Řízení projektů v rozptýlených globálních týmech
Startujeme tematickou sérii věnovanou řízení projektů na dálku. Postupně se podíváme na osvědčené praktiky, postupy a nástroje, které nám pomáhají řídit projekty se členy týmu na home officu nebo po celém světě.
Už i v tuzemsku se nám dnes může snadno přihodit, že se staneme součástí týmu s globálním složením. Aby byl vaším pracovním nástrojem cizí jazyk a znalost časových pásem povinností, museli jste dříve sloužit nejčastěji v nadnárodní korporaci nebo organizaci. Dnes mají mezinárodní osazenstvo běžně i menší firmy, téměř obligátně startupy a příležitostně narazíme na dodavatele v podobě digitálního nomáda na volné noze.
Ať už tedy telefonujete s divizním kolegou z jiné země nebo s freelancerem, co sedí na pláži na Bali, globálně rozptýlené týmy nejsou dnes již nic zvláštního. Jak by ale našinec měl přistupovat k řízení takového týmu?
Pásma a svátky
Přípravy na takovou spolupráci by ideálně měly začít ještě před prvním meetingem. Víte, že většina vašeho globálního týmu sídlí v jedné nebo dvou zemích? Synchronizujte si kalendáře a kontakty s vašimi zahraničními kolegy, tak ať máte přehled o jejich svátcích a nepracovních dnech ale i nejbližších spolupracovnících. Na členy svého týmu také apelujte, aby důsledně evidovali své návštěvy v různých zemích, a mohli si tak čas od času naplánovat i osobní schůzku.
Tradiční překážkou při práci řízení projektů v globálně rozptýlených týmech jsou časové rozdíly. V praxi za to pak někteří platí zvýšenou daň podobě ponocování nebo brzkého vstávání. Při plánování vašich video-hovorů a schůzek tak zkuste časově nepříjemné sloty férově rozdělit mezi více členů týmu. V neposlední řadě také nezapomeňte na odlišnou sezónnost jižní a severní polokoule (vstávat v prosinci v Austrálii je méně bolestivé než v Praze) a uživatelsky nepříjemně nastavený letní čas – nepříjemný z toho důvodu, že ne všude je a třeba v Severní Americe začíná o týden později než v Evropě.
V komunikaci je síla
Vaši zahraniční spolupracovníci dost možná nebudou jen součástí vašeho týmu. A i když můžete důsledně sledovat a synchronizovat kalendáře a vývoj projektu nebo je nahánět na videohovorech, může se stát, že priority člena týmu na druhé straně planety se termínově nesejdou s výstupy vašich vývojářů v Evropě. Pokud to je možné, komunikujte s dalšími členy týmu (ona důležitá synchronizace kontaktů tak jak ji umí třeba náš Easy Project), kteří jsou na stejném místě, koordinujte tým jako celek, sledujte případná rizika a pomocí včasné a správné komunikace předejděte selháním a konfliktům.
Globální týmy, kterých jsme dnes tak často součástí pak ke komunikaci v drtivé většině využívají angličtinu. To však neznamená, že tomuto jazyku všichni vládnou plynule, nebo že bude každý člen vašeho týmu znát tradiční idiomy nebo naopak nejmodernější slangové výrazy. Při vašich telekonferencích a videohovorech se tak držte pravidla, že méně je někdy více. Angličtinu zkrátka používejte tak, aby nedocházelo k nedorozuměním, a zároveň aby se ostatní členové týmu nemuseli cítit jako nevzdělanci, protože nemají jazyk na stejné úrovni jako vy. Jako našinec se pak přílišně nezabývejte svým přízvukem, nejspíše sice zní východně, ale pro většinu anglicky mluvících je dobře srozumitelný.
I když se váš teprve pomalu posouvá na globální scénu, pokud se vám bude dařit, můžete se tam také zabydlet na hodně dlouho, videoschůzky nebo rovnou videokonference se pak stanou vaším denním chlebem. Tyto tipy pak pouze poslouží jako základ vašich vědomostí, které vám pomohou překonat kulturní rozdíly a využít naplno lidský kapitál vašich rozptýlených týmů.
