Integrace s Easy Project pomocí Zapier

Potřeba integrace

V dnešní době je integrace webových systémů důležitější než kdy jindy. Každá společnost pomocí nich řídí své podnikání a většina využívá několik systémů zároveň pro různé oblasti. Zde vniká potřeba integrace, pokud chcete jednotlivé systémy provázat a mít přehled nad celou společností nebo zavést nový systém.

Jakým způsobem je jednoduše provázat? Většina systémů podporuje programové rozhraní API, přes které se lze propojit s dalšími systémy, ale problémem je naučit tyto API spolu komunikovat bez dalšího vývoje pro konkrétní integraci.

Platforma Zapier

Řešením je platforma Zapier, která propojuje API více než 750 webových aplikací a umožňuje předávat data a operace z jedné aplikace do druhé. Jednoduše si tak dokážete nastavit vlastní automatizované workflow bez dalšího vývoje. Každé propojení se nazývá ZAP, které se skládá z triggerů a akcí. Trigger spouští workflow, které je ukončeno akcí.

[image]
Zap workflow

Trigger je událost, při které Zapier zjistí, že v první aplikací vzniklo něco nového, například byl vytvořen nový projekt nebo úkol. Akce je událost, kdy Zapier dle nastaveného workflow vytvoří něco v druhé aplikaci, například vytvoří projekt nebo úkol z první aplikace.

Easy Project na Zapier

Easy Project je na platformě Zapier zatím dostupný v nepublikované verzi, ale s naší pomocí jsme schopni integrovat vám Easy Project se všemi Zapier aplikacemi. Omezení je pouze v možnostech API. Co však dokáže naše API dokáže i Zapier a může tak provádět operace například s následujícími entitami: úkoly, projekty, záznamy času, náklady a příjmy projektu, docházka, kontakty a obchodní případy (CRM).

Ostatní aplikace jsou omezeny dostupnými triggery a akcemi, které se však neustále rozšiřují. Veškeré dostupné aplikace a jejich možnosti integrace naleznete v Zapbook.

Typické případy integrace

Výdaje a příjmy projektu

Jedním z příkladů je společnost, která pro správu financí a účetnictví používá jinou aplikaci než pro řízení projektů. Chce ovšem nad projekty sledovat výdaje a příjmy. Takové workflow pro aplikace XERO a Easy Project by pak mohlo vypadat následovně: Každá zaplacená částka z přijaté/vydané faktury v XERO se do Easy Project přenese jako výdaj/příjem daného projektu.

[image]
Easy Project 2017 expenses and incomes integration

Sledování a výkazy času

Další příklad může byt společnost, která pro sledování a výkazy času zaměstnanců používá dlouhodobě zavedenou aplikaci, například Toggl. Strategický management chce ale začít efektivně řídit své projekty a proto zavede Easy Project. Nadále chce sledovat časy v aplikaci Toggl, ale evidovat je také nad projekty v Easy Project. Workflow je následující: Každý nový časový záznam v Toggl se přenese do Easy Project jako časový záznam daného projektu.

Easy Project 2017 time tracking integration

Integrace projektů

Další příklad se týká integrace projektů. Tým lídr externího oddělení používá Trello, ale strategický manažer pro celou společnost Easy Project. Integrace by mohla řešit následující situaci: Tým lídr pro své oddělení vytváří projekty v aplikaci Trello, ale jsou přenášeny do Easy Project, kde o nich má přehled strategický manažer.

Integrace je možná i opačným směrem, kdy vedoucí vývojového oddělení používá aplikaci JIRA, ale pro celou společnost se používá Easy Project. Integrace by vypadala: Strategický manažer vytváří projekty pro vývojové oddělení v Easy Project, ty jsou přenášeny do aplikace JIRA, kde si je řídí vedoucí svého oddělení.

Easy Project 2017 projects integration

Integrace úkolů

Poslední příklad úzce navazuje na integraci projektů. Když už jsme schopní přenášet mezi aplikacemi projekty, není nic jednoduššího přenášet i jejich úkoly. Příklady mohou být: Tým lídr vytváří v aplikace Trello úkoly, ty jsou přenášeny do Easy Project, kde o nich má přehled strategický manažer, který naopak muže v Easy Project vytvářet úkoly pro vedoucího, který používá aplikaci JIRA.

Easy Project 2017 tasks integration

Možnosti integrace s Easy Project

Možnost integrace závisí na tom, aby na platformě Zapier byla aplikace dostupná. Dále musí splňovat triggery a akce potřebné pro workflow. Zda li je možné vámi používanou aplikaci integrovat s Easy Project zjistíte dle následujícího schématu.

Zapier guideline for integration with Easy Project 2017

Více informací, jak zažádat integraci naleznete na stránce Easy Project Zapier integrace.

Benefity integrace s Easy Project pomocí Zapier

Díky integraci pomocí Zapier získáte možnost napojit vaše dosavadní aplikace na Easy Project. Nic vám tak nebraní začít řídit projekty v Easy Project a mit přehled nad ostatními aplikacemi. Easy Project se tak muže stát vaším centrálním systémem, kam se budou přenášet data z ostatních systémů, bez nutnosti vývoje vlastní integrace, vše zvládne Zapier.