Řídíte projekty nebo více úkolů s větším rozsahem?
I když mají složitější úkoly společné rysy s vlastními projekty, v zásadě se stále liší. Stejně tak se různí metody, jak k nim přistupovat, a proto je třeba vědět, které kategorii v práci čelíte právě vy. Mít na starost projektové portfolio, které se skládá z více projektů, je náročný úkol.
Manažeři projektových portfolií musí umět prioritizovat mezi jednotlivými úkoly, sledovat výkon svého týmu a správně alokovat zdroje. Než se ale pustíte do podrobného studia metodologií a postupů pro řízení projektového portfolia, ujistěte se, že je to problém, kterému doopravdy čelíte.
Rozpad na menší části
Občas se těžko určuje, kde končí úkol, a kde začíná celý projekt. Každý projekt se totiž svým způsobem skládá z menších projektů. Nakonec samotné projektové řízení funguje na principu rozpadu velkého celku na menší části, které můžeme rozdělit do sady úkolů ke splnění. Jejich výsledkem je přitom dokončení celého projektu.
Takové úkoly jsou v rámci projektového plánování rozděleny do fází, a tyto fáze tak můžeme chápat jako projekty. Je tedy rozdíl v tom, zda se staráte o jeden projekt s množstvím složitých úkolů, které se jeví jako projekty, nebo o celé portfolio projektů. Skutečný projekt se totiž od dílčích úkolů liší především svým rozsahem.
Pokud jako projektový manažer zodpovídáte hned za několik věcí k doručení klientovi nebo interně, které jsou na sobě zcela nezávislé, máte na starosti projekty. Ty si navíc většinou žádají zapojení více týmů, což musíte zohlednit při plánování kapacit vašich pracovníků.
Řízení projektů zahrnuje vytvoření přesného plánu, rozvrhu s termíny, analýzu rizik a řízení zdrojů. Úkoly by neměly být tak složité, neměly by vyžadovat spolupráci napříč týmy a detailní plánování. Na druhou stranu při práci s projekty už je třeba sáhnout po vyzkoušených nástrojích pro řízení projektů, jako je Easy Project se svými moduly pro řízení projektů i zdrojů. Ale tyto možnosti oceníte i při vyřizování jednotlivých úkolů.
Když seznam nestačí
Úkoly i projekty mají pevně stanovený začátek a konec. Oboje často začíná jako soubor bodů ke splnění, ale mezitím co projekty vyžadují složitější koordinaci, například skrze Ganttův diagram, úkoly zvládneme splnit s obyčejným “to-do” seznamem. A pokud už máte na starosti celé portfolio úkolů, sáhnete raději rovnou po globálním Ganttu.
Na úkoly totiž můžeme nahlížet jednotlivě, ale projekty musí mít strukturu, která se skládá právě z úkolů. Na jejím základě pak můžete předem alokovat vaše kapacity ať už lidské, finanční nebo technické.
V případě, že tedy pracujete s úkoly, nemusíte ani rovnou vytvářet plán pro řízení rizik. Ačkoliv i úkoly s sebou nesou určitá rizika, až u projektu je třeba se na tyto podívat v širším kontextu. Rizika a hrozby zde totiž přesahují hranice jednotlivých úkolů a mohou se dalekosáhle projevit v dalších částech projektu nebo procesech vaší organizace.
I když tedy existují úkoly s větším rozsahem, od samotných projektů se výrazně liší. V případě, že potom skutečně řídíte více komplexních projektů naráz, které musíte rozdělovat a strukturovat, je nejvyšší čas, abyste se seznámili s technikami řízení projektového portfolia. Zde už vám totiž seznamy úkolů k dokončení zkrátka nebudou stačit.
Portfolio management s přehledem? Easy.
Mějte všechny nástroje pro dokonalé plánování, správu a kontrolu projektů v jediném softwaru.
