Řízení projektu na dálku: Zásady efektivní organizace času

Zvýšené nároky na práci na dálku, včetně zcela vzdáleného řízení projektů, které s sebou přinesl letošní rok, narušily mnohé pracovní rutiny a rozvrhy. Spolupráce na dálku skrze digitální nástroje dává vzniknout novým výzvám v podobě odolávání všemožným zdrojům rozptylování, a plánování našeho času se tak může snadno vymknout kontrole.

Přesun do virtuálního pracovního prostoru může znamenat posun našich pracovních hodin, a v mnoha případech nám trvalo nějaký ten týden, než jsme se současné pracovní situaci přizpůsobili. Na základě našich zkušeností pro vás máme několik základních principů pro přístup k organizaci vašeho času, i času vašich týmů.

Flexibilita

Pracovní doba je nyní vše, jen ne standardní. Při home officech, nebo dokonce při spolupráci v nadnárodních týmech, které se klenou přes několik časových zón, doporučujeme nelpět na striktních pracovních hodinách. Důležité je si s vaším týmem stanovit pravidelné sloty, při kterých jsou členové dostupní ke komunikaci, nebo rovnou k pravidelným videoschůzkám. Po nich se již každý může vydat svou cestou, za předpokladu, že doručuje práci a výsledky, tak jak má.

Rozvržení cíle

Abyste ve vašem tým mohli obdobnou autonomii nastavit, je třeba držet přehled o dílčích i hlavních cílech, a jejich termínech. Když jsme se na jaře stáhli na své home officy, rychle se nám stalo, že se nám dny začaly slévat dohromady. Taková situace vytváří rizika odkladů a nestíhání termínů. Pro úspěšné řízení projektu v tomto nastavení je proto třeba, aby měli i jednotliví členové týmu jasně stanovené, kdy se od nich očekávají výstupy a výsledky.

Realistický odhad

Při vlastním plánování, i synchronizaci rozvrhů a práce s týmem, pak odložte přílišné ambice stranou. Spousta kolegyň a kolegů se doma potýká s dvojí výzvou v podobě práce a rodiny, další si stále zvykají na práci na dálku, a do toho se motá období dovolených a letní počasí. Při řízení vašich projektů a celého portfolia se tedy držte reálných očekávání. Některým firmám vzdálená spolupráce prospívá, jiné chřadnou. Nerealistickým a nezdravě ambiciózním plánováním termínů se vydáte na cestu druhé skupiny z nich.

Mezery

Ačkoliv by se na první pohled mohlo zdát, že práce na dálku a virtuální přeskakování z jednoho callu na jinou videokonferenci vám šetří čas, který byste jinak strávili na přesunech mezi lokacemi, snadno si tak na sebe můžete vytvořit časový tlak. Udělejte si tak mezi schůzkami alespoň drobné časové mezery, které vám umožní se řádně připravit, případně připojit skrze novou platformu nebo nástroj, který ještě neznáte.

Administrativa

Organizace času zkrátka neznamená jen přesné plánování, ale i vyhrazení času pro plánování, díky kterému budete celkově mít větší kontrolu nad vaší prací, nebo týmem, který řídíte. Při organizaci času si vyhraďte potřebný prostor pro hodnotící schůzky (nebo 1-2-1), a stejně tak nezapomeňte svůj tým motivovat, aby důsledně držel vlastní administrativu, tedy včetně časových výkazů. Z praxe pak moc dobře víme, že nejlepší pro jednoduchý monitoring času, který nepřidává práci, je mít ho na jednom místě se zbytkem vašeho projektu, tedy přesně tak, jak to má Easy Project.

Data a zkušenost

V tomto posledním bodě se střetávají předešlé zásady. Když váš tým bude správně vykonávat nejen vlastní činnosti, ale i administrativu, budete mít k dispozici správná data k dalšímu plánování. Ale schopnost project manažera plánovat projekt a organizovat čas týmu neroste jen z monitoringu práce. Když budete s vaším týmem správně komunikovat, vhodně jednotlivým členům připomínat jejich cíle a termíny a při tom jim dáte volnost v tom, kdy svou část odpracují, budete skutečnými mistry organizace času pro řízení projektu na dálku. Vaše zkušenost se pak musí promítnout především v tom, že kombinací těchto informací správně odhadnete časovou náročnost projektů i ve stávajících a budoucích podmínkách vzdálené práce.