Asset & Configuration management

Glosář

Správa majetku a konfigurace - název pluginu.

Vlastní tabulka - vlastní entity vytvořené s vlastními poli jako majetek nebo kontakty.

Vlastní záznamy - záznamy ve vlastní tabulce, majetek nebo kontakt.

Vlastní pole - Vlastní pole Easy Projectu se používají k vytváření vlastních tabulek. Jedno vlastní pole představuje jednu sloupec v tabulce, jako je Celé jméno, E-mail, Telefonní přípona.

Přehled

Plugin Správa majetku a konfigurace je nástroj, který umožňuje uživatelům Easy Projectu snadno navrhovat a vytvářet vlastní tabulky s daty a rozšiřuje jejich funkčnost. Využitím vlastních polí systému lze tyto tabulky přizpůsobit pro efektivní organizaci a ukládání potřebných informací. Plugin také umožňuje uživatelům propojit své tabulky s různými prvky v rámci Easy Projectu, jako jsou projekty, úkoly, uživatelé a další. To poskytuje uživatelům větší flexibilitu a kontrolu nad jejich daty, ať už se jedná o majetek, sklad, kontakty nebo jen tabulku, kde chcete přímo ukládat svá data v Easy Projectu.

Klíčové funkce:

• Žádné zkušenosti s programováním.
• Možnost navrhovat a vytvářet vlastní datové prvky.
• Použití vlastních polí pro přizpůsobení tabulek pro efektivní organizaci a ukládání informací.
• Propojení tabulek s různými prvky v rámci Easy Projectu.
• Vytvoření vlastní databáze pro data, která nelze přesně reprezentovat pomocí nativních entit a polí.
• Větší flexibilita a kontrola nad daty pro uživatele.
• Proměnná přístupová oprávnění.
• Vlastní viditelnost pro tabulky a vlastní pole.
• Export dat do formátů PDF, XLSX a CSV.
• Import dat ve formátu CSV.
• Definování vlastních upozornění a oznámení, když jsou splněny definované podmínky.
• Přizpůsobení vašich nástěnek daty z vlastních tabulek.
• Správa vašeho majetku prostřednictvím API (Swagger) a WebHooks.
• Propojení existujících dat s úkoly, projekty nebo uživateli bez zdvojování informací.

Jak (de)aktivovat plugin

Plugin je k dispozici v Globálním menu v sekci Doplňky.

Také nastavení vlastních tabulek lze najít v Správa > Vlastní tabulky.

Správci mohou zkontrolovat, zda je plugin nainstalován, přejděte na Správa > Pluginy a vyhledejte Vlastní tabulka.

Jak nastavit přístup k vlastním tabulkám

Správa vlastních tabulek

Pro vytvoření, úpravu nebo odstranění vlastní tabulky musí uživatel mít jednu z následujících možností:

• Částečný správce
• Vlastní pole
• Správa majetku a konfigurace
• Správce

Částeční správci bez oprávnění pro vlastní pole nebudou moci přidávat vlastní pole do vlastních tabulek.
Kromě toho v Správa > Role a oprávnění můžete rozhodnout, jaké uživatelské role mají oprávnění pro zobrazení a úpravu vlastních záznamů.

Role a oprávnění

• Zobrazit globální vlastní tabulky - umožňuje přihlášeným uživatelům přístup k modulu Správa majetku a konfigurace a zobrazení globálních vlastních tabulek.
• Upravit globální vlastní tabulky - umožňuje přihlášeným uživatelům vytvářet, upravovat a odstraňovat globální vlastní tabulky. Vyžaduje oprávnění 'Zobrazit globální vlastní tabulky'.
• Spravovat vztahy - umožňuje přihlášeným uživatelům přidávat a odebírat související vlastní tabulky. Vyžaduje oprávnění 'Zobrazit globální vlastní tabulky' nebo 'Upravit globální vlastní tabulky'.

Povolení vlastních tabulek

Pro každou vlastní tabulku můžete nastavit další oprávnění k prohlížení a úpravě záznamů. Chcete-li to provést, přejděte na stránku Nastavení vlastní tabulky. Globální nabídka > Správa majetku a konfigurace, poté klikněte na ikonu tužky vpravo.

• Viditelné - Nastavení, která umožňují definovat role, které mohou vidět záznamy této konkrétní tabulky.
• Upravitelné - Nastavení, která umožňují definovat role, které mohou upravovat záznamy této konkrétní tabulky.

Důležité vědět

Nastavení Viditelné a Upravitelné nekopírují ani nenahrazují globální oprávnění role. Představte si, že máte dvě role - role A a role B, a dvě vlastní tabulky - Vlastní tabulka 1 a Vlastní tabulka 2. Potřebujete, aby role A viděla pouze Vlastní tabulku 1 a role B viděla pouze Vlastní tabulku 2. V rolích a oprávněních povolte příslušná oprávnění pro obě role A a B. Poté pro Vlastní tabulku 1 nastavte oprávnění Viditelné na roli A a pro Vlastní tabulku B nastavte oprávnění Viditelné na roli B. Výsledkem budou dvě role se stejnými oprávněními. Nicméně role A uvidí pouze Vlastní tabulku 1 a role B uvidí pouze Vlastní tabulku 2. Stejným způsobem to funguje i s oprávněními úprav a nastavení Upravitelné na tabulce.

Speciální viditelnost vlastních polí

Jelikož jsou vlastní tabulky složeny z vlastních polí, můžete na každé vlastní pole přidat nastavení Speciální viditelnosti. Další informace naleznete v dokumentaci k vlastním polím.

Důležité vědět

Nastavení speciální viditelnosti vlastních polí se vyhodnocuje po oprávněních rolí a nastaveních Viditelné a Upravitelné. Představte si, že máte dvě role - role A a role B. Obě role mají příslušná oprávnění k prohlížení záznamů a jsou vybrány v nastavení Viditelné vlastní tabulky. Uživatelé s oběma rolemi tak mohou vidět záznamy dané tabulky. Nicméně chcete skrýt jedno pole vlastní tabulky uživateli s rolí B. V nastavení speciální viditelnosti pro vlastní pole byste měli vybrat pouze uživatele s rolí A. Výsledkem bude, že obě role uvidí záznamy, ale uživatelé s rolí B neuvidí pole s vybranou speciální viditelností.

Jak vytvořit vlastní tabulku

Vlastní tabulky mohou vytvářet administrátoři nebo částeční administrátoři. Další informace naleznete v článku Jak nastavit přístup k vlastním tabulkám.

Přejděte na Správa > Vlastní tabulky. Uvidíte seznam všech vlastních tabulek v aplikaci.

Klikněte na tlačítko Plus.

Zadejte název vlastní tabulky a další nastavení pro vytvoření vlastní tabulky. Všechna nastavení lze později změnit.

• Název - Název vlastní tabulky.
• Typ - Typ vlastní tabulky. Toto nastavení vám umožňuje seskupit tabulky podle oblasti podnikání.
• Ikona - Ikona vlastní tabulky.
• Popis - Popis vlastní tabulky.
• Vztahy - Vyberte moduly, se kterými mohou vlastní tabulky vytvářet vztahy. Vyberte sledovače, abyste umožnili vztahy s úkoly. 
  
• Viditelné - Určete, jaké role mohou vidět vlastní tabulku. Další informace naleznete v oprávněních vlastních tabulek.
  
• Upravitelné - Určete, jaké role mohou upravovat vlastní tabulku. Další informace naleznete v oprávněních vlastních tabulek.

Po vytvoření vlastní tabulky budete přesměrováni na stránku Nastavení vlastní tabulky, karta Vlastní pole.
Přidejte do vlastní tabulky potřebná vlastní pole.
Vlastní tabulka je připravena k použití.

Příklad

Představme si, že máme velkou kancelář s mnoha tiskárnami a chceme mít přehled o všech zařízeních v naší aplikaci Easy Project.

Nejprve musíme vytvořit vlastní tabulku pro ukládání dat o našich tiskárnách. Přejdeme na stránku Správa > Vlastní tabulky a klikneme na tlačítko Nová vlastní tabulka.

Poté nastavíme naši tabulku.

• Název - Tiskárny.
• Typ - Správa majetku.
• Ikona - Ikona tiskárny.
• Popis - Všechny tiskárny používané v kanceláři.
• Vztahy - V této fázi nejsme si jisti, jaké vztahy potřebujeme, takže toto nastavení přeskočíme. 
  
• Viditelnost - Chceme, aby tabulku viděli všichni kromě externích pracovníků. Vybereme role C-level, Projektový management a Člen týmu.
• Upravitelnost - Chceme, aby tabulku mohli upravovat pouze projektoví manažeři. Vybereme roli Projektový management.

Jakmile jsou nastavení připravena, klikneme na tlačítko Uložit. Tabulka byla úspěšně vytvořena.

Jak přidat vlastní pole do vlastní tabulky

Vlastní tabulky jsou tvořeny vlastními poli. Neexistuje žádný limit pro počet polí, které můžete přidat do vlastní tabulky. Nicméně doporučujeme přidávat pouze nezbytná pole jako osvědčenou praxi. Čím více polí přidáte, tím déle to bude trvat zobrazování dotazů, přehledů atd.
Pro začátek používání vlastní tabulky musíte přidat alespoň jedno vlastní pole.
Chcete-li přidat vlastní pole do vlastní tabulky, přejděte na stránku nastavení vlastní tabulky. Správa > Vlastní tabulky, poté klikněte na ikonu tužky vpravo.

Poté přejděte na kartu Vlastní pole. Na této stránce uvidíte všechna vlastní pole tabulky (pokud nějaká existují).

Chcete-li přidat nové vlastní pole, klikněte na tlačítko Nové vlastní pole.

Vyberte formát a specifikujte všechna potřebná nastavení, poté klikněte na tlačítko Uložit.
Pro více informací o nastavení vlastního pole si přečtěte dokumentaci.

Po přidání několika vlastních polí můžete na této stránce upravovat, mazat a měnit pozice vlastních polí.

Vždy je jedno vlastní pole označeno jako Hlavní. To znamená, že toto vlastní pole je povinné, i když nevyberete možnost povinného pole v nastavení vlastního pole. Výchozí nastavení je, že první vytvořené vlastní pole je Hlavní. Z tohoto důvodu musí první přidané vlastní pole mít jeden z následujících formátů:

• Text
• Dlouhý text
• E-mail
• Celé číslo
• Desetinné číslo
• Datum
• Datum a čas
• Seznam
• Vyberte zemi

Vlastní pole označené jako Hlavní nelze smazat. Tato funkce byla přidána k zabránění problémům s vztahy a ztrátou dat.

Přeřazení vlastních polí změní vzhled přehledu tabulky a také změní pořadí vlastních polí na stránce Nový záznam. 

Srovnání následujících příkladů:

• Model
• Značka
• Barva tisku?
• Tisková technologie
• Velikosti papíru

• Značka
• Model
• Barva tisku?
• Tisková technologie
• Velikosti papíru

Příklad

V příkladu Jak vytvořit vlastní tabulku jsme vytvořili tabulku Tiskárny. Nyní přidejme vlastní pole do tabulky.

Nejprve musíme otevřít stránku úpravy tabulky a záložku Vlastní pole.

Začněme vlastním polem, které bude reprezentovat model tiskáren. Klikněte na tlačítko Nové vlastní pole, vyberte formát Text a zadejte Název jako Model. Poté klikněte na tlačítko Uložit.

Úspěšně jste přidali první vlastní pole do vaší tabulky. Jak můžete vidět, vlastní pole bylo automaticky označeno jako Hlavní a je tedy Povinné.

Nyní byste měli přidat další vlastní pole, která potřebujete v tabulce. V našem příkladu přidáme následující pole:

• Značka - seznam klíč/hodnota, s následujícími možnostmi:
• HP
• Canon
• Epson
• Barevný tisk? - boolean
• Tisková technologie - seznam klíč/hodnota, s následujícími možnostmi:
• Laser
• Inkjet
• LED
• Formáty papíru - seznam klíč/hodnota, s následujícími možnostmi (více hodnot):
• A0
• A1
• A3
• A3+
• A4

Po přidání vlastních polí klikněte na název tabulky, abyste se dostali na stránku přehledu tabulky. Pro přidání prvního záznamu klikněte na tlačítko Nová tiskárna, vyplňte pole a klikněte na tlačítko Uložit.

Po přidání vlastních polí chceme změnit pořadí, ve kterém jsou vlastní pole zobrazena ve formuláři pro nový záznam. Chceme, aby uživatelé vybrali značku před zadáním modelu. Pro dosažení toho jednoduše přesuňte pole Značka nahoru, aby bylo první na seznamu.

Nyní otevřete stránku přehledu vlastní tabulky a podívejte se na změnu.

Jak můžete vidět, pole Značka a Model změnily své pozice.

Jak smazat vlastní tabulku

Chcete-li smazat vlastní tabulku, přejděte na stránku správy vlastních tabulek Správa > Vlastní tabulky. Zde můžete tabulku smazat kliknutím na tlačítko smazat. Také můžete stisknout ikonu tužky a přejít na stránku úpravy vlastní tabulky.

Na stránce nastavení klikněte na tlačítko Smazat vpravo.

Zadejte název vlastní tabulky a zaškrtněte políčko Smazat vlastní tabulku. Poté klikněte na tlačítko Smazat.

Důležité vědět

Smazání tabulky znamená smazání všech dat uložených v této tabulce a všech jejích vztahů. Není cesty zpět. Jakmile smažete tabulku, všechny informace budou smazány. Před smazáním vlastní tabulky se ujistěte, že data nepotřebujete.

Jak přidat záznamy do vlastních tabulek

Záznamy v vlastních tabulkách lze vytvářet na přehledové stránce vlastních tabulek a na stránkách souvisejících entit. Přejděte na Správa > Vlastní tabulky. Poté vyberte tabulku kliknutím na její název.

Uvidíte přehledovou stránku vlastní tabulky se všemi záznamy. Klikněte na tlačítko Nový , vyplňte pole a klikněte na tlačítko Uložit.

Pokud potřebujete vytvořit více záznamů, použijte možnost Uložit a nový.

Pokud je vlastní tabulka propojena s jinými entitami, například úkoly, můžete vytvářet záznamy přímo z entity. K tomu otevřete přehledovou stránku úkolu.

Poté v pravém menu najděte typ vlastní tabulky. V našem příkladu má vlastní tabulka Tiskárny typ Správa majetku.

Klikněte na tlačítko Správa majetku, poté na Přidat související tiskárnu.

Ve formuláři můžete vybrat existující tiskárnu a propojit ji s úkolem nebo vytvořit novou kliknutím na tlačítko Nová tiskárna.

Příklad

Vytvořili jsme tabulku Tiskárny a přidali do ní vlastní pole. Nyní ji propojíme s úkoly.

Představte si, že máte pracovníky v back office, kteří nakupují tiskárny pro vaši kancelář. Když vaše společnost potřebuje novou tiskárnu, manažer vytvoří úkol pro back office, aby koupil novou tiskárnu. Propojení vlastní tabulky s úkoly umožní pracovníkům v back office zadávat údaje o tiskárně přímo ze stránky přehledu úkolu.

Přejděte tedy na stránku úpravy vlastní tabulky. Otevřete záložku Obecné.

Najděte pole Tracker a vyberte trackery, se kterými chcete tabulku propojit. V našem příkladu chceme ji propojit s úkoly s trackerem Úkol.

Po výběru trackeru klikněte na tlačítko Aktualizovat, abyste uložili změny. Nyní otevřete jakýkoli projekt, ve kterém máte úkoly s trackerem Úkol. Poté otevřete úkol (přejděte na stránku přehledu úkolu). V našem příkladu máme projekt back office a úkol na koupi nové tiskárny.

Na stránce přehledu úkolu byste měli vidět tlačítko se stejným názvem jako náš typ tabulky Tiskárny - Správa majetku.

Klikněte na tlačítko, uvidíte tlačítko Přidat související tiskárnu. Klikněte na tlačítko, abyste přidali existující tiskárnu nebo vytvořili novou. Vzhledem k tomu, že naším úkolem je koupit novou tiskárnu, vytvoříme novou.

Po vytvoření nové tiskárny se posuňte dolů a klikněte na záložku Tiskárny. Uvidíte vytvořenou tiskárnu.

Jak zobrazit záznamy vlastní tabulky v projektech, úkolech a dalších entitách v poli

Představte si, že máte vlastní tabulku naplněnou daty a chcete mít v projektu pole, ve kterém můžete vybrat data z tabulky. Existují dva způsoby, jak toho dosáhnout.

Vyhledávací vlastní pole

Přejděte na Globální menu > Správa > Vlastní pole. Klikněte na Nové vlastní pole a vyberte objekt, ke kterému chcete přidat vlastní pole, v našem příkladu je to projekt.

Uvidíte stránku vytváření vlastního pole. V poli Formát vyberte možnost Vyhledávání. Dejte poli název, v našem příkladu ho pojmenujeme Kontakt. V poli Entita vyberte Vlastní tabulka, poté v poli Vlastní tabulka vyberte tabulku, ze které chcete získat data.

Pokud je potřeba, aplikujte další nastavení a klikněte na Uložit.

Nyní otevřete projekt a podívejte se, jak to funguje. Na stránce informací o projektu uvidíte pole, ve kterém můžete vybrat data z tabulky.

Vlastní tabulka vlastního pole

Stejným způsobem, jak je popsáno výše, můžete použít vlastní tabulku vlastního pole. Příklad nastavení:

Na stránce projektu to bude vypadat takto:

V čem spočívá rozdíl mezi těmito dvěma možnostmi?
Vlastní tabulka vlastního pole má oproti vyhledávání další funkce. Především vám umožňuje zobrazovat záznamy, které odpovídají určitým filtrům. Představte si, že máte seznam kontaktů, každý kontakt patří k jiné společnosti a chcete uživatelům zobrazit pouze kontakty z určitých společností. Vytvořte pro tabulku uložený filtr a vyberte ho v poli Uložený filtr.
Také vám vlastní tabulka vlastního pole ukazuje všechny projekty, ve kterých byl kontakt vybrán v poli na přehledu kontaktu.

Jak zobrazit data z vlastních tabulek na nástěnkách

Plugin Asset & Configuration management přidává nový modul na nástěnku. Tento modul se nazývá Asset & Configuration management List a umožňuje zobrazovat záznamy z vlastních tabulek na jakékoli přizpůsobitelné stránce.

Tuto nástěnku lze přidat stejně jako jakýkoli jiný modul na nástěnku. Po přidání modulu na nástěnku vyberte vlastní tabulku, kterou chcete zobrazit.

Uložené, ad-hoc a globální filtry fungují stejným způsobem jako u standardního seznamu na nástěnce. Standardní funkce jako Řazení, Sloupce, Seskupit výsledek podle a Zobrazení jsou k dispozici a fungují stejným způsobem jako u standardní seznamu na nástěnce.

Jak přidat grafy a diagramy založené na aktivách na přizpůsobitelnou stránku

Chcete-li přidat graf založený na vlastní tabulce na stránku nástěnky, musíte vytvořit uložený filtr pro vlastní tabulku.
Nejprve přejděte na přehled vlastní tabulky. Pak použijte nastavení dotazu. Výstupy vyberte možnost Graf. Poté použijte nastavení grafu.

Uložte filtr. Podrobnější informace o uložených filtrech naleznete v dokumentaci.

Jakmile je uložený filtr připraven, přejděte na stránku nástěnky, kde chcete graf zobrazit.
Přidejte modul Asset & Configuration management list a vyberte vlastní tabulku, kterou chcete zobrazit.

Vyberte možnost Uložený filtr a vyberte svůj uložený filtr ze seznamu.

Jak importovat data do vlastních tabulek

Plugin Asset & Configuration management přidává funkci importu pro vlastní tabulky.
Pro přístup k importu přejděte na stránku Easy Imports Správa > Import XML dat > Pokročilý import.

Klikněte na tlačítko Nový import vlastní tabulky CSV. Zadejte název importu a vyberte vlastní tabulku, kterou chcete importovat.

Po této fázi funguje importér stejným způsobem jako pro jakoukoli jinou entitu. Stručně:

1. Nahrajte soubor CSV.
2. Vytvořte mapování.
3. Importujte.

Pokročilá funkce importu je určena pouze pro školený personál. Prosím, neignorujte tuto výstrahu, protože to může mít následky. Pro více informací nás prosím kontaktujte.

Jak integrovat (synchronizovat) data z vlastních tabulek

Plugin pro správu majetku a konfigurace přidává API pro vlastní tabulky a vlastní záznamy. Dokumentace API je k dispozici v Easy Swagger na stránce - /easy_swagger.

Pro vlastní tabulky se odkazujte na dokumentaci vlastní tabulky.

Pro vlastní záznamy se odkazujte na dokumentaci vlastní entity.

Plugin pro správu majetku a konfigurace přidává Webhooky pro vlastní tabulky.

Pro přístup k nastavením webhooků přejděte na Easy WebHooks.

Pro vytvoření nového webhooku pro vlastní tabulku klikněte na tlačítko Nový snadný webhook. V poli Entita vyberte CustomEntity.

Všechna ostatní nastavení webhooku jsou stejná jako pro ostatní snadné webhooky.

Jak používat upozornění (systém časného varování) s vlastními tabulkami

Upozornění vás informují o důležitých termínech, překročení rozpočtu nebo překročení přiděleného času. Plugin pro správu majetku a konfigurace rozšiřuje funkčnost systému časného varování tím, že vám umožňuje nastavit upozornění pro vlastní tabulky.

Pro vytvoření upozornění pro vlastní tabulku musíte vytvořit uložený filtr, který bude sledován systémem časného varování. Zde je příklad, jak vytvořit upozornění pro vlastní tabulku.

Představte si, že vaše společnost poskytuje zaměstnancům notebooky a máte tabulku Počítače pro správu všech aktiv jako notebooky a PC.

Každý počítač má pole Expirace záruky. Po datu v tomto poli by měl back office prodat počítač a koupit nový, aby minimalizoval rizika. Vytvořte tedy filtr, který zobrazí vaše počítače s exspirací záruky v tomto měsíci.

Tento filtr vám ukáže počítače, které je potřeba tento měsíc změnit. Poté můžete vytvořit upozornění, které vás informuje, když je v filtru nová položka.

Přejděte na Globální menu > Upozornění a oznámení.

Klikněte na tlačítko Nové upozornění. Pojmenujte své upozornění. V poli Sledovat vyberte možnost Uložený filtr v rámci Správy majetku a konfigurace. Poté vyberte vlastní tabulku, pro kterou chcete upozornění nastavit. V poli 'Varovat, pokud počet záznamů ve filtru' vyberte sledovaný uložený filtr. Použijte další nastavení podle vašich požadavků a klikněte na Uložit.

Nyní všichni zodpovědní pracovníci obdrží oznámení e-mailem, když je v tomto měsíci nějaký počítač s exspirací záruky.

Chcete-li se dozvědět více o upozorněních, přečtěte si článek o upozorněních (systému časného varování).