Analýza dosažené hodnoty

Jak využívat Analýzu dosažené hodnoty

Video tutorial
Úvod
Jak získat modul
Jak vytvořit novou dosaženou hodnotu
Jak používat modul
Jak přidat modul na úvodní stránku přehledu projektu a na vlastní homepage
Role a práva
Příklady využití

Analýza dosažené hodnoty (nebo-li Earned value management - EVM, případně Earned value project/performance management - EVPM) je metoda projektového řízení, která je cílena na měření výkonu a pokroku v projektu objektivním způsobem. V integrovaném systému vás EVM v průběhu projektu umí upozornit na konkrétní možné problémy ve výkonnosti, tento nástroj tak je důležitou součástí dosažení konečného dobrého výsledku. Proto je tato metoda využívána pro řízení výkonu.

 

Úvod

Dřívější průzkumy využití metody EVM ukázaly, že má důležitý vliv na oblasti plánování a kontroly. Využití této metody také vylepšuje jak určení rozsahu tak i následnou analýzu celkového výkonu projektu. Novější průzkumy pak ukazují, že principy EVM jsou pozitivními prediktory úspěchu projektů. Obecně je metoda EVM v posledních letech oblíbenější také díky vládním kontraktům, což je sektor, kde jeho důležitost stále narůstá (například DFARS), metoda EVM totiž také pomáhá předcházet sporům a zvyšuje tak stabilitu a bezpečnost kontraktů.

 

Obecná fakta o EVM

• Earned Value Management = integrovaný přístup projektového řízení
• Proces řízení, který zahrnuje rozsah práce (dosaženou hodnotu) s plánováním (času) a zdroji rozpočtu (náklady).
• Výchozí baseline řízení výkonu je postavena tak, aby směřovala k cíli projektu ("plánovaná hodnota"). 
• Pokrok v projektu je měřen jako "získaná hodnota".
• Využívá sadu metrik, které poskytují přesné náklady a rozpis částek
• EVM není jen specifický systém nebo sada nástrojů, ale spíše souhrn zásad, které napomáhají společnostem se systémem řízení a kontroly 

Analýza dosažené hodnoty má schopnost kombinace metrik v trojúhelníku projektového řízení

• Rozsah (v Easy Project "křivka získaná hodnota")
• Čas (harmonogram) (v Easy Project horizontální linie v EV grafu)
• Náklady (v Easy Project "křivka aktuálních nákladů")

EVM poskytuje odpovědi na následující otázky:

• Má projekt časový harmonogram?
• Odpovídají vydané náklady harmonogramu?
• Kdy bude projekt dokončen?
• Budou skutečné náklady stejné, jako v plánu?

 

Jak získat modul

Analýza dosažené hodnoty je modul na úrovni projektů, proto může být povolen v Nastavení projektu > Moduly. U projektu musí být také povolen Ganntův diagram a Easy Baseline modul, které jsou důležité pro plánování hodnot a zobrazování dat. Záložku modulu pak najdete v horním menu na přehledu projektu, jak je vidět na obrázku. 

 

Jak vytvořit novou dosaženou hodnotu

U konkrétního projektu jděte na Nastavení > Dosažené hodnoty > Nová dosažená hodnota. Vyplňte požadovaná pole:

• Typ - vyberte vhodný typ dosažené hodnoty (momentálně je dostupná jen volba "Předepsané hodiny")
• Baseline - vyberte výchozí plán
• Jméno - zadejte název
• Výchozí - zaškrtněte, pokud má být tato hodnota jako výchozí
• Průběžně aktualizovat - Data jsou plně načítána do dalšího spuštění (tato operace může být časově náročná). Cron data jsou aktualizována každý den. Toto nastavení znamená, že data nebudou průběžně aktualizována, ale vždy smazána a nově načtena, prostě se jen znovu přepíší.

 

Jak používat modul

Předtím, než začnete s modulem pracovat, je potřeba nakonfigurovat detaily - u projektu jděte na Nastavení > Dosažené hodnoty. Na obrázku vidíte, jak stránka s nastavením vypadá. Je na ní seznam existujících grafů, můžete jich zde mít neomezené množství a rychle mezi nimi přepínat. Jednotlivé grafy mohou využívat jinou baseline (výchozí plán), která je pak zobrazena jako křivka Plánované hodnoty. To je výhodou při srovnávání různých cílů projektů s aktuálním pokrokem. Každý z grafů můžete upravovat nebo smazat, vybraný nastavit jako výchozí (bude se na seznamu zobrazovat jako výchozí, pokud je k dispozici více diagramů) nebo vytvořit nový kliknutím na zelené tlačítko "Nový" vpravo. 

V dolní části stránky je rychlá volba "Vytvořit baseline" se seznamem vytvořených/existujících baseline vpravo. Každá je pojmenována, má datum vytvoření a může být obratem smazána kliknutím na příslušnou volbu "Smazat". Baseline představuje váš cíl projektu, který je v grafu zobrazován jako křivka "Plánovaná hodnota". Chcete se dozvědět více o baseline? Podívejte se na tento návod. Jakmile máte baseline vytvořenou a chcete ji využít v novém nebo existujícím grafu, vyberte ji při vytváření nebo úpravě grafu a nastavení dejte uložit. Pro zobrazení dat Dosažených hodnot klikněte na záložku v horním menu daného projektu, výsledky budou vypadat například takto:

Pro ujasnění používaných výrazů přikládáme definice:
Plánovaná hodnota (PV - Planned value) - schválený rozpočet pro naplánovanou práci, která bude dokončena v určeném čase; také vyjádřeno jako plánované výdaje na plánovanou práci. Celková plánovaná hodnota úkolu se rovná rozpočtu na dokončení úkolu - celkové částce (nákladu) na určený úkol. V Easy Project je počítána jako celkový odhadovaný čas všech úkolů v projektu podle vybrané baseline. Příklad: na konci čtvrtého týdne mají být dokončeny 4 domy, plánovaná hodnota je 4000 USD.  

Dosažená hodnota (EV - Earned Value) - představuje částku určenou na náklady pro odvedení práce, která byla dokončena (skončila v udaném stavu) k určenému datu - tedy skutečnou vytvořenou hodnotu. Často se také označuje jako výdaje na odvedenou práci a je vypočtena jako procento dokončené práce z celkového plánovaného rozpočtu. V Easy Project je počítána jako celkové procento dokončené práce všech úkolů projektu. Příklad: na konci čtvrtého týdne byly dokončeny jen 3 domy, EV má hodnotu 3000 USD.

Aktuální náklady (AC - Actual Cost) - skutečně vynaložené náklady na dokončenou práci v určeném termínu neboli skutečné náklady na odvedenou práci. V Easy Project jsou počítány jako celková částka odpracovaného času všech úkolů v projektu. Příklad: na konci čtvrtého týdne bylo vydáno 4000 USD, Aktuální náklady jsou 4000 USD. 
 

Metoda EVM je založena na sledování těchto tří aspektů projektu, se zaměřením na zdravý průběh projektu, s pomocí těchto tří indicií:

Časová odchylka (Schedule Variance - SV) – je rozdíl mezi plánovanou hodnotou a dosaženou hodnotou, udává tak, zda-li  pokrok v projektu postupuje podle harmonogramu. Podle této hodnoty lze určit, zda jsou práce v předstihu nebo se opožďují. 

• Časová odchylka (SV) = Dosažená hodnota (EV) – Plánovaná hodnota (PV)
• Pokud je projekt oproti harmonogramu opožděn, hodnota Časové odchylky bude záporná (tj. bylo odpracováno méně, než je plánováno)
• Pokud pokrok v projektu postupuje podle plánu, hodnota je nula
• Pokud je projekt napřed před harmonogramem, hodnota odchylky bude kladná (bylo odpracováno více, než je plánováno)
• Příklad: na konci čtvrtého týdne - hodnota SV = EV – PV = 3000 USD – 4000 USD = -1000 USD (opožděno proti plánu)

Výkon podle času (Schedule Performance - SP) — poměr mezi hodnotami Dosažená hodnota (EV) a Plánovaná hodnota (PV). Tento ukazatel udává poměrnou hodnotu, zda je projekt napřed nebo opožděn oproti harmonogramu, nazývá se také ukazatel efektivity časového postupu. Hodnotu SP můžete využít při plánování nebo úpravě dalších zbývajících úkolů.

• Výkon podle času (SP) = Dosažená hodnota (EV) / Plánovaná hodnota (PV)
• Pokud je projekt opožděn, pak je hodnota SP < 1 (tj. bylo odpracováno méně, než je plánováno)
• Projekt pokračuje podle plánu, hodnota SP je rovna 1
• Pokud je projekt napřed, hodnota SP > 1 (tj. bylo dosaženo více, než je plánováno)
• Příklad: na konci čtvrtého týdne je hodnota SP = EV/PV = 3000 USD/4000 USD = 0,75 (opožděno proti plánu)

Nákladová odchylka (Cost Variance - CV) – rozdíl mezi hodnotami EV a AC, určuje, zda náklady v projektu přesahují nebo dodržují plánovaný rozpočet. Tato hodnota ukazuje, o kolik jsou náklady pod nebo o kolik přesáhly schválený rozpočet.

• Nákladová odchylka (CV) = Dosažená hodnota (EV) – Aktuální náklady (AC)
• Pokud je v projektu přesažen rozpočet, hodnota CV bude mínusová (tj. bylo odpracováno méně, než vydáno)
• Projekt pokračuje podle plánovaného rozpočtu, hodnota CV je rovna nule
• Pokud jsou náklady nižší, než plánované, CV je kladná hodnota (tj. bylo odpracováno více, než vydáno)
• Příklad: na konci čtvrtého týdne hodnota CV = EV– AC = 3000 USD – 4000 USD = -1000 USD (přesažen rozpočet)

Výkon podle nákladů (Cost Performance - CP) — poměr hodnot Dosažená hodnota (EV) a Aktuální náklady (AC). Hodnota Výkon podle nákladů udává poměrnou hodnotu odvedené práce vzhledem k nákladům na práci, vyjadřuje efektivitu vynaložených prostředků. Hodnotu CP v daném dni můžete využít pro zohlednění nákladů na zbývající části úkolů. 

• Výkon podle nákladů (CP) = Dosažená hodnota (EV) / Aktuální výdaje (AC)
• Pokud výdaje projektu přesáhly rozpočet, je hodnota CP < 1 (tj. bylo odpracováno méně, než vydáno)
• Projekt pokračuje podle plánovaného rozpočtu, hodnota CP = 1
• Pokud jsou výdaje menší, než plánovaný rozpočet, je CP > 1 (tj. bylo odpracováno více, než vydáno)
• Příklad: na konci čtvrtého týdne je hodnota CP = EV/AC = 3000 USD/4000 USD = 0,75 (přesažen rozpočet)

Rozsah grafu je dán datem začátku a datem dokončení + 20 % projektu. Zvýrazňuje také Dnešní den a Datum dokončení.

 

Jak přidat modul na úvodní stránku přehledu projektu a na vlastní homepage

Svou úvodní stránku a stránku s přehledem projektu si můžete upravit podle vlastních preferencí - klikněte na "Přizpůsobit stránku" v dolní části. Vyberte si moduly, které chcete zobrazit a jejich umístění na konkrétní místa. Modul "Dosažená hodnota" si vyberte z rozbalovacího menu a nastavení si uložte.

 

Role a práva

Oprávnění k zobrazení nebo editaci dat v modulu "Dosažené hodnoty" můžete upravit v Menu Další > Administrace > Role a práva > vyberte roli > Dosažené hodnoty - postup je vidět na obrázku. Pro zobrazení baseline a nadefinování Plánované hodnoty je potřeba oprávnění k zobrazení a editaci baseline.

 

Příklady využití

Projekt A byl schválen v délce trvání jednoho roku a s rozpočtem X. V plánu je také zaneseno, že v prvních šesti měsících bude vynaloženo 50 % nákladů rozpočtu. Pokud by nyní, po uplynutí 6 měsíců od zahájení projektu, projektový manažer reportoval, že vydal 50 % z rozpočtu, dalo by se předpokládat, že projekt pokračuje ideálně podle plánu. Nicméně ve skutečnosti poskytnuté informace nejsou dostatečné k takovému závěru. Na projekt skutečně mohlo být vynaloženo 50 % nákladů z rozpočtu, zatímco současně mohlo být dokončeno jen 25 % práce - což reálně znamená, že celý projekt nepokračuje zrovna dobře. Nebo také mohlo být vynaloženo 50 % plánovaných nákladů, ale odpracováno už 75 % plánované práce - a to naopak znamená, že projekt běží mnohem lépe, než bylo plánováno. Právě zde je záměrem modulu Dosažené hodnoty schopnost řešit zmíněné a podobné potíže.