Jak bezpečně zvládnout projekty s pevným termínem

Často se jedná o například o projekty související se zákony, které vstupují v platnost v určitý den; o projekty, kde na sebe navazuje práce externích dodavatelů; nebo o eventy, kdy je projekt navázán přímo na datum konání akce.

Projekty s pevným termínem představují výzvu pro projektové řízení a plánování, jelikož omezují naši možnost analyzovat situaci a dle vlastního uvážení naplánovat postup, namísto toho rozvrh je nám vnucen okolnostmi. Počáteční analýza proto musí proběhnout velmi efektivně, neboť jejím prodlužováním ztrácíme čas na implementaci. Na jejím základě ale stále musíme postavit plán řízení zdrojů, takže není radno tuto analýzu uspěchat.

Jako vždy, i tentokrát vám chceme pomoci k lepším výsledkům vašeho projektového řízení, a tak vám přinášíme čtyři tipy, jak časově omezený projekt úspěšně naplánovat. Pro tyto projekty obzvláště pak doporučujeme používat nástroje Easy Projectu, které vám pomáhají vizualizovat si práci na projektu, ideálně skrze časovou osu.

Plánujte odzadu ale obezřetně

Pokud máte ve zvyku vzít si termín doručení, a naplánovat průběh projekt pozpátku, měli byste vědět, že tak lehce můžete dojít k nepřesnostem. Snadno vám mohou ujít celé aktivity, časové odhady pro úkoly nepřesně postavíte dle dostupných hodin místo času, který úkoly skutečně vyžadují, a nakonec i samotná posloupnost částí projektu nemusí být optimální. Plánování pozpátku se nevyhýbejte, ale využívejte pro něj právě nástroje s vizuální časovou osou, a počítejte s nástrahami takového přístupu.

Rozbijte projekt na základní části

Díky rozpadu projektu v rámci kritické cesty budete moct izolovat ty nejzásadnější části, bez kterých projekt nebude možné dokončit, a to v jejich minimálním rozsahu. K nim byste následně měli obrátit pozornost vašeho týmu, tak aby byly doručeny včas, případně posílit váš tým, aby doručení kritických části stihl. Zároveň se připravte na složité diskuze s klientem nebo partnery o částech projektu, které nebude možné realizovat.

Pracujte paralelně

U projektů s pevným termínem zapomeňte na metodu vodopádu. Vaším přítelem musí být agilní plánování a pomocníkem Gantt. Potřebujete totiž pracovat paralelně na všech částech projektu, které to umožňují, ačkoliv byste to standardně raději nedělali. Když si v těchto případech budete rezervovat zdroje a plánovat kapacity spolupracovníků, raději buďte připraveni na nutné úpravy a opravy, které z takových situací vzejdou.

Vyjednávejte o termínu

Vyzkoušeli jste už všechno, co šlo? Rozpočítali jste náročnost projektu i se všemi přesčasy, které máte k dispozici, a stejně jste došli k závěru, že se to nedá stihnout? Pak nezbývá nic jiného, než si se zainteresovanými stranami sednout a prodiskutovat vaše možnosti.

Je třeba začít upřímností, dát jasně najevo, že se nesnažíte si jen naoko vyjednat lepší pozici. Musíte klienty nebo vedení přesvědčit o tom, že dodání projektu na daný termín je zkrátka nemožné. Na takové vyjednávání si připravte argumenty, ideálně v podobě časového plánu i se zahrnutím nákladů, a možného prodražení.

Ten, kdo o tom musí rozhodnout má pak dvě možnosti. Nahradit vás někým, kdo slíbí dodání v nemožném termínu, nebo vám poskytnout nástrojea zdroje pro včasné doručení. V případech, kdy to bude možné, by se vám pak mohlo podařit vyjednat si odklad data doručení. Zkušení projektoví manažeři nakonec ví, že termíny jsou velmi běžně pouze uměle stanovené někým, kdo nezná pozadí práce, ze které se projekty skládají.

Na závěr pak chceme vyzdvihnout důležitost dvou faktorů pro projektové plánování, a odbavování projektů s termínem. Zaprvé, projektový manažer musí umět dojednat potřebné zdroje a v potřebném množství. Do situace s projektem s nesplnitelným termínem se nechcete dostat, a když si od začátku řeknete o dostatek kapacit, ani nemusíte. Za druhé, u řízení časově vypjatých projektů se nebojte obrátit k micro-managementu vašeho týmu. Jedná se o situace, kdy všichni musí po danou dobu zkrátka jet naplno, a v takových chvílích je vaše vlastní zapojení a dohled nutný.