Jak provádět odhady projektů v Easy Projectu

Výše uvedené vypovídá o tom, jak důležitý je odhad při řízení projektů. Odhad času je důležitým prvkem projektu. Neefektivní řízení času může vést k nevyhnutelným zpožděním a překročení nákladů, čemuž by se měl projektový manažer za každou cenu vyhnout.

Odhad kritických proměnných, jako je čas, může hrát klíčovou roli při určování míry úspěchu projektu, a proto se odhady projektu nikdy nesmí podceňovat a považovat za samozřejmost.

Jak zajistit efektivní odhad projektů?

Ačkoli se může zdát, že odhadnout čas je snadný úkol, rozhodně tomu tak není. Jak uvádí Institut projektového řízení (PMI): „Odhad není událost, je to proces!“. Odhad projektu na základě úsudku a intuice je odsouzen k neúspěchu, protože prvek zkreslení u lidí vede většinou k příliš optimistickým a někdy i příliš pesimistickým odhadům.

Odhad projektů pomocí Easy Projectu

V souladu s tím, co uvádí PMI, je odhadování projektů průběžným procesem, který vyžaduje pravidelné vstupy a zásahy všech zúčastněných stran k včasnému dokončení projektu.

1. Výběr činností

Nejprve je třeba přidat/aktivovat činnosti, u kterých se budou provádět úkoly a zaznamenávat čas, a vybrat projekty, kterých by daná činnost měla být součástí. To lze provést v části Administrace >> Kategorie >> Aktivity (strávený čas). Můžete jednoduše přidat nebo aktivovat již přidanou činnost a zaškrtnout políčka u projektů, kterých je tato činnost součástí.

2. Přidání nebo výběr úkolu

Úkol (task), známá také jako objekt odhadu, je jednotkou, jejíž pomocí budete měřit čas pro odhad. Přidání úkolu nebo jeho výběr je poměrně jednoduchý. Stačí přejít do Nastavení >> Aktivity (strávený čas). Zde můžete buď vybrat existující úkol, pro který chcete zaznamenávat čas, nebo přidat nový kliknutím na tlačítko „Nový úkol“. Tento dashboard vám také nabízí další možnost - povolit výběr činnosti při vytváření úkolu nebo při zaznamenávání času.

3. Záznam času

Zaznamenávání času je samozřejmě nejdůležitějším krokem při měření a odhadování projektů. Easy Project nabízí několik možností, jak to provést.

Zaznamenávání času přímo z úkolu

Dashboard úkolů umožňuje provádět různé funkce na úkolech, včetně zaznamenávání času. Na dashboardu se zobrazuje několik možností a u úkolu můžete kliknout na možnost Zapsat čas.

Záznam času ze seznamu úkolů

Pokud chcete, můžete také zaznamenávat čas ze seznamu úkolů. Je to poměrně jednoduché. Stačí přejít do seznamu úkolů. Jakmile máte před sebou seznam úkolů, klikněte pravým tlačítkem myši na příslušný úkol, u kterého chcete zaznamenat čas. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na úkol se zobrazí nabídka, ve které máte na výběr z několika možností, včetně možnosti Zapsat čas.

Zaznamenávání času pomocí tlačítka Začít měřit čas

Dalším snadným a interaktivním způsobem, jak automaticky zaznamenávat čas pro úkol, je použití tlačítka „Začít měřit čas“ v nabídce funkcí úkolu. Po výběru příslušného úkolu se zobrazí řada možností.

Když chcete začít zaznamenávat čas, stačí kliknout na tlačítko „Začít měřit čas“ na panelu a časovač se automaticky spustí. Můžete také použít tlačítko pauzy pro dočasné zastavení časovače před jeho obnovením nebo dokončením.

Po stisknutí tlačítka „Dokončit“ se časovač zastaví a stránka s časovým záznamem se automaticky vyplní. Jedná se pravděpodobně o nejpohodlnější a nejpraktičtější způsob zaznamenávání času a vypracovávání odhadů.

4. Zobrazení a analýza zaznamenaného času

Odhady projektu nelze sestavit bez vykazování a analýzy zaznamenaného času pro různé úkoly a činnosti. Easy Project proto nabízí několik způsobů zobrazení a kategorizace zaznamenaného stráveného času podle vašich požadavků a pohodlí.

Vykazování pomocí osobního výkazu

Dashboard s osobními výkazy umožňuje seskupit zaznamenaný strávený čas podle dnů, týdnů, měsíců, let nebo dokonce podle vámi zvoleného časového rámce. Chcete-li tak učinit, musíte přejít na Více >> Osobní výkaz >> Detaily >> Nastavení, kde najdete možnost „Seskupovat výsledky podle“. Tato možnost vám umožní vybrat si časový rámec podle vlastního výběru a podle toho zobrazit zaznamenané časové záznamy.

Vykazování pomocí modulů osobních stránek

Easy Project také umožňuje vykazovat zaznamenaný strávený čas pomocí interaktivního a grafického modulu a pomocí různých dalších modulů osobních stránek. Tato funkce umožňuje zobrazit nebo vykazovat záznamy o zaznamenaném stráveném čase ve formě seznamu nebo grafu, což usnadňuje jejich pochopení a interpretaci. Chcete-li tak učinit, přejděte do režimu úprav stránky >> Přidat nový modul >> Konfigurace časového období a výstupního formátu.

Vykazování pomocí zobrazení kalendáře

Zaznamenaný čas můžete také vykazovat pomocí zobrazení kalendáře, a to tak, že přejdete do režimu úprav stránky >> Přidat nový modul (kalendář stráveného času) a nastavíte časový rámec z dostupných možností.

Závěr

Nyní, když jsme zjistili, jak je odhadování projektů důležité, je zásadní pochopit, že nejdůležitějším předpokladem odvození použitelných odhadů je efektivní sledování času, k čemuž Easy Project poskytuje velmi pohodlnou a interaktivní platformu vybavenou mnoha funkcemi a přehledy.

Pokud projektový manažer dokáže zajistit účinný mechanismus sledování času, může být odhad projektu efektivnější a pravděpodobnost překročení času a nákladů se výrazně sníží.