Jak využívat sledování úkolů

Video ukázka
Přehled možností u sledování úkolů
Obecné nastavení Sledování úkolů
Rychlá editace úkolů
Okrajové případy

 

Přehled možností u sledování úkolů

V tomto článku se naučíme, jak pracovat s úkoly. U každého úkolu máte základní parametry jako jeho autor, komu je přiřazen, datum začátku a datum dokončení, předepsaná doba, odpracovaný čas, priorita, sledování a stav úkolu. 

• Odpracovaný čas = zaznamenaný odpracovaný čas v projektu, vždy bez podprojektů
• Celkem odpracovaný čas = zaznamenaný odpracovaný čas v projektu, včetně podprojektů
• Předepsaná doba = předepsaný čas úkolů, bez podprojektů
• Celkem předepsaná doba = předepsaný čas úkolů, podprojekty jsou zahrnuty podle toho, zda je zadána volba "Zobrazování úkolů podprojektů v hlavním projektu jako výchozí nastavení" (toto lze nastavit v Administraci -> Nastavení -> Sledování úkolů -> Zobrazení)

Potřebujete-li rychlou úpravu některého z parametrů, pak nad ním přejeďte myší - zobrazí se vám ikona tužky, přes kterou můžete detaily upravit. 

Dalším způsobem, jak upravit základní vlastnosti úkolu, je přes tlačítko "Aktualizovat". Můžete přidávat komentáře či změnit jakýkoliv z parametrů. 

V případě potřeby lze změnit i další z vlastností. Postup se však může lišit podle nastavení různých polí, včetně uživatelských polí, které máte k dispozici v daném úkolu.

Klikněte na tlačítko "Další" v pravém sloupci - zde najdete více možností pro práci s úkolem.

Můžete si označit úkol jako oblíbený, díky tomu ho vždy rychle najdete. Můžete ho sledovat, takže budete dostávat info o aktualizacích, i když k němu nejste přiřazeni nebo nejste označeni jako spolupracovníci. Můžete si udělat kopii úkolu, otevře se vám nový formulář - s předvyplněnými detaily původního úkolu, takže ho můžete jednoduše jen uložit. Úkol můžete přesunout do jiného projektu. 

Možné je i smazání úkolu, ale to nedoporučujeme - smazání dobře zvažte. Pokud chcete spojit více úkolů do jednoho, klikněte na volbu "sloučit". Můžete označit úkol jako související, podrobnosti o vazbách mezi úkoly najdete v samostatném článku. Pokud potřebujete oddělit nějakou činnost samostatně od původního úkolu, pak použijte možnost přidání podúkolu. Takto budou úkoly propojeny:

Z úkolu můžete také vytvořit samostatný projekt.

Úkoly si můžete také vytisknout stisknutím Ctrl+P. Lze je i exportovat různými způsoby - volby pro export najdete v pravém dolním rohu. 

U každého komentáře je dostupné tlačítko "Odkaz na aktualizaci" - pod ikonkou ozubeného kolečka u komentáře - zde lze vložit odkaz na konkrétní jiný záznam. Stačí na něj kliknout levým tlačítkem myši a okamžitě se zkopíruje do vaší schránky.

 

Obecné nastavení Sledování úkolů

Obecné nastavení Sledování úkolů najdete v Administraci -> Nastavení -> Sledování úkolů.

1) Zobrazení

Zobrazovat ID úkolů

Tímto nastavením určíte, zda se bude ID úkolu zobrazovat v jeho názvu.

Zobrazování úkolů podprojektů v hlavním projektu jako výchozí nastavení

Určuje, zda chcete vidět úkoly podprojektu na stránce hlavního projektu.

Zobrazit související úkoly na novém formuláři

Pomocí této volby budete mít při vytváření nového úkolu možnost vybrat související úkol.

Zobrazit výběr projektu na detailu úkolu

Umožní výběr nebo změnu projektu přímo na detailu úkolu.

Zobrazit prodejní aktivity na úkolech

V tomto případě budou prodejní aktivity z obchodních případů zobrazovány přímo u úkolů.

Zobrazit datum vytvoření úkolu jako

Zde můžete nastavit, jak chcete zobrazovat datum vytvoření (pouze datum nebo datum a čas).

Použít barevné schéma z

Vyberte si barevné schéma, podle priority, stavu nebo typu úkolu.

2) Chování

Povolit nastavení uzavření úkolu za konec milníku

Nastavením tohoto detailu určujete, zda bude uživateli umožněno nastavit datum uzavření úkolu až za datum milníku. Například pokud máte nastaven milník na datum 1.1.2016, uživatel může vytvořit úkol s datem dokončení 1.2.2016 (pokud je zaškrtnuta tato volba). Pokud toto není povoleno, uživatel může nastavit datum dokončení úkolu pouze před 1.1.2016. Pokud je úkol v Ganttově diagramu posunut za datum milníku, milník bude také automaticky posunut do bodu data ukončení úkolu, protože žádný úkol nemůže mít datum ukončení až za dnem milníku, který určuje datum, kdy mají být všechny úkoly dokončeny. 

Povolit soukromé úkoly

Někdy můžete potřebovat vytvořit unikátní úkol, který by neměl být přístupný ostatním uživatelům - jen autorovi a vybraným spolupracovníkům. K tomu se vám budou hodit soukromé úkoly. Pro možnost vytváření soukromých úkolů zaškrtněte tuto volbu (v Administraci -> Natavení -> Sledování úkolů -> Povolit soukromé úkoly). Dále je také potřeba přidělit uživateli právo "Nastavit úkoly jako soukromé". Kromě toho je třeba v nastavení typu úkolu zaškrtnout standardní pole "Soukromé" (Administrace » Typy úkolů » vyberte typ úkolu » Standardní pole). Teprve po splnění těchto podmínek lze soukromé úkoly používat.

Tímto budete mít při vytváření nového úkolu dostupný checkbox "Soukromý". Zaškrtnete-li ho, bude úkol dostupný pouze autorovi, uživateli, kterému je přiřazen a spolupracovníkovi. Nikdo další ho nebude vidět. Pro snadné rozlišení soukromých úkolů je u každého jasně viditelný štítek a ikona hned vedle názvu úkolu. Další cestou, jak se ujistit, že úkoly jsou dostupné jen vybraným uživatelům, je přidat jim roli, se kterou mohou vidět pouze ty úkoly, kde jsou autory, spolupracovníky nebo jsou jim přiřazené. 

Povolit opakující se úkoly

Umožní uživatelům vytvářet opakující se úkoly. Návod, jak vytvořit opakující se úkol najdete zde. 

Propojit úkoly po zkopírování

S tímto nastavením si můžete vybrat, zda chcete propojovat zkopírované úkoly - volba určuje, zda se vás systém má na propojení zeptat, nebo má úkoly propojit automaticky.

Povolit podúkoly napříč projekty

Zvolte v případě, že chcete povolit podúkoly napříč projekty, a za jakých podmínek. Máte na výběr z těchto možností:

• Zakázán
• Se všemi projekty
• Se stromem projektu
• S hierarchií projektu
• S podprojekty

Povolit vazby úkolů napříč projekty

Zde nastavte, zda chcete povolit vazby úkolů napříč projekty. Pokud toto nepovolíte, pak například úkol z projektu A nemůže být jako související s jiným úkolem z projektu B. 

Povolit přiřazování úkolů na skupinu

Zapnutím této volby můžete přiřazovat úkoly skupinám uživatelů. Skupina musí být nastavena jako člen projektu. 

Použij aktuální datum jako výchozí hodnotu pro začátek úkolu

Tímto bude automaticky nastaveno aktuální datum jako začátek úkolu, pole datum bude předvyplněno. Jinak bude pole s datem začátku prázdné. 

Po uzavření úkolu uzavřít i podúkoly

Zaškrtnutím této možnosti budou všechny podúkoly uzavírány automaticky společně s nadřazeným úkolem.

Spočítat koeficient dokončení úkolu s 

Vyberte, jak chcete počítat koeficient dokončení úkolu.

Nastavit 100% hotovo na uzavřených úkolech

Touto volbou určíte, že při uzavření úkolu bude jeho stav automaticky nastaven jako 100% hotovo.

Nové poznámky nastavovat jako soukromé

Všechny nově přidané poznámky budou označovány jako soukromé.  

Ignorovat workflow pro Admin uživatele

Touto volbou může Administrátor provádět nastavení bez ohledu na role a nastavení workflow přiřazené rolím. Toto nastavení platí pouze pro změny stavů úkolů, nikoliv pro práva u polí úkolů nebo práva u obchodních případů. 

Limit pro export úkolů

Při exportu úkolů můžete nastavit, kolik úkolů maximálně může být exportováno. Pokud chcete exportovat víc než například 500 úkolů najednou, ujistěte se, že nemáte limit nastaven na nižší číslo - například na 400.

 

Rychlá editace úkolů

Rychlá editace úkolů umožňuje zobrazení a úpravu všech důležitých dat, souvisejících s konkrétním úkolem, v samostatném vyskakovacím okně. Není tak potřeba otevírat úkol v další oddělené záložce. Máte tak stále celkový přehled o všem, co je jinak dostupné v jiných oknech, záložkách, sloupcích nebo pod tlačítky při normálním zobrazení úkolu. Toto okno je navíc extra rychlé a jednoduché a jeho hlavním účelem je ušetření času, zatímco standardně řídíte proces úkolů. Pro otevření v samostatném okně přímo ze seznamu úkolů klikněte na název úkolu nebo vyberte možnost Otevřít z kontextového menu.

Níže vidíte, jak okno rychlé editace vypadá. Boční menu obsahuje všechna tlačítka pro rychlou úpravu - úpravu detailů, popisu, komentáře, přílohy, odpracovaný čas, spolupracovníci, štítky, nadřazené nebo související úkoly.

Samostatné okno není jen pasivní zobrazení, ale je plně interaktivní takže můžete rychle upravovat kterýkoliv z dostupných parametrů nebo například doplnit chybějící text - jednoduchým kliknutím na příslušné místo na obrazovce.

 

Okrajové případy

• Při přesunu úkolu s konkrétním nastavením detailů Sledování do jiného projektu, který nemá stejné nastavení, bude detail u úkolu automaticky nahrazen prvním povoleným typem v seznamu. 
• Parametr úkolu nazvaný "Čas v současném stavu" je vždy počítán aktuálně. Jiný parametr s názvem "Čas ve stavu XXX" je počítán pomocí úkolu "Vypočítat report úkolu" jednou denně (ve výchozím nastavení). Hodnota udaného stavu je počítána pouze pokud se mění stav, jinak nejsou data zobrazena. 
• HTML formátování v textových polích (například v komentářích) není dostupné v mobilním zobrazení. Nástroje pro formátování textu nejsou dostupné a po uložení nejsou zachovány odstavce. HTML formátování je ale opět dostupné po přepnutí na desktopové rozlišení i v prohlížeči mobilního telefonu. 
• Pokud přidáte nové povinné uživatelské pole k úkolu, existující úkoly lze nadále editovat bez nutnosti vyplnění tohoto povinného pole (pouze dokud do pole nevyplníte hodnoty a neuložíte). Toto chování se projevuje při rychlé editaci ve WBS a v Ganttově diagramu. 
• V následujících případech se může stát, že uživatel, kterému je přiřazen úkol, není členem projektu:
  • uživatel byl odebrán z projektu, ale úkol mu zůstal přiřazen
  • v modulu Helpdesk je nastavena automatická aktualizace tiketu tak, že některé tikety jsou automaticky přiřazovány bývalým členům projektu.
• Pole s délkou trvání úkolu (které může být aktivováno v závislosti na typu úkolu) počítá výsledek podle Data začátku a Data ukončení úkolu. Nepočítají se však dny víkendu, to znamená, že 1 týden = 5 dní a 1 měsíc pak má délku 21 dní.
• Pokud se změní metoda výpočtu % Hotovo na úkolech (lze ji změnit v Administrace » Nastavení » Sledování úkolů » Spočítat koeficient dokončení úkolu, resp. Atributy nadřazeného úkolu), stávající hodnoty % Hotovo na úkolech se aktualizují okamžitě, nicméně řazení a seskupování úkolů podle % Hotovo se automaticky neaktualizují a zůstávají na původních hodnotách. Důvodem je časově náročný přepočet třídění a seskupování veškerých úkolů v systému (přepočet však lze provést ručně v /easy_rake_tasks).