Ministerstvo Dopravy – řízení kanceláře ministra
Implementace Easy Projectu pro kabinet ministra dopravy. Řízení chodu kanceláře ministra – řízení projektů prolínajících se napříč podřízenými organizacemi, zjednodušení zadávání úkolů ze schůzek (odstranění množství nepřehledných textových dokumentů), koordinace chodu kabinetu.
Původní stav a související nedostatky
Úkoly zadávány ústně nebo formou e-mailů. Nepřehledné, není snadno dohledatelný stav plnění úkolu, chybí jednoduchý přehled o stavu plnění úkolů.
Plánování a koordinace projektů – ad hoc pomocí mailů, tabulek.
Po zavedení Easy Projectu
a) Agenda kabinetu
- Vytvořeny úkoly typu „Schůzka". U „schůzky" jsou doplněna pole pro zadání účastníků a k přiložení zápisu. Ke „schůzce" se vytváří související úkoly, které vyplývají z jednání na schůzce.
- U každého vytvořeného souvisejícího úkolu je přiřazena zodpovědná osoba, termín a priorita. K úkolům mohou být přikládány soubory a přizváni účastníci.
b) Projekty podřízených organizací
- Vytvořeny šablony pro projekty – každý projekt má danou jednotnou strukturu. Šablona usnadňuje naplánování projektu i jeho koordinaci
- Projektové týmy sestavovány napříč mezi podřízenými organizacemi. Aplikace projektové a maticové organizační struktury
Přínosy po zavedení projektového řízení
- Přehled o schůzkách (plugin: Kalendář a plánovač schůzek)
- Přehled o projektech, souvisejících úkolech a jejich plnění (plugin: Kalendář a plánovač schůzek)
- Upozorňování o plnění úkolů na emaily (plugin: Alerty - systém včasného varování)
