, že výsledek projektu bude splňovat očekávání a nároky stran kvality. To si často místo nátlaku na členy týmu žádá vyjednávací schopnosti pro získání více času ze strany klienty.

Zpětná vazba

Neopakovat stejné chyby je výsada skutečných profesionálů. Projektový manažer by si tak z každého dokončeného projektu měl nést ponaučení, lekce a poznatky, které probere se svým týmem, a úspěšně zapracuje do příštích projektů.

Při těchto iteracích, a ještě více při dalším plánování, project manager nesmí spoléhat jen na data a informace z předešlých projektů, ale musí i projevit dávku kreativity tak, aby mohl své zkušenosti z minulosti správně aplikovat na nadcházející projekt.

Jak vidíte, je toho hodně. Projekťák ve 21. století musí být všestranný hráč, který umí bezvadně plánovat, výborně komunikovat a mít extrémní smysl pro zodpovědnost. Otázku z úvodu si tedy nakonec musíte zodpovědět sami. Jste takový projekťák i vy? Máte takového ve vašem týmu?