Řízení projektů na dálku: Buďte mistři virtuálních eventů a videokonferencí

Datum:7/15/2020
Délka:4 minutes
Autor:Adam Romaňák
Sdílet:

Naše tematická série o řízení projektů na dálku pokračuje. Dnes se zaměříme na virtuální meetingy, eventy a konference. Jste už vybaveni správnou technologií  a znalostmi, abyste takové události pořádali?

Při řízení projektu na dálku, tím spíše pokud se jedná o projekt ryze virtuální se běžně potýkáme s nedostatkem nasazení a zápalu členů našeho týmu. Ačkoliv můžeme díky online nástrojům držet všechny zúčastněné snadno v obraze, je občas složité nadchnout skrze komunikaci po sítí dlouhodobě celý tým, získat potřebnou pozornost kolegů z jiných divizí nebo upozornit na vaši novinku širší veřejnost.

Pokud tedy naše cíle i v této době chceme splnit nejen tvrdou prací na home officech, ale i s plným využitím našeho lidského kapitálu a podpořit tak morálku, můžeme zvolit prověřené nástroje virtuální komunikace jako jsou webináře, meetingy ve virtuálních místnostech  nebo rovnou video-konference.

Ať už hodláte využít kterýkoliv z těchto přístupů, hlavním cílem je zaujmout vaše diváky, a získat tak jejich trvající podporu při rozvoji projektu. Toto jsou naše tipy, jak zacházet s virtuálními událostmi.


Nestyďte se za propagaci

Ne každý čte pravidelný firemní newsletter nebo vývěsku ve třetím patře. O tom, jak zahlcen je uživatel na Facebooku a LinkedInu ani nemluvíme. Nebojte se tedy výrazně a při každé příležitosti upozornit na vámi organizovaný virtuální event. Pokud má vaše firma intranet nebo jiný nástroj pro projektovou komunikaci , je to přesně místo, kde chcete být. Využijte zkrátka všechny kanály, které jsou vám dostupné. Nešetřete při tom detaily o samotné události, zahrňte přesnou agendu, využijte registrační formulář a komunikujte s přihlášenými (ale nepřežeňte to s remindery).


Propojujte

Chcete přesvědčit potenciální návštěvníky o tom, že se mají k vaší video-konferenci připojit? Ukažte jim, na co se můžou těšit. Jestli máte k dispozici ukázky vaší práce nebo vašich hostů, jiné prezentace nebo dokonce upoutávky, nezapomeňte vše náležitě využít a připojte k informacím potřebné linky. Zkrátka navnaďte obecenstvo obsahem, ale snažte se přitom nevyložit na stůl všechny karty.



Mějte to pevně v rukách

Při vzdálené spolupráci, video-schůzkách  i webinářích se hraje o pozornost. Přesněji řečeno bojujete o pozornost vašeho obecenstva se vším, k čemu mají přístup na svém zařízení i v místnostech, kde jsou. Vyvarujte se proto zdlouhavých diskuzí, které odvádí od tématu, a striktně se držte časové struktury, kterou jste inzerovali. Diskuze a komentáře ideálně přesměrujte do vlastních kanálů, kde s nimi můžete dál pracovat a sledovat nebo rozvíjet dozvuky z vaší události.


Myslete na bezpečnost

Pokud během videoschůzky nebo videokonference pracujete s citlivými údaji nebo informacemi, nezapomeňte proto podniknout všechny kroky k jejich zabezpečení. Nejedná se tak jen o možná bezpečnostní rizika, ale i o hrozby narušení soukromí. Dobře tedy zvažte, jaké nástroje pro svoje virtuální setkání využijete, a přesvědčte se, že mají náležité zabezpečení, tak jako například nový Easy Project .

Založte si Easy Project zdarma na 30 dní

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy