Typy uživatelů

Jak na typy uživatelů

Nadefinujte si typy uživatelů pro jednodušší nastavování oprávnění, šablon, menu. Nastavení najdete v menu Další > Administrace > Typy uživatelů. Zobrazí se vám všechny už vytvořené typy a možnost vytvořit si nový vlastní typ uživatele. 

 

Typ uživatele = konkrétní oprávnění, šablony, menu

V Easy Projectu je k dispozici více než 15 nadefinovaných globálních typů uživatelů. Každý typ uživatele má k dispozici připravenou šablonu s možnostmi, které reprezentují jeho vlastní odpovědnosti. Pro každý typ je již definováno nastavení oprávnění a workflow. Tato oprávnění se dělí na čtyři úrovně (ředitel, manažer, pracovník, externista) a mají již implementované role a práva. Díky tomu je spuštění Easy Projectu snadné - u každého uživatele stačí jedno kliknutí - výběr typu. Navíc máte nekonečné možnosti nastavení třeba vlastních šablon nebo menu. 

Každý typ uživatele by měl mít nadefinovanou roli, tím si ušetříte další nastavování jednotlivých rolí každému nově vytvářenému uživateli. Pro udržení jednoduchého systému je k dispozici několik typických přednastavených rolí, podle nejběžnějších rolí ve firmách. 

Pokud do systému chcete pozvat nového uživatele, můžete mu už dopředu připravit konkrétní roli. 

Každý z uživatelských typů má připravenou konkrétní šablonu a menu, takže je může ihned využívat. 

 

Přidání nového typu uživatele

Kliknutím na zelené tlačítko Nový typ uživatele se vám zobrazí tato stránka. 

Zde si můžete vybrat, jaké možnosti tento uživatel uvidí v horním menu, co mohou vidět ostatní uživatelé (Nastavení viditelnosti), zda zakládáte výchozí typ či zda se bude jednat o interního uživatele. 

 

Příklady nastavení typu uživatele

Externí

Externí uživatel nemá k dispozici například horní Další Menu, ale pouze odkaz na Profil a link na Přihlášení/Odhlášení. Není také zakomponován v pluginu Rozpočty, takže jeho odpracovaný čas nelze vyúčtovat. Pokud tedy potřebujete pro své externisty počítat osobní náklady, je nutné je nastavit jako interní uživatele. 

Interní

Tento uživatel má k dispozici veškerá zobrazení kromě tlačítka Administrace.

 

Vysvětleme si detaily

  • Výchozí? Interní?

Výběrem volby "Výchozí" si připravíte tento typ uživatele pro další využití (jako přednastavený) při vytváření nových uživatelů. Volba "Interní" umožňuje výběr, zda tento uživatelský typ bude firemní pracovník nebo externista či klient, a to s příslušnými oprávněními. 

  • Externí uživatelé nevidí na svých uživatelských profilech možnosti jako Úkoly, Odpracovaný čas, Docházka nebo Zprávy.
  • Externí uživatelé nevidí veřejné uložené filtry, jsou jim dostupné pouze jejich vlastní filtry.
  • Externí uživatelé nevidí odhadovaný čas ani u přidělených úkolů ani ve vytížení zdrojů.
  • Externí uživatelé nevidí aktivitu u projektu, ani když jsou k projektu přiřazeni.
  • Externí uživatelé nejsou zahrnuti v pluginu Rozpočty, takže jejich odpracovaný čas nelze jednoduše převádět do vyúčtování.
  • Administrátor nemůže být externím uživatelem, i když to může mít nastaveno v profilu.

  • Uživatelské menu

Chcete-li svým uživatelům zpřístupnit pouze některá nastavení, například jim nedávat k dispozici pravé menu Další, ale přesto pro ně potřebujete přístup do některé z částí - například ke Znalostní bázi - využijte volbu Uživatelské menu. Zaškrtněte checkbox, zadejte jméno a přidejte konkrétní URL link (omezeno na 2000 znaků).

Výsledek bude vypadat takto:

  • Nastavení viditelnosti

Můžete vybrat jaké typy uživatelů uvidí jiné konkrétní typy. Na výběr je také možnost <<všechny>> - pak budou viditelné všechny ostatní v tu chvíli existující typy uživatelů. Pokud poté vytvoříte další nový typ uživatele, ten nebude vidět, dokud znovu nevyberete volbu zobrazovat <<všechny>>. I při omezené viditelnosti typu uživatele mohou všichni uživatelé s právem „Zobrazit veškerý odpracovaný čas“ na svých uživatelských profilech stále vidět záznamy o odpracovaném čase jiných typů uživatelů. Toto nastavení se nevztahuje na viditelnost odpracovaného času, kterou lze omezit výhradně právy uživatelských rolí na projektech.

 

Vestavěné role

Uživatelé jsou přidáváni do projektů ve zvolených rolích (přímo; zděděné z nadprojektů; zděděné ze skupiny, která je přiřazena na projekt). Nicméně, každá organizace má specifické osoby, které musí být členy všech projektů, např. vrcholní management, kvůli přístupu ke všem datům pro celkové reporty, nebo personalisté, kteří mohou sledovat aktivitu všech uživatel. Ke zjednodušení správy členství takovýchto uživatelů představujeme nové nastavení tzv. vestavěných rolí.

Jak nastavit

Nejprve se ujistěte, že je funkce aktivována v Modulech (Další » Administrace » Moduly » Definované vestavěné role » Upravit » aktivovat).

Po aktivaci přejděte na typ uživatele a zvolte vestavěnou roli.

Jak to funguje

Zde je moment, který vyžaduje obezřetnost, aby nedošlo k nesprávnému výsledku. Uživatel, který je v typu, který má nastavenou vestavěnou roli, se automaticky stává členem všech projektů, pokud v nich již není přiřazen. Je-li na některých projektech přidán jako člen standardními způsoby, vestavěná role na těchto projektech nebude aplikována. Je zřejmé, že tato funkce může vést k jisté dualitě nastavování členství. Proto doporučujeme, pokud se rozhodnete na některé typy uživatel aplikovat vestavěnou roli, abyste uživatelé toho typu odebrali jako členy ze všech projektů a šablon, aby byli spravovány pouze vestavěnou rolí. Pokud tyto uživatele někdo přidá do projektů ručně, nic to v systému nerozbije, ale může vést k ztrátě nebo získání některých práv. V nastavení projektu, sekci členové, jsou uživatelé s vestavěnou rolí zobrazeni v samostatné sekci.

Vyzkoušejte Easy Project na 30 dní zdarma

Všechny funkce, SSL ochrana, denní zálohy. Vyzkoušejte bez rizika ještě dnes.