Plánování kapacit: tajemství úspěšných projektů

Její manažer jí nabídl jeden zdroj. Skvělé, pomyslela si. Ale ten byl dostupný až za tři měsíce. Ale já potřebuji pomoc teď, řekla. Mezi tím přišli na dva další zdroje. Podíváme se na to, řekli manažeři. Ale tyto zdroje byly zaneprázdněné.

O problému se jednalo na dalším setkání týmu manažerů. Tato projektová manažerka pokračovala v práci o víkendech a po večerech, aby práci zvládla, protože jí na projektu záleželo. Nastínila, na které úkoly přesně potřebuje další zdroj. Potom opět požádala svého manažera o pomoc. Vím, co potřebujete, řekl, a plně vás podporuji. Jsem si jistý, že to dokážete i sama.

Přestala dále žádat o pomoc. Po dalších měsících divokých pracovních hodin zjistila, že zdroj "k dispozici za 3 měsíce" byl ve skutečnosti přidělen jinému projektu – a dala výpověď.

Věc, kterou jsem si z našeho rozhovoru zapamatoval, byla tato poznámka: "Pokud bychom měli jeden fond zdrojů, nepotřebovali bychom 5 manažerů v místnosti, aby zjišťovali, kdo je k dispozici, a nakonec i tak zjistili, že nikdo."

A proto je plánování kapacit důležité.

Co je to plánování kapacit?

Pokud by váš plán projektu a mzdový systém měli dítě, bylo by jím plánování kapacit. Zde je stručná definice: Plánování kapacit je křižovatkou poznání poptávky po zdrojích (projektové plány) a nabídky (kdo je na výplatní listině).

Velmi obecně řečeno – je toho o něco víc, ale ve zkratce, plánování kapacit je způsob, jak efektivně a snadno kdykoli zjistit, kdo je k dispozici pro práci na projektu.

Jeho základem je jeden fond zdrojů, který můžete použít ke sledování lidí, jejich schopností a dostupnosti a také jiných zdrojů, jako jsou místnosti nebo vybavení. Jinými slovy se tím ztransparentní vše kolem řízení lidských zdrojů projektu.

Proč nejsou prezenční listiny a rozvrhy dostatečné?

Prezenční listiny vám poskytují historický přehled o tom, co se stalo na vašem projektu, ale moc vám neřeknou o tom, co se blíží.

Rozvrh projektu vám řekne, jaké úkoly vás čekají, ale často neobsahuje odkazy na vzdálené sledování dostupnosti zdrojů. Podle mých zkušeností, i když váš software pro řízení projektů, jako například Microsoft Project, má funkce řízení fondu zdrojů, jsou komplikované na nastavení a údržbu.

Nástroj, který zjednodušuje plánování kapacit projektu, jako je Vytížení zdrojů v Easy Projectu, přemosťuje mezeru mezi vaším plánem a lidmi, kteří na něm pracují.

Proč je tedy důležité plánovat kapacity?

Pokud ještě neděláte plánování kapacit, zde je 5 důvodů, proč byste tak měli dělat.

Důvod č. 1: maximalizujete využití

Uděláte více práce se stejným počtem lidí, čímž zvyšujete pravděpodobnost úspěšného a včasného ukončení.

Potřebujete strategie, které fungují i tehdy, když je vše prioritní a východiskem určitě je být schopen naplánovat práci s cílem maximalizovat využití.

Andy Jordan se podělil o příklad toho, jak podnikový fond zdrojů pomohl jedné společnosti překonat výzvy týkající se dostupnosti jejich zdrojů. Jen pomocí širšího pohledu na zdroje, které jsou k dispozici pro projekty, zvýšila společnost svou kapacitu dodání projektů o 11 %.

Nebylo to přijetím nových zdrojů, bylo to prostě díky lepší viditelnosti toho, kdo byl volný, a proto byli schopni maximalizovat jejich využití.

Andy píše:

Pokud jde o řízení zdrojů projektu, mnohé organizace se vydají cestou nejmenšího odporu – dělají to, co je jednoduché a ne to, co je efektivní.

Nástroje pro řízení kapacit vám poskytují přehled o tom, kolik času mají vaše zdroje k dispozici, abyste na první pohled mohli vidět, kdo je volný. To vám pomůže co nejvíce využít lidí, které máte – mimořádně důležité, pokud pracují za hodinovou mzdu.

Důvod č. 2: získáte údaje v reálném čase

Abyste se vyhnuli problémům při plánování lidí, když nakonec zjistíte, že momentálně nejsou pro vás k dispozici, a zvýšily tím šance na včasné předání.

Jsem velkým fanouškem údajů souvisejících s projekty v reálném čase, protože jsem strávil příliš mnoho času prací se systémy, které chrlí "informace", které jsou v době, kdy je potřebuji použít již zastaralé.

Potřebuji vědět teď, že Claire si právě na pátek zařídila dovolenou, a ne až když jí v pátek ráno pošlu e-mail, ve kterém jí zadám úkoly a dostanu odpověď, že není v práci.

Jsem si však vědom, že pokud do systému vložím odpad, taky z něj odpad dostanu. Každý nástroj je jen tak dobrý, jak lidé, kteří ho používají, takže spolu se softwarem na plánování kapacit budete potřebovat i změnu kultury a chování, abyste lidi donutily přesně zaznamenávat svůj čas.

Pokud by váš plán projektu a mzdový systém měli dítě, bylo by jím plánování kapacit.

Důvod č. 3: můžete plánovat lépe

Když plánujete lépe ohledně dostupnosti lidí, nemáte kolem sebe lidi, kteří sedí a čekají na práci. Můžete efektivněji přepracovat, nebo rychle zkontrolovat svůj rozvrh. Tím znovu zvýšíte šanci na včasné předání.

Projektoví manažeři tráví hodně času plánováním – to je naše práce. Jsme také velmi dobří v přesouvání věcí, když projekt někoho jiného dostane přednost a ztratíme tak klíčové zdroje, nebo kvůli jiným strategickým požadavkům.

Jako manažer týmu nebo vlastník firmy, schopnost lépe plánovat znamená přesnější předvídání vašich zdrojů. To znamená, že mohu svému týmu s jistotou říci, že mají dostatek práce na další rok. V jiném prostředí byste mohli mít s členy týmu zcela odlišné rozhovory.

Tak či onak, poznání poptávky znamená, že si to můžete naplánovat.

Důvod č. 4: můžete svůj tým chránit

Přiměřené plánování kapacit vám pomůže vyhnout se ve vašem projektovém týmu vyčerpání, čímž se zvýší pravděpodobnost pozitivní týmové morálky a zvýší se i pravděpodobnost, že váš projekt bude úspěšně předán.

Projektová manažerka, o které jsem mluvil dříve, nebyla chráněna jejím manažerem. Byla nadměrně zatížena. Chytré nástroje plánování kapacit by toto označili mnohem dříve, než se to stalo problémem.

V Easy Projectu se nebudete muset obávat sporů. Pokud se pokoušíte někoho přetížit, nabídne Vám to možnost přidat tento úkol do pořadí v jeho seznamu úkolů. Nejsem si jistý, jestli se mi líbí myšlenka čekacího seznamu pro všechny mé práce. Už při pohledu na něj začínám ztrácet spánek... Ale koncept nastavení dostupnosti na individuální úrovni, abyste někoho nemohli přetížit, je určitě dobrá věc.

Důvod č. 5: plánování kapacit pomáhá lidem organizovat svůj čas

Chcete, aby lidé cítili, že být součástí vašeho projektového týmu není stresující práce - přinejhorším jen málo stresující ve srovnání s tím, JAK se jim pracuje na jiných projektech!

Organizované osoby zůstávají na vrcholu své pracovní zátěže, čímž zvyšují vaši šanci na včasné předání. Všimli jste si to?

Jsem více produktivní, když vím přesně, na čem bych měl pracovat. Už jsem psal o tom, jak používám lepící papírky, abych zvýraznil mé nejvyšší tři priority a připravil se tak na následující týden.

Vím, že v tom nejsem sám. Plánování času pro vaše zdroje znamená, že vidí, co mají na svém seznamu úkolů. Oni nemusí čekat na e-mail a vy nemusíte nechávat náhodě, zda vědí, co je pro projekt důležité.

Plánování kapacit vás zbavuje stresu z hledání zdrojů pro váš projekt – nebo přinejmenším zviditelňuje problémy, abyste se s nimi mohli poprat a ne čekat, zda problém nastane nebo ne.