Jak poznáte, zda byl váš projekt skutečně úspěšný?

Úspěch či selhání jsou do jisté míry subjektivní, abychom ale v závěru našeho projektu mohli vynést soud nad naší vlastní prací, musíme si na jejím začátku nastavit metriky, podle kterých konečný výsledek budeme posuzovat.

I když máte k dispozici ty nejlepší dostupné nástroje pro řízení projektů, za finálním úspěchem se zkrátka míří snadněji, když celý tým vyvíjí snahu tím stejným směrem, a jednotliví členové tak ví, co jsou momentální a celkové priority. Podle čeho si tedy můžeme nastavit cíle a úspěšnost našich projektů posuzovat?

Rozsah

Rozsahem projektu se myslí veškerá práce, která musí být dokončena, aby byl doručen očekávaný výsledek. Zahrnuje tedy jednotlivé cíle, části a úkoly společně s náklady a termíny.

Použití rozsahu jako vyhodnocovacího kritéria pak není vhodné, pokud na začátku práce celý rozsah neznáte. Nakonec k agilnímu řízení běžně patří nedostatek konkrétních požadavků na produkt, které přibývají s postupnými iteracemi a vývojem.

V ostatních případech však sledování rozsahu pomáhá zabránit více-pracím a přidávání požadavků, které by ohrozily čas a rozpočet projektu. Ideálním nástrojem pro vizualizaci kompletního rozsahu projektu je samozřejmě Ganttův diagram.

Rozvrh

Zahrnutím nejen finálního data dodání, ale také milníků společně s dílčími termíny získáme kompletní časovou osu projektu, se kterou pracujeme při organizaci času projektu. Nejčastější příčinou selhání projektů z tohoto hlediska je pak přetížení členů týmu.

Abyste s vaším týmem pracovali efektivně, je v první řadě třeba mít vstupní data, tedy časové výkazy z dřívějších projektů, na jejichž základě můžete plánovat projekty příští. Když potom tyto informace skombinujete s osvědčenou praxí zahrnování časových polštářů, jste na dobré cestě za přesným časovým plánováním a dobrou organizací času.

Pokud hodnotíte váš projekt skrze dodržování termínů a sledování času, a při tom vidíte, že nestíháte, je třeba sáhnout k navýšení rozpočtu, ať už přímo nebo skrze vyšší vytížení týmu. I při práci s časovým aspektem projektu přijde vhod Ganttův diagram, jelikož například v podobě našeho Easy Ganttu zobrazuje jednotlivé úkoly na časové ose.

Rozpočet

Selhání v tomto směru znamená prodražení projektu, a je téměř vždy zapříčiněno špatným plánováním rozpočtu a finančním řízením projektu. V rámci plánování je třeba identifikovat všechny náklady s projektem spojené, a do rozpočtu zahrnout i finanční polštář pro případ neočekávaných nákladů a špatného odhadu, což by dle některých názorů mělo být až 30 % rozpočtu.

Jestli se nacházíte v situaci, kdy úspěch vašeho projektu stojí čistě na dodržení rozpočtu, není nic snazšího než kontrolovat rozsah, oddalovat termíny nebo osekat výsledný produkt. Pokud ale chcete doručit vše v původní zamýšlené kvalitě a dle rozpočtu, je třeba začít se správnou přípravou projektu a následně využít nástroje, které vám pomohou s jeho správou a řízením v průběhu.

Obchodní cíle

Přinesl váš projekt očekávané benefity? Vrátila se investice do vývoje dle očekávání? Dnes se lehce může stát, že se obchodní záměr projektu během jeho příprav a exekuce méně či více změní, a tak je třeba v rámci řízení projektu průběžně vyhodnocovat, zda projekt a jeho součásti splňují očekávání a záměr, a pomohou tak k naplnění širší obchodní strategie.

Zákaznická spokojenost

Z tohoto hlediska je váš projekt úspěšný, pokud v závěru naplnil nebo dokonce předčil zákazníkovo očekávání. Musíme při tom brát ohled na kvalitu výstupů, celkovou zkušenost zákazníka a veškerou komunikaci, ke které během projektu došlo.

Navzdory své důležitosti je tato metrika neprávem přehlížena. Nejvíce firmy stojí získávání nových klientů, udržet si ty stávající skrze kvalitní a úspěšné projekty je tak zcela klíčové. Ať už jsou vaši klienti další firmy, nebo přímo koncoví zákazníci, pro vyhodnocení zákaznické spokojenosti je třeba od nich sbírat vypovídající zpětnou vazbu.

Zkušenost praví, že při řízení projektu si pro úspěch musíme z trojice rozsah-rozpočet-rozvrh vybrat dvě možnosti, a třetí se v rámci kompromisu zříct. Situace se stává o to náročnější, když do trojúhelníku přidáme další body v podobě obchodních cílů a spokojenosti zákazníka. Naše rada na závěr je jednoduchá, na úplném začátku projektu si společně s dalšími stranami zahrnutými v projektu určete, které kritérium je směrodatné pro váš projekt.