Proč je alokace zdrojů klíčovou součástí řízení vašich projektů

Datum:4/12/2022
Délka:5 minutes
Autor:Adéla Sýkorová
Sdílet:
Realistická očekávání a odhady času, rozpočtů a zdrojů na projektech. To jsou tři základní oblasti, které je potřeba si ujasnit před zahájením každého projektu. Dnes se podíváme na zdroje a na to, jak se může zlepšit řízení vašich projektů, pokud je plánujete efektivně.

Co je to alokace zdrojů a jak na ni?

Představte si alokaci zdrojů jako proces přidělování správných úkolů těm správným lidem. To vše pro vyšší časovou i finanční efektivitu prací na projektu. Pokud to ale neuděláte správně, můžete se v budoucnu setkat s neočekávanými problémy, které váš projekt mohou zpomalit.

Jakmile budete mít dostatek informací o rozsahu projektu, který připravujete, můžete začít plánovat zdroje. Proto naše první rada je: pokud již používáte software pro řízení projektů, zkontrolujte, zda obsahuje plánování. Pokud ne, tak jednou z možností je pořídit si další nástroj pouze pro plánování zdrojů. To však doporučujeme pouze v případě, že váš tým tvoří dva až tři lidi.

Pro středně velké a větší týmy je ale nejjednodušší mít komplexní nástroj pro alokaci i plánování zdrojů a zároveň i pro řízení projektů.


„Kvalitní alokace zdrojů vede k tomu, že správní lidé pracují na správných úkolech a pracují na nich efektivně – jak z hlediska financí, tak i rozsahu práce."


Alokace zdrojů před a během práce na projektu

Svému projektu můžete zdroje přidělit pouze tehdy, když víte, z čeho se skládá a když máte jasný přehled o kapacitách zdrojů. Než začnete s přidělováním, musíte provést několik kroků:

  1. Rozdělte svůj projekt na menší realizovatelné úkoly. Jinými slovy, vytvořte strukturu rozpadu práce (WBS), abyste viděli přibližný počet úkolů a taky souvislost mezi nimi.
  2. Zkontrolujte dostupnost svých zdrojů, abyste zjistili, zda je časový odhad vašeho klienta realistický.
  3. Pokud sdílíte své zdroje v rámci více projektů (členové vašeho týmu jsou také součástí jiných týmů), použijte globální Gantt, abyste získali celkový obrázek. Nakonec proberte kapacity s ostatními projektovými manažery.

Když dokončíte tyto tři kroky, tak můžete alokovat své zdroje a přiřadit jim úkoly. A až začnete pracovat na projektu, je potřeba sledovat výkonnost vašich zdrojů a pravidelně s ní pracovat. Pro každodenní úkoly i pro neočekávané situace, které řízení vašeho projektu přinese budete muset dodržovat další dva, podrobnější principy:

  1. Zkontrolujte stav a dostupnost zdrojů v klíčových fázích projektu – jako jsou důležité schůzky, milníky nebo spuštění projektu. Hlavně když nějaká situace „hoří“. Vždy tak můžete pracovat s aktuálním přehledem svých zdrojů v Panelu docházky.
  2. Buďte napřed před nepředvídatelnými okolnostmi. Abyste si udrželi kontrolu nad kapacitami svých zdrojů a jejich plány, musíte mít možnost vidět a schvalovat jejich volné dny (kdy pracují z kanceláře, kdy z home office, mají dovolenou, nebo jsou nemocní atd.).


Nástroje a best practices, které vám pomohou s alokací vašich zdrojů


Master plán vytížení zdrojů

Tady uvidíte všechny uživatele a využití jejich času v následujících dnech, týdnech či měsících. Barvy označují pracovní vytížení uživatele – kdo má čas, kdo pracuje tak akorát a kdo naopak je přetížen. Přímo v nástroji Master plán vytížení zdrojů můžete např. prodloužit čas na určitý úkol nebo jej dokonce znovu zadat někomu jinému. Při plánování budoucího projektu se tak snadno vyhnete přetížení vašich zdrojů.


„Alokace zdrojů snižuje množství běžných problémů – jako je nedostatečné nebo nadměrné využití vašeho týmu – na minimum."


Vytížení zdrojů

Při plánování zdrojů je nezbytné vyhnout se nesrovnalostem v jejich přidělování. Přehled vytížení zdrojů řeší tento problém pomocí diagramů, který vizualizuje využití času pracovníků, takže můžete vidět pracovní vytížení lidí v celé organizaci. Navíc vám ukáže přehled s typy úkolů, kde je nejvyšší a celkový počet přidělený hodin.


Shrnutí

Získat správné zdroje pro realizaci práce na projektu je náročné – zvláště když potřebujete kolegy, kteří jsou ve více týmech. Vzhledem k tomu, že před samotným přidělením zdrojů je třeba provést nezbytné kroky projektového řízení, nejlepší je mít všechny moderní nástroje pro řízení zdrojů v rámci jednoho PM softwaru. Vyhnete se tak chybám a opakujícím se aktivitám.

Přidělujete zdroje pro svůj projekt? Easy.

Upgradujte na vylepšené nástroje pro plánování, řízení a kontrolu projektů.

Založte si Easy Project zdarma na 30 dní

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy