Jak zvládnout více projektů najednou a nezbláznit se z toho: Konkrétní rady a nástroje pro řízení portfolia

Datum:12/23/2020
Délka:6 minutes
Autor:Jakub Zaťovič
Sdílet:

Úspěšný portfolio management je jako získání černého pásu v karate. Chce to trénink (a ze začátku možná i několik prohraných zápasů), ale především nástroje, díky kterým se efektivně vypořádáte s menšími i většími nástrahami. A právě o nich bude řeč!


Pokud řídíte několik projektů současně, zřejmě jste zjistili, že potřebujete dbát především na tři věci – prioritizaci úkolů, promyšlenou alokaci zdrojů  a kontrola práce týmů. Předpokládáme, že jste již dávno zanechali „techniku post-it papírků“ a pro portfolio management  využíváte šikovný software, který vám vyhovuje. Podívejte se, na co si při řízení projektů dávat bacha a jak konkrétně vám k tomu pomohou vybrané funkce Easy Projectu .


1. Ujistěte se, že znáte všechny úkoly, ze kterých se skládají vaše projekty

Ke struktuře rozpadu práce – nebo-li WBS (z anglického work breakdown structure) se v našich blozích vracíme poměrně často. Pokud ji totiž uděláte správně , zcela jistě se vyhnete tomu, že vás překvapí tasky, na které se „jaksi zapomnělo“ – což je věc, která vám při projektovém řízení přidá pár vrásek na čele (takže v případě portfolio managementu, si můžete rovnou zaplatit vyhlazovací kůru). Udělejte si poctivé „vébéesko“ pro každý projekt v portfoliu.


2. Zjistěte, kolik času zaberou jednotlivé úkoly, a kdo je udělá

Řízení zdrojů je klíčovou dovedností v rámci portfolio managementu. Jako projektový manažer byste měli optimalizovat kapacity tak, aby správné zdroje (lidé) měli dostatek času přinést konkrétní výsledky.

Pro rezervaci zdrojů využijte vizuální Plán vytížení zdrojů . Díku němu rychle uvidíte reálné kapacity v denním, týdenním nebo měsíčním horizontu, což je pro následné plánování kapacit pracovníků zcela nezbytné.

Pro plánování v rámci portfolio managementu vám skvěle poslouží Panel vytížení zdrojů . Snadno tak vyhodnotíte, jak efektivně vaše projektové týmy fungují. A když, nedejbože, něco vybouchne a přijde na řadu ad-hoc plánování, pomůžou vám zase přehledné grafy pro celkové alokace zdrojů .


3. Pomocník nadevše? Globální Gantt.

Projektové plánování zejména větších projektů se neobejde bez Ganttova diagramu . Hlavní výhodou je jeho jednoduché užívání – díky vizualizaci projektových úkolů v čase budete moci pohodlně naplánovat celý projekt.

Pro správce portfolia však bude tou nejdůležitější pomůckou Globální Gantt . Pokud vám Ganttův diagram umožňuje vidět „the big picture“, tak globální Gantt představuje celou galerii. Vysledujete si:

  • Stav dokončení všech projektů, zobrazený na časové ose s možností prokliku do jednotlivých Ganttových diagramů, kde rychle uvidíte, co kdy bude (nebo mělo) být hotovo a kdo je za to odpovědný

  • Přehled vyčerpaných zdrojů na všech projektech

  • Přehled peněžních toků na všech projektech

Vylepšený Globální Gantt s pohodlnou drag&drop funkcí jsme teď navíc představili v nejnovější verzi Easy Projectu 10.6. Bude se vám líbit!


4. Kontrola a reporting

Víte, jaký je rozdíl mezi zkušeným a nezkušeným portfolio managerem? Když se jich na pondělním meetingu zeptáte: „Tak, jak jsme na tom s projekty?“, jeden začne mluvit a druhý reportovat.

Plnohodnotný report připravený k prezentaci zvládnete vytvořit na pár kliků díky perfektní funkci Přehled portfolia . Výkazy a přehledy portfolia si snadno přizpůsobíte a můžete nechat zobrazit třeba v grafech nebo diagramech.


5. Pár dobrých rad na závěr (i začátek a střed)

  • Delegujte – pokud jste ten typ, který by nejraději udělal vše sám, zřejmě sice u každého projektu přiložíte ruku k dílu, ale taky časem sami vyhoříte. Navíc tím že ostatním nedáte prostor, postupně přivedete svůj tým do stavu frustrace. Nechte lidi dělat co mají a delegujte práci, se kterou vám mohou pomoci ostatní. Vaším úkolem je totiž mít přehled. A to vůbec není málo.

  • Udržujte pořádek – určete si pravidla pro komunikaci, pro organizaci výstupů, pro sledování vývoje vašeho projektového portfolia. Čím méně aplikací a různých nástrojů na to budete potřebovat, tím líp. Ideálně, pokud dokážete mít vše důležité, včetně dat a čísel v jediném nástroji .

  • Využívejte milníky – sednout si s týmem a zjistit „jak to jde“ je někdy skvělý nástroj sám o sobě. Třeba u některého projektu zjistíte, že se řítíte do průšvihu, a u jiného projektu jsou věci dokonce v předstihu. Získání zpětné vazby třeba po dokončení první fáze vašich projektů vám navíc pomůže přeskupit síly dle reality a pokračovat dál ještě efektivněji.


Shrnutí

Abyste se při řízení více projektů najednou neztratili, pracujte s nástroji pro řízení projektového portfolia. Bude důležité, abyste neustále měli přehled především o vytížení vašich zdrojů – k tomu vám pomůže třeba Plán vytížení zdrojů. Stav jednotlivých projektů a jejich vzájemné působení pak můžete sledovat v Globálním Ganttu. A když dostanete otázku o tom, jak jsou na tom vaše projekty, buďte připraveni díky funkci Přehled portfolia. Takže, i když je toho víc, s chladnou hlavou a těmi správnými nástroji pod jednou střechou to zvládnete!

Portfolio management s přehledem? Easy.

Mějte všechny nástroje pro dokonalé plánování, správu a kontrolu projektů v jediném softwaru.

Založte si Easy Project zdarma na 30 dní

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy