Standardizované řízení projektů v odvětví IT služeb - Seidor Consulting Případová studie

Seidor Consulting je nadnárodní technologická poradenská společnost, která poskytuje širokou škálu služeb včetně vývoje a údržby aplikací, infrastruktury a outsourcingu IT.

Společnost Seidor působí ve 38 zemích a má 81 poboček v Evropě, Latinské Americe, USA, na Blízkém východě, v Africe a Asii. Společnost s více než 5400 odborníky a více než 8500 zákazníky je šestým největším poskytovatelem IT služeb ve Španělsku* a největší společností 100% vlastněnou španělským soukromým kapitálem. (*Zdroj: žebříček Empresas pro odvětví TIC, ChannelPartner 2020)

Výchozí stav

Než přešel na Easy Project, používal Seidor MS Project a různé další nástroje. Široká škála dostupných nástrojů komplikuje získávání jasného a společného přehledu o projektu. Na druhou stranu vedla k vysokým výdajům na licence kvůli měsíčním nákladům na uživatele a počtu uživatelů.

Hlavní body zadávací dokumentace, jaká byla očekávání od řešení, jaké problémy bylo třeba překonat:

Očekávání

  • Standardizace práce na řízení projektů pomocí jediného nástroje
  • Standardizace práce na projektech pomocí šablon projektů
  • Větší kontrola stavu projektů, včetně odhadovaného a spotřebovaného času
  • Snížení nákladů
  • Dostupnost informací pro všechny členy týmu
  • Lepší komunikace
  • Lepší kontrola rizik
  • Lepší vykazování zpráv o stavu projektu
  • Správa zdrojů

Požadavky

  • Nástroj musí podporovat různé typy projektů, úkolů a milníků, protože pokrýváme širokou škálu řešení.
  • Členové týmu musí mít možnost aktualizovat informace o stavu a průběhu úkolu, ale ne plánování.
  • Zákazníci musí mít možnost reagovat na udělovaná oprávnění.
  • Musíme být schopni definovat různá oprávnění podle rolí v každém projektu a mít zavedené pracovní postupy.
  • Všechny funkce, které by měl nástroj pro řízení projektů mít: závislosti, úkoly, kalendář, reporty, možnost exportu projektu.
  • Ověřování LDAP
  • Když je úloha aktualizována, měla by být odesláno oznámení.
  • Synchronizace se systémem SAP

5400+ profesionálů a 8500+ zákazníků v šesté největší společnosti poskytující IT služby ve Španělsku

Vývoj a údržba aplikací, infrastruktury a outsourcing IT

38 zemí, 81 poboček Evropa, Latinská America, USA, Blízký východ, Afrika a Asie

Marcos Florido

Manažer projektu a administrátor Easy Project
"Easy Project je nástroj, který řeší všechny naše problémy týkající se řízení projektů: s jeho pomocí získáte celkový náhled na projekt i kontrolu nad ním a následně vstupovat do detailů projektů, můžete projekt spravovat a zobrazovat si jej graficky, včetně celkového času či času stráveného realizací úkolů... a můžete to dělat, ať jste kdekoli (i pomocí mobilního telefonu). Na druhou stranu, protože všichni ve firmě vidí a aktualizují své úkoly/informace, všichni se více zapojují, pokud je to bylo možné."

Příprava

Datum implementace - 2019/2020

Před implementací proběhla pilotní fáze, v jejímž rámci byly definovány základní požadavky, které byly zapracovány do prostředí Easy Project a následně představeny vedení společnosti. Po schválení následovala detailní implementace, které se aktivně účastnili klíčoví uživatelé aplikace z oddělení projektové kanceláře. Pro ověření životaschopnosti a nastavení všech požadavků byl pomocí softwaru Easy Project řízen reálný projekt.

Nastavení

V prvním kroku byla definována podrobná struktura projektů, všechny typy uživatelů a parametry osobních stránek uživatelů. Byly vytvořeny šablony projektů, s jejichž pomocí je možné rychle a efektivně vytvářet projekty se standardizovanými parametry. Zároveň byly definovány a upraveny role, typy úkolů, stavy a pracovní postupy. V systému byli vytvořeni všichni uživatelé z oblasti poradenství a byla definována hierarchie firem (více než 1100 uživatelů).

Další vývoj umožňuje synchronizovat úkoly a čas strávený plněním úkolů mezi aplikacemi SAP a Easy Project.

Serverové/cloudové řešení

Na základě interních bezpečnostních požadavků se společnost Seidor Consulting rozhodla pro serverové řešení. Prostředí systému jsme nastavili na dočasném cloudu a teprve poté jsme celý systém přenesli na vlastní server klienta. Další úpravy aplikace již byly prováděny pomocí vzdáleného přístupu k serveru.

Školení

V průběhu implementace jsme zaškolili klíčové uživatele a administrátory a další uživatele aplikace jsme vyškolili dodatečně v návaznosti na zahájení nových projektů. Byl vytvořen videonávod specifický pro členy týmu a další dokumentace ve znalostní databázi Easy Project.

Testování

Klient používá produkční prostředí s reálnými daty, do kterého je zapojen pouze implementační tým. To umožňuje klíčovému týmu řídit projekty v reálném prostředí a následně identifikovat nové požadavky a funkce před nasazením nástroje v celé společnosti.

Hlavní výhody Easy Projectu v Seidor Consulting

Implementace Easy Projectu přinesla následující výhody:

  • Standardizace nástrojů pro řízení projektů a projektových struktur
  • Vyšší úroveň kontroly nad projekty (stav, členové týmu, úsilí, ...)
  • Větší zapojení celého týmu do plánování projektu a údržba plánu projektu
  • Snížení nákladů
  • Kvalitnější zpráva o stavu projektu
  • Vyšší vedení získává větší přehled o stavu projektů (globální Ganttův diagram, reporting)

Nejpoužívanější funkce


Projektový Ganttův diagram

Celý tým používá Ganttův diagram k zobrazení plánu a aktualizaci úkolů.

Odpracovaný čas

Zde můžeme kontrolovat čas, který tým a skupiny tráví plněním úkolů.

Vytížení zdrojů

Řízení pracovní zátěže členů týmu.

Založte si Easy Project zdarma na 30 dní

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy