Krajský úřad, obecní úřad – řízení projektů
Statutární město Chomutov implementovalo Easy Project pro řízení EU projektů a investičních akcí. Cílem bylo získat přehled nad probíhajícími projekty, koordinovat je a monitorovat jejich průběh.
Požadované řešení na řízení projektů
Získat přehled. Odstranit chaos.
- Získat přehled nad realizovanými projekty i odpracovanými hodinami
- Zpřehlednit práci jednotlivých pracovníků i oddělení
- Přehledně sledovat stav konkrétních úkolů i projektů a vytíženost pracovníků
- Mít vše týkající se projektů na jednom místě a v jedné aplikaci
- Zavést jednotný a jednoduchý systém práce
Původní stav
Rozdílné způsoby evidence projektů u jednotlivých odborů, rozdílné způsoby administrace každodenních činností, samostatná agenda projektů financovaných z EU. Chybí jednotný postup vedení projektů a srovnatelné informace u jednotlivých projektů.
Zavedení Easy Projectu a výhody
Sjednocen a zjednodušen způsob zadávání a evidence informací pro projekty i každodenní agendu. Rozdělení činnosti dle oborů činnosti (samostatné odbory, projekty EU, úkoly pro jednání zastupitelstva apod.).
Vedoucí pracovníci: formulář pro zadávání úkolů na úvodní stránce – rychlé a snadné zadávání úkolů podřízeným. Přehled o všech úkolech, které mají spolupracovníci na starost (nedochází k přetěžování nebo nevytěžování pracovníků). Přehled o činnosti v podřízeném odboru/úřadu, přehled o stavu realizovaných projektů.
Pracovníci: mají přehled, co mají dělat a do kdy má být hotovo, vidí, kdo jim úkol zadal, do jakého projektu patří (čeho se týká), kdo na úkolu spolupracuje.
Projekty řazeny k jednotlivým odborům. Každý odbor si vede i svou vlastní „interní" agendu, dodržují se však stejné postupy, díky tomu jsou zadané údaje jednotné a lze je snadno dohledat.
Řízení projektů financovaných z EU, členěno dle stádií rozpracovanosti:
- Příprava žádosti
- Realizace
- Udržitelnost
Dle každého stádia sledovány potřebné termíny, požadovány jiné údaje k projektům apod. Usnadňuje přípravu žádostí, průběžné výkaznictví (např. odpracovaných hodin) i tvorbu monitorovacích zpráv. Vytvořeny šablony (seznamy úkolů) pro přípravu žádostí (zahrnuje vždy velmi podobné úkoly) a sledování udržitelnosti.
Sdílení termínů důležitých jednání – nastaven sdílený milník pro jednání zastupitelstva nebo rady a dalších podobných významných událostí.
