Jak pomohl růst společnosti Easy Software vytvořit špičkový nástroj pro agilní řízení zdrojů

Obor:

IT služby

Uživatelů Easy Projectu:

100+

Původní aplikace:

Easy Project (bez Agilního řízení zdrojů)

Implementace v:

2022

Easy Software je česká firma, která nabízí nástroje Easy Project a Easy Redmine, které slouží pro řízení projektů. Pro firmu byl však tradiční systém řízení zdrojů příliš detailní, proto se rozhodla vytvořit a implementovat svůj vlastní nástroj pro agilní řízení zdrojů. Jeho úkolem bylo zabránit konfliktům v týmech, vyvážit pracovní zátěž a plánovat s dokonalým přehledem.


Proč byl nástroj potřeba?

Před Agilním řízením zdrojů jsme žádný nástroj pro řízení zdrojů nepoužívali. Proč? Klasický systém řízení zdrojů byl pro nás příliš podrobný, protože pracuje s hodinami jako měrnou jednotkou a je určen pro detailní řízení lidských zdrojů.

Každý tým si svou pracovní náplň řídil individuálně. Když nás bylo 50 nebo 60, nebyl to problém, ale pak jsme začali růst. Počet členů týmu se zvyšoval stejně jako počet externích členů a my jsme si uvědomili, že nutně potřebujeme nástroj. Tuto potřebu identifikoval náš CEO Filip Morávek a přišel s myšlenkou nástroje pro řízení zdrojů agilním způsobem.

Naše očekávání bylo velké

Filip, náš CEO, byl při vývoji nástroje pro agilní řízení zdrojů v roli klienta, který úzce spolupracoval s vývojovým týmem a Product Ownerem Janem Paverou. Co od nástroje chceme, jsme věděli přesně:

  • řízení zdrojů z globálního pohledu
  • jasný přehled alokovaných zdrojů na konkrétní projekty
  • všechny projekty související s vývojem a doručením produktu na jedné obrazovce
  • nástroj především pro projektové manažery a vedoucí týmů, kteří přidělují jednotlivým členům konkrétní úkoly
  • přehled členů týmů
  • road mapu a plánování portfolia pro PM, PPM a PMO
  • možnost vidět, že pracujete na různých projektech současně (na rozdíl od klasického řízení projektů, kde lze vidět pouze na kterých úkolech kdo pracuje)


Jsme připraveni splnit náročné požadavky

Abychom vytvořili úspěšný nástroj nejen pro interní týmy Easy Software, ale i pro jakoukoli jinou společnost, musel náš nový nástroj splňovat zásadní požadavky:

  • být jednoduchý a vizuální
  • bez bariér nebo vyžadování oprávnění
  • zaměření na definování času a rozsahu práce
  • možnost přidávat lidi do projektu na základě dovedností
  • možnost přidávat lidi do týmu či projektu na základě úrovně seniority
  • zobrazení zdrojů jako jednotlivců, ale také jako tým, kde je vidět, kdo je do něj zařazen
  • možnost přiřadit projekt týmu
  • možnost zapůjčení osoby z jiného týmu a vizualizace, kdy jedna osoba pracuje ve dvou týmech současně
  • stanovení priorit na úrovni PMO, PM a PPM
  • zobrazení dovolené a sick days s naším pluginem docházky
  • vizualizace sprintů


Zvládli jsme to a zvládnete to i vy!

Podařilo se nám vytvořit univerzální nástroj pro řízení zdrojů. Používáme ho každý den a nyní jsme připraveni vám ukázat, jak může pomoci i vám. Přehrajte si náš záznam webináře a získejte všechny nejlepší tipy a triky pro každodenní používání!

Podívejte se na webinář

Jan Pavera, Product Owner


Jak probíhala implementace?


1. Příprava

Naše případová studie se trochu liší od těch, které možná znáte – nešlo totiž jen o samotnou implementaci, ale zároveň o vývoj zcela nové funkce. Pokud pracujete ve vývojářské firmě, nemusíme vám říkat, jak náročný takový proces může být.

Novou funkci či verzi softwaru většinou testují klienti na testovací aplikaci, která běží paralelně s jejich běžnou aplikací. My jsme se ale rozhodli, udělat to jinak. Jakmile jsme měli hotovou beta verzi, hned jsme ji nasadili do našeho interního Easy Projectu, známého jako "Esko". A tak v květnu 2022 začali funkci projektoví manažeři a PMO používat pro svou každodenní práci. Testování úspěšně započalo!


2. Nastavení

Jako první byla definována podrobná struktura projektů a všechny typy filtrů, pohledů a metrik. Zásadní pro nás bylo definovat různé typy týmů, což je možné prostřednictvím nabídky Správa > Kategorie.

Jedním z našich požadavků bylo mít možnost vytvářet týmy na základě dovedností i seniority jednotlivých členů. Nejprve jsme tedy definovali dovednosti v nabídce Správa > Kategorie, a na stejném místě také nastavili úrovně seniority jednotlivců, přičemž oba pohledy se zobrazují jako dovednosti v profilu uživatele. Díky tomu jsme mohli rychle vytvořit týmy s lidmi s různými dovednostmi a úrovněmi seniority.

Nové nastavení jsme nejprve připravili pro náš scrumový „zelený“ tým. Jakmile byl tým spokojen s tím, jak nástroj funguje, připravili jsme to samé i pro ostatní scrumové týmy. V současné době využívají Agilní řízení zdrojů pro každodenní práci čtyři scrum týmy, náš Product Owner i PMO. Připojil se k nám i marketingový tým, který efektivně využívá náš nástroj k plánování projektů.


Naše oblíbené funkce Agilního řízení zdrojů

  1. Řízení dovedností – přidělování členů týmu k projektu na základě dovedností a zkušeností
  2. Vytváření týmu – zaměstnance je možné umístit do jednoho týmu, kde se kombinují různé dovednosti i seniorita
  3. Přiřazování projektů k týmům – na základě dovednosti, seniority i časových kapacit
  4. Přehled o konfliktech a souběžné práci – každý snadno vidí potenciální konflikty
  5. Události – vždy je možné vidět nejdůležitější události, ať už s globálně či u jednotlivých projektů

                                 Jak to vidí uživatel

Jan Řeřicha

Head of PMO
Easy Software
Díky Agilnímu řízení zdrojů projektů směřujeme k tomu, že všechny projekty ve firmě budeme mít vizualizované na jednom místě. Slouží nám to jako taková road mapa, ve které jsou skoro všechny potřebné informace pro realizaci produktové vize. Při revizi a plánování pak všichni v PMO jasně vidíme, kdy chceme jednotlivé projekty realizovat a jestli pro ně máme dostatek zdrojů, které dokážeme optimalizovat.

Jan Pavera

Product Owner a Project Manager
Easy Software
Agilní řízení zdrojů mi na první pohled ukazuje, jak jsou mé scrum týmy vytížené. Jasně vidím, kdy jsou týmy „oslabené“, protože někdo je na dovolené, nebo jsme "vypůjčili" vue.js vývojáře na pomoc jinému projektu. Díky tomu můžu současné i budoucí projekty jednoduše přeplánovat, abych měl dostatek zdrojů pro jednotlivé sprinty.

Kdo je Easy Software?

Firma Easy Software vznikla v České republice v roce 2006 a jen o rok později jsme spustili vlastní software pro řízení projektů. Produkty Easy Project a Easy Redmine jsme od té doby prodali více než 3 500 organizacím z celého světa.

V současné době máme pobočky všude po světě a vybudovanou síť partnerů, kteří prodávají náš software na svých lokálních trzích. Software pro řízení projektů jsme nejen vyvinuli, ale zároveň ho k práci každý den používáme, abychom zajistili jeho 100% efektivitu a dovedli jej k dokonalosti.







Vyzkoušejte Easy Project na 30 dní zdarma

Všechny funkce, SSL ochrana, denní zálohy. Vyzkoušejte bez rizika ještě dnes.