Řízení projektů na dálku: Buďte mistři virtuálních eventů a videokonferencí

Při řízení projektu na dálku, tím spíše pokud se jedná o projekt ryze virtuální se běžně potýkáme s nedostatkem nasazení a zápalu členů našeho týmu. Ačkoliv můžeme díky online nástrojům držet všechny zúčastněné snadno v obraze, je občas složité nadchnout skrze komunikaci po sítí dlouhodobě celý tým, získat potřebnou pozornost kolegů z jiných divizí nebo upozornit na vaši novinku širší veřejnost.

Pokud tedy naše cíle i v této době chceme splnit nejen tvrdou prací na home officech, ale i s plným využitím našeho lidského kapitálu a podpořit tak morálku, můžeme zvolit prověřené nástroje virtuální komunikace jako jsou webináře, meetingy ve virtuálních místnostech nebo rovnou video-konference.

Ať už hodláte využít kterýkoliv z těchto přístupů, hlavním cílem je zaujmout vaše diváky, a získat tak jejich trvající podporu při rozvoji projektu. Toto jsou naše tipy, jak zacházet s virtuálními událostmi.

Nestyďte se za propagaci

Ne každý čte pravidelný firemní newsletter nebo vývěsku ve třetím patře. O tom, jak zahlcen je uživatel na Facebooku a LinkedInu ani nemluvíme. Nebojte se tedy výrazně a při každé příležitosti upozornit na vámi organizovaný virtuální event. Pokud má vaše firma intranet nebo jiný nástroj pro projektovou komunikaci, je to přesně místo, kde chcete být. Využijte zkrátka všechny kanály, které jsou vám dostupné. Nešetřete při tom detaily o samotné události, zahrňte přesnou agendu, využijte registrační formulář a komunikujte s přihlášenými (ale nepřežeňte to s remindery).

Propojujte

Chcete přesvědčit potenciální návštěvníky o tom, že se mají k vaší video-konferenci připojit? Ukažte jim, na co se můžou těšit. Jestli máte k dispozici ukázky vaší práce nebo vašich hostů, jiné prezentace nebo dokonce upoutávky, nezapomeňte vše náležitě využít a připojte k informacím potřebné linky. Zkrátka navnaďte obecenstvo obsahem, ale snažte se přitom nevyložit na stůl všechny karty.

Mějte to pevně v rukách

Při vzdálené spolupráci, video-schůzkách i webinářích se hraje o pozornost. Přesněji řečeno bojujete o pozornost vašeho obecenstva se vším, k čemu mají přístup na svém zařízení i v místnostech, kde jsou. Vyvarujte se proto zdlouhavých diskuzí, které odvádí od tématu, a striktně se držte časové struktury, kterou jste inzerovali. Diskuze a komentáře ideálně přesměrujte do vlastních kanálů, kde s nimi můžete dál pracovat a sledovat nebo rozvíjet dozvuky z vaší události.

Myslete na bezpečnost

Pokud během videoschůzky nebo videokonference pracujete s citlivými údaji nebo informacemi, nezapomeňte proto podniknout všechny kroky k jejich zabezpečení. Nejedná se tak jen o možná bezpečnostní rizika, ale i o hrozby narušení soukromí. Dobře tedy zvažte, jaké nástroje pro svoje virtuální setkání využijete, a přesvědčte se, že mají náležité zabezpečení, tak jako například nový Easy Project.