Jak z home office udělat výhodu? 4 praktické tipy z praxe

1. Oblékněte se stejně jako do práce a vymezte si pracovní prostor

Z gauče či postele jde rozhodně také pracovat. Efektivita je však diskutabilní. A zkušenost nám říká, že míra potencionálního rozptýlení je více než pravděpodobná.

Tento bod možná někoho překvapí, ale je to tak. Na oblečení zkrátka záleží. Ať už celý den prosedíte v pyžamu nebo teplácích, pohodlné “domácí oblečení” zpravidla navozuje jiné pocity, něž ty, které by vás motivovaly k lepším výkonům. Pamatujete si ze školy na Pavlovův reflex? Když se obléknete stejně jako do práce, nastavíte se vnitřně podobně jako v případě, pokud fyzicky míříte do práce. Vaše mysl bude zkrátka připravena k pracovním výkonům.

U sebe ten “dress code” ohlídáte snadno. Jak toho ale docílit u vašich kolegů? My jsme na to šli takovým malým trikem, a to akcí "show me your pants” (pozn. překl. “ukaž mi kalhoty”). Trik spočívá v tom, že během video meetingu, většinou na začátku někdo z účastníků vysloví tuto větu. Účastníci meetingu pak musí vstát a ukázat, že jsou řádně oblečeni. Nikdo si pak nedovolí zúčastnit se video meetingu ve spodním prádle či pyžamu.

A nebojte se – stačí lidem vysvětlit o co jde, poté aktivitu párkrát sám iniciovat a po několika schůzkách se do role "spouštěče" pustí i ostatní. Ani to nebudete muset připomínat. Dokonce bych si troufl bych si říct, že téměř jistě se tento nový zvyk rychle uchytí – jednoduše proto, že je to zábava.

2. Používejte video meetingy / volejte si

Komunikace je důležitá. A zvlášť u dlouhotrvajících home officů je kontakt s ostatními tím, co vás udrží “on track”.

Ideálním způsobem je tedy videokonference. Video meeting je ve většině případů mnohem efektivnějším způsobem komunikace než nekonečné výměny emailů.

Vizuální kontakt vám umožní okamžitě reagovat na názory a emoce ostatních. A ty do psané komunikace nedostanete, i kdybyste se na hlavu stavěli. Díky tomu udržíte členy týmu více motivované a bude vás to stát podstatně méně energie.

Totéž platí i pro běžný telefonický hovor. Z hlasu jsou cítit emoce a na ty se dá ihned reagovat a díky tomu můžete udržet členy týmu v “lepší kondici” a déle motivované.

Je samozřejmě důležité najít rovnováhu mezi schůzkami a samotnou prací. Pro většinu případů platí, že jeden týmový koordinační meeting za týden je málo. Doporučuji volat si častěji, vhodné jsou krátké schůzky jeden na jednoho (1:1) za účelem brainstormingu či koordinace. Ten optimální poměr si musí najít každý sám.

Jakou aplikaci k online schůzkám využít? Z osobní zkušenosti mohu doporučit aplikaci Zoom, která nabízí řadu pokročilých funkcí. Především je integrovaná uvnitř Easy Projectu, což mi umožňuje spustit nový video meeting na několik kliknutí a neztrácet čas s nastavováním. A to mi při několika online schůzkách za den šetří dost času.

3. Nezapomínejte na důležitost přestávek

Někteří lidé se do práce ponoří natolik, že pracují bez přestávky klidně i několik hodin. To ovšem také není ideální. Po čase dochází k přepracování, což může negativně ovlivnit nejen produktivitu ale v dlouhodobém horizontu také zdraví.

Tento aspekt se na dálku hlídá těžko, přece jen v kanceláři k vyrušování dochází přirozenou cestou mnohem častěji. Znáte to, (zlo)zvyk je železná košile a přeučit letitého workoholika nějakou dobu trvá.

Nejúčinnějším způsobem je jednoduše jít ostatním příkladem a sdílet tzn. success stories – tedy přístupy a metody, které se v praxi osvědčili ostatním. Úspěšné příběhy prostě "táhnou".

Mně konkrétně se pro dodržování přestávek osvědčila technika zvaná Pomodoro. Jde o vědomé střídání mezi bloky práce a krátkých přestávek. Sám techniku využívám tak, že pracuji 45 minut v kuse a následně si dám krátkou (několikaminutovou) přestávku. Někdy mi během přestávky stačí projít se po místnosti nebo se napít vody, jindy jdu vyvenčit psa. Předcházím tak jednoduše tomu, abych se na něčem zasekl několik hodin. Díky odstupu, který mi přestávka přináší, mám při návratu k práci rozhodně více energie a nové nápady přicházejí tak nějak samy. Na začátku každého pracovního bloku si uvědomím, čeho chci během jeho trvání dosáhnout. Ať už se mi to podaří nebo ne, tak na konci bloku přesně vím, jak jsem těch, v mém případě 45 minut, strávil. A to mi dává velmi cenný feedback, jak nakládám se svým časem. To je hlavním důvodem, proč využívám techniku Pomodoro více než 10 let.

4. Pro řízení práce používejte software / informační systém

Informační systém pro řízení projektů či procesů je užitečný nejen pro vzdálenou práci z domova. Nicméně na home office oceníte takovýto systém dvojnásobně!

Představte si to asi takto – pokud budete s ostatními komunikovat emailem, je to jako byste pro řízení projektů, týmů a firmy používali klasickou listovní poštu. Ano, je to trochu extrémní přirovnání. Ale na tomto jednoduchém příkladu možná sami uznáte, že to až tak moc velká nadsázka nebyla.

Příklad 1: Emailem zadáte úkol, pro jehož splnění je potřeba spolupráce 2 kolegů

• Email si oba přečtou.
• Kolega 1 odepíše sice relativně rychle, ale nedá do kopie kolegu 2.
• Ale to nevadí – kolega 2 totiž zjistil, že se z domu neumí připojit na firemní VPNku (kterou máte z důvodu firemního zabezpečení) a tak si email nepřečte vůbec…

Počkat, počkat, že máte funkční VPNku a všichni kolegové s ní umí pracovat? Výborně! Pojďme tedy pokračovat v příkladu.

• Kolega 2 si tedy email přečetl, ale nedostal zmíněnou odpověď od kolegy 1 (nebyl v kopii).
• Následuje opravu hodně kombinací toho, kdo poslal komu jaký email, jak dlouho odpověď trvala, kdo další se musel do řešení úkolu zapojit, kolikrát informace zapadla nebo byla neúplná atp… Bavíme se tedy o reakcích často se zpožděním i několika hodin.

Suma sumárum, s trochou štěstí budete rádi, když úkol úspěšně vyřešíte během několika dní.

Je mi jasné, co si teď myslíte. Že jde o extrémní a přehnaný příklad. Kdo by ještě používal email pro koordinaci veškeré práce? Věřte, že řada firem stále zadává velkou část práce emailem a potýká se tak s takovými problémy, které jsem popsal výše.

Možná jste na tom lépe a máte jeden informační systém ve kterém si organizujete práci. Skvělé! Rozhodně jste na tom o poznání lépe než s pouhým emailem. Ale neodpustím si příklad 2, který dle mých zkušeností převládá u většině firem. Aby to bylo jednodušší, použiji stejné “flow” jako v tom předchozím příkladu.

Příklad 2: V “samostatně stojícím” softwaru vytvoříte úkol pro jehož splnění je potřeba spolupráce 2 kolegů

• Oba kolegové si přečtou zadání a začnou na něj reagovat. Oba kolegové ale potřebují k vyřešení své části úkolů součinnost ještě někoho dalšího (grafika, programátora, markeťáka nebo třeba zákazníka).
• Kolega 1 má na starost komunikaci se zákazníkem a potřebuje od něj dodat nové texty na web. Pošle mu tedy email s žádostí o tyto texty. Zákazník na email odepíše v odpoledních hodinách, kdy je kolega 1 u zubaře a email si přečte až následující den. Nové texty se tedy do úkolu dostanou o den později, kdy je tam kolega 1 vloží.
• Kolega 2 má na starosti obsah webových stránek. A ke změně textu potřebuje součinnost pracovníka z technického oddělení. Toto oddělení ale používá jiný informační systém. Musí tedy vytvořit požadavek v jejich systému, počkat na jeho splnění a pak sám aktualizovat úkol ve vlastním informačním systému. Tedy dva úkoly, dvojitá práce = neefektivita.

Jasně, příklad 2 je efektivnější než zadávání emailem v příkladu 1 a úkol se vyřeší dříve.

Já si ale myslím, že všechno jde zvládnout ještě o trošku lépe – příklad 3.

Příklad 3: V “integrovaném softwaru” vytvoříte úkol pro jehož splnění je potřeba spolupráce 2 kolegů

• Oba si zadaný úkol přečtou a začnou na něj reagovat. Oba kolegové opět potřebují k vyřešení své části úkolů součinnost ještě někoho dalšího (např. grafik, programátor, markeťák nebo třeba zákazník).
• Kolega 1 má na starost komunikaci se zákazníkem a potřebuje od něj dodat nové texty na web. Přidá tedy dotaz na zákazníka rovnou do aktualizace úkolu. Z úkolu se pošle dotaz emailem, zákazník na něj odepíše a odpověď se uloží do úkolu – v době, kdy je kolega 1 u zubaře. (tj. úspora 1 dne oproti příkladu 2).
• Kolega 2 má na starosti obsah webových stránek. A ke změně textu potřebuje součinnost jiného kolegy z technického oddělení. Jelikož toto oddělení používá stejný informační systém, tak změnový požadavek a informace o jeho splnění zůstává v jednom úkolu. (tj. nehrozí duplicita a téměř jistě se dá očekávat rychlejší vyřešení).,

Cítíte ten rozdíl mezi těmito třemi příklady? Troufám si říci, že tyto 3 příklady víceméně reprezentují 3 evoluční stádia, kterými si musí projít každý, kdo chce firmu či tým řídit efektivně.

Ani já jsem nebyl pochopitelně výjimkou.

Příklad 1 je zastaralý a neefektivní – email je prostě nevhodný nástroj k řízení práce. Zvlášť jakmile se jedná o komunikaci více než 2 osob.

Příklad 2 je na tom už o poznání lépe – máte nějaký informační systém, a to je skvěle. Práce uvnitř malého interního týmu je relativně organizovaná, a to vám umožňuje dosahovat patřičnch výsledků. Problém je ale v tom, že to funguje jen uvnitř týmu – jakmile chcete zapojit jiná oddělení, externisty, zákazníky apod., narážíte na neefektivitu.

Přístup v příkladu 3 je stav, kdy máte 1 informační systém na většinu hlavních procesů. Všichni pracují s jedním softwarem na denní bázi, mohou v něm spolupracovat i s externisty, komunikovat se zákazníky, koordinovat práci s jinými oddělení apod. Třecí plochy se vyhlazují, vše jde najednou nějak snadněji.

Považuji za důležité zmínit, že při paralelním použití více softwarů (příklad 2) je lze mezi sebou navzájem integrovat. Zatím jsem se ale v praxi nesetkal s tak propracovanou integrací, aby se efektivitou vyrovnala jedné integrované aplikaci, která zvládá vše (příklad 3).

Já sám se díky působení v několika projektech současně pohybuji již několik mezi příklady 2 a 3.

A při pohledu zpět mohu jen konstatovat, že ve firmě, kde se používá “all-in-one” software (příklad 3) – zvládám cca 2x více práce než u klientů, kteří využívají více softwarů najednou (příklad 2). Díky integraci více aspektů řízení firmy do jednoho softwaru odpadá paralelní zakládání požadavků do více systému. Totéž platí pro emailovou komunikaci – již žádné zdlouhavé dohledávání polozapomenutých informací ve starých emailech. A co třeba plánování schůzek? Musíte si otevřít Outlook, abyste pozvali ostatní? A video meetingy – opět jiná aplikace?

Je vám to, o čem mluvím, povědomé? Všechny tyhle činnosti vás stojí drahocenný čas. A když ho na konci dne sečtete, věřte, že to bude nebude zanedbatelné číslo. Já sám používám "all-in-one" aplikaci Easy Project již více než 5 let a troufám si říct, že jsem díky tomu ušetřil minimálně několik měsíců života. A to je pro mě argument, proč ji používat i nadále.

Vraťme se k práci z domova.

Pokud svému týmu dáte návod, jak z pracovat z domova a podložíte ho příklady z praxe, máte napůl vyhráno.

Jedině díky specifickým příkladům budou schopni porozumět tomu, co po nich chcete a proč to po nich chcete – a teprve pak se těmito radami mohou začít sami od sebe řídit. (Pokud vám příklady z mého článku přijdou zajímavé a pomohou vám s adaptací práce z domova ve vaší firmě či týmu, tak je klidně použijte.)

Dále se mi také osvědčilo dát lidem prostor pro dotazy. Je velice pravděpodobné, že v průběhu zavádění nových změn se budou lidé více dotazovat. Zodpovězením dotazů zmenšíte vakuum, ve kterém se šíří dezinformace, spekulace a nesprávné domněnky – zkrátka vše, co není žádoucí.

Zavádění práce z domova není žádná “raketová věda”, má své osvědčené a mnohokrát ověřené postupy. Přeji hodně štěstí při jejím zavádění.

Jak to vidíte vy?

Máte podobné zkušenosti anebo máte jiný názor? Zapomněl jsem na něco?

Pokud chcete, napište mi o vašich vlastní zkušenostech s řízením týmu na dálku. Rád vám odepíšu a na oplátku se rád podělím o ty své. Kdoví, třeba se vám díky tomu podaří dosáhnout vyšší efektivity pří práci z domova. Myslím, že to se nám bude v následujícíh letech všem hodit.

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNEK » Je home office efektivní? Výsledky dvouleté studie zde