Pannon Solar Boat: Cesta od Excelu k maximální transparentnosti projektů i úkolů
Leden 2023
Veszprém, Maďarsko
Univerzitní projekt na stavbu solárních lodí
25
IT, Elektronika, Silnoproudová elektronika, Strojírenství, Sociální média a PR
Pannon Solar Boats Team pro delegování úkolů využíval jen Excel a potřeboval mít u svých projektů i úkolů větší transparentnost. Komunita studentů, která staví loď na a je podporována univerzitou, potřebovala sledovat úkoly všech oddělení na jednom místě. Proto implementovali Easy Project s jednoduchým uživatelským prostředím a uživatelskou podporou v maďarštině. Nyní využívají hlavně Kanban a Gantt pro lepší spolupráci.
Jakým problémům čelili před přechodem na Easy Project
Software, který dříve používali, nebyl dostatečně uživatelsky přívětivý a neposkytoval dostatečnou podporu, aby se uživatelé mohli seznámit s rozhraním. Zadávání a delegování úkolů probíhalo navíc v Excelu, což neumožňovalo změny a ani nešla sledovat vytíženost jednotlivých oddělení. Právě sledovat vytíženost bylo nutné kvůli univerzitnímu stipendijnímu systému, protože na jeho základě určují odměny. Další potřebou byla také lepší transparentnost projektů a úkolů.
Zadání
Očekávání
- Plánování úkolů jednotlivých oddělení
- Sledování vytížení členů týmů
- Team leader vidí, kterým směrem projekt směřuje
Čas na implementaci
Příprava
Během měsíční zkušební doby se snažili zmapovat všechny možnosti, které software nabízí. Důležité bylo, že je možné řídit úkoly všech oddělení na jednom místě.
Po skončení zkušebního provozu začali používat nástroj v jednom z oddělení, aby společně s uživateli viděli, jak vše spravovat, a pak vše rozšířili na všechny další týmy.
Školení
Představení softwaru se zúčastnili především vedoucí týmů. Poté jeden z týmu poprvé zadal úkoly svému týmu a postupně se všichni učili systém používat.
A výsledky?
Implementace Easy Projektu přinesla:
- Jeden nástroj pro všechna oddělení
- Jednoduché uživatelské rozhraní
- Uživatelský podpora v maďarštině
- Možnost různých funkcí (Gantt a Kanban jsou nejvyužívanější)
Szendi-Joó Inez
Hlavním důvodem, proč jsme si vybrali Easy Project, je jeho přizpůsobivost. Není lehké využívat systém, který by zvládl komplexní a různorodé úkoly ve strojírenství a neustále se měnící potřeby – v Easy Projectu jde řešit vše, od termínů marketingových aktivit až po pracovní vytížení členů týmů.
Nejvyužívanější funkce
- Kanban a přehled projektů - v jakém stavu jsou jednotlivé úkoly, vedení pak může jednotlivé úkoly prioritizovat a lépe spravovat procesy
- Ganttův diagram a sledování úkolů - stavba lodí se skládá z mnoha dílčích projektů úkolů, které lze rozdělit na menší částí
Kdo je Pannon Solar Boat Team
Pannon Solar Boat Team je komunita studentů univerzity, které vyrábí lodě na solární pohon. V týmu je přibližně 25 členů, kteří jsou součástí Pannon University. Skládá se z několik sekcí, jako jsou IT, Elektronika, Silnoproudová elektronika, Strojírenství, Sociální média a PR. Hlavním sponzorem je univerzita, a to nejen po finanční stránce, ale také je zde zapojeno několik mentorů, kteří projektu pomáhají.
