Easy Project Essentials

Myšlenkové mapy slouží pro lepší plánování, brainstorming a tvorbu schémat projektů a procesů. Můžete je použít k uspořádání myšlenek o libovolném projektu, aniž byste museli vytvářet úkoly. Na rozdíl od WBS jsou navržené spíše pro fázi iniciace a analýzy projektu, kdy ještě není třeba vytvářet úkoly a kolaborovat, ale především zanalyzovat a promyslet všechny části projektu či procesu.

S novou mobilní aplikací Easy Projectu máte perfektní kontrolu nad svými projekty, i když zrovna nesedíte u počítače. Rychle a pohodlně s ní můžete odpovědět na komentář, vytvořit nový úkol, naměřit odpracovaný čas, nahrát přílohu a nebo zkontrolovat, co se právě děje na jednotlivých úkolech.

Easy Project přichází se 3 designovými motivy, které vyhovují různým potřebám uživatelů - výchozí, kompaktní a tmavý. Každý uživatel může přepínat mezi tématy na svém uživatelského profilu.

Řešte potřeby různých uživatelů a optimalizujte tok denních procesů pomocí osobních stránek. Mějte po ruce přednastavené stránky pro typické firemní role, jako jsou projektoví manažeři, pracovníci podpory, obchodní zástupci a další.

Celý projekt (s milníky, úkoly, týmem, dokumenty) můžete snadno uložit jako šablonu. A z této šablony v budoucnu založit nový projekt. Šablony ušetří desítky hodin práce při zahajování projektů. Po každém projektu můžete šablonu o kousek vylepšit a tak ladit vaše procesy.

Přizpůsobte si Easy Project potřebám vašeho oddělení. Vytvořte vlastní uživatelská pole pro přidání potřebných detailů k různým typům entit. K úkolu či projektu snadno nastavíte vlastní pole, které se vypočítá z jiných hodnot. Například: k úkolu vytvoříte pole "zbylý čas pro realizaci" = předepsaný čas - vykázaný čas.

Vyhodnoťte výkon projektu jeho porovnáním s původním plánem. Baselines poskytují snímky plánů v různých okamžicích. To vám umožní snadno porovnat plán se současným výkonem v Ganttově diagramu.

Kritická cesta je posloupnost úkolů, které nemohou být zpožděny, jinak by byl celý projekt zpožděn. Zobrazuje také nejkratší dobu, během které může být projekt dokončen. Úkol v rámci projektu je považován za kritický, pokud jeho datum dokončení nelze odložit, aniž by to přímo ovlivnilo datum dokončení projektu.

K projektům i úkolům lze přiřazovat dokumenty. Dokumenty lze členit do kategorií a podle kategorií nastavit přístupová práva pro role. Dokumenty ze všech úkolů jsou k dispozici ve složce „přílohy“. Dokumenty se verzují a lze v nich samozřejmě vyhledávat.

Společnost Easy Software bere velmi vážně ochranu osobních údajů. Evropská regulace, známá jako obecné nařízení o ochraně údajů (General Data Protection Regulation neboli GDPR), přináší celou řadu nařízení všem organizacím a stala se jedním z nejrespektovanějších obchodních témat. Naším posláním je poskytovat klientům systému Easy Project spolehlivý nástroj, který umožňuje efektivně plnit všechny úkoly procesoru správy dat. Easy Project je 100% připravený na GDPR od verze 1.3 (květen 2018).

Čtěte více

Získejte okamžitý přehled o cílech projektu ve formě milníků a všech úkolů, které je třeba dokončit. S plánem projektu získáte okamžitý přehled celého plánu projektu.

Slouží pro rychlé naplánování projektů, pro které nejdou využít šablony. Přehledně vytvoříte všechny úkoly projektu, které následně v Ganttu naplánujete v čase a pak přiřadíte lidem.

Funkce WBS je založena na metodě hierarchického rozložení projektu do menších, lépe doručitelných celků, tzv. "deliverables". Projekty lze plánovat v podobném logickém uspořádání jako u oblíbené a efektivní metody myšlenkových map. Díky rozložení projektu na podprojekty a dílčí úkoly lze plánovat rychleji a s větším důrazem na logickou struktruru.

Gantt vizualizuje projektové úkoly v čase a umožňuje snadné plánování projektu. Pomocí drag&drop přesouvání úkolů na časové ose naplánujete jakýkoliv projekt. Tvorba vazeb, podúkolů a milníků je úplně jednoduchá.

Vytvoření týdenního backlogu s Easy Project je snadné a zabere jen pár minut. Jednoduše sestavte produktový backlog pomocí drag & drop z nástěnky úkolů a poté během porady vytvořte týdenní backlog sprintu.

Získejte přehled o práci, která má být provedena, a současném stavu úkolů s osobními a týmovými nástěnkami Kanban. Jednoduše je přidejte na osobní nebo týmové panely. Použitím drag & drop aktualizujte úkoly, aniž panel opustíte. Můžete je využít i podpoře procesů v jiných odděleních, jako jsou HR nebo finance.

Agile Board umožňuje agilní vývoj v souladu s metodikou Scrum. Libovolné úkoly můžete přesunout z projektového backlogu do sprintu a dle potřeby je nechat automaticky měnit svůj stav i řešitele podle toho, v jaké fázi řešení se právě nacházejí. Účelem tohoto rozšíření je pomoci s implementací agilní metodiky ve vaší společnosti.

Sledujte průběh sprintu efektivně pomocí panelu sprintů. Zahájili jste sprint s velkými plány. Stačí se jednou podívat na panel a ujistit se, že váš tým je na správné cestě, aby dodal to, k čemu se zavázal. Přepínejte mezi panely Scrum a Kanban podle svých potřeb.

Check-lists mohou snadno zlepšit organizaci práce, motivaci a produktivitu. Vylučují možnost zapomenout na nějaký krok, což vede ke efektivnějšímu doručení opakovaných úkolů a redukci chyb.

Přehled aktivit je nejrychlejší způsob, jak zjistit nejnovější aktualizace úkolů. Je vždy přístupný ve vašem bočním panelu, kde můžete vidět aktualizované úkoly a nedávné komentáře, čímž zcela eliminuje potřebu e-mailových upozornění.

Omezte počet kroků nezbytných pro aktualizaci úkolu. Stačí otevřít požadovaný úkol a stisknout přednastavené akční tlačítko, které může provádět jakoukoli aktualizaci úkolu, včetně změny řešitele, typu úkolu nebo priority.

Organizační struktura je forma stromové hierarchie, kde každý uživatel v organizaci, kromě jednoho nejvyššího, je podřízený jedinému jinému uživateli. Toto uspořádání pomáhá definovat, jak jsou činnosti, jako je přidělování úkolů, koordinace a dohled, standardně zaměřeny na dosažení organizačních cílů. Určuje také, kdo je oprávněn schvalovat žádosti o dovolenou předložené uživateli.

Workflow umožňují definovat, provádět a automatizovat podnikové procesy, eliminovat chaos a koordinovat úkoly mezi zaměstnanci. Easy Project umožňuje nastavit oprávnění a pracovní postupy založené na typech uživatelů.

Aktualizujte vlastnosti úkolů podle vašich oprávnění, vizualizujte průběh projektu a tlačte úkoly přes workflow. Sledování úkolů eliminuje potřebu schůzek nad aktualizací stavu, protože vše lze sledovat přímo v Easy Project.

Obchodní dashboardy se skládají ze tří hlavních funkcí - globálních filtrů nad dashboardy, grafů a diagramů s funkcí prokliku a trendů. Pomocí globálních filtrů stačí uživateli pouze dvě kliknutí k aplikování filtru na všechny nebo jen vybrané moduly na personalizované stránce. Grafy a diagramy lze nakonfigurovat tak, aby zobrazily určitou stránku (dimenzi) po kliknutí na hodnoty grafu. Dále jsou tu trendy poskytující přehled hodnotách a trendech v reálném čase, a to ihned během jediného pohledu na dashboard.

Panel lidí umožňuje na první pohled vidět informace o vašich uživatelích. Pomocí osobního panelu můžete zobrazit úkoly uživatelů a jejich stavy, stav členství na projektu, stav dokončení přidělené práce, dokončené úkoly, strávený čas, osobní náklady a mnoho dalšího!

Panel úkolů může zobrazit stav, název úkolu, typ úkolu, kontakt, datum a řešitele pro každý vytvořený úkol. Podívejte se, které úkoly byly dokončeny, probíhají nebo jsou zpožděné. Díky tomu víte, jaké úkoly vyžadují vaši pozornost, abyste udrželi krok s plánem projektu.

Nezbytnost pro každého správce portfolia - globální Gantt umožňuje přesně plánované projekty a řízení do nejmenšího detailu. Okamžitě uvidíte současný a plánovaný výkon, jakož i zdroje a peněžní toky, které jsou vynaloženy na každý projekt.

Se stromem portfolia získáte přehled všech svých projektů na první pohled. Umožňuje vám vidět všechny projekty s barevnými indikátory pro projekty/úkoly po termínu dokončení, počet vyčerpaných a zbývajících hodin, aktuální stav a sledovat další důležité atributy projektu.

Vytvořte výkazy a přehledy portfolia několika kliknutími. Můžete snadno vytvořit rozpočet portfolia nebo tabulky o odpracovaném čase, zdrojích apod. Pomocí integrovaných grafů je můžete přeměnit na plnohodnotný report připravený k prezentaci.

Šablony Easy Project Back office vám umožňují hladce spustit administrativní úkoly, definovat proces ve firmě a udržet si kontrolu nad kvalitou.

Chcete-li zjednodušit proces vytváření, zavádění a dohled nad nařízeními upravujícími chování a procesy zaměstnanců, jako je nábor, péče o zaměstnance, pohovory, školení a motivace, předkládáme vám šablony HR projektů, které zajistí, že struktura vašich HR projektů je založena na nejlepších postupech projektového řízení.

Máme řešení pro každý vývojový model. S našimi vývojovými šablonami vám nebude chybět žádný zásadní krok v procesu vývoje produktu a budete schopni posoudit, který modul vyhovuje vaší firmě nejlépe. To vše díky dostupnosti různých šablon, které si můžete zdarma vyzkoušet v rámci řešení Easy Project.

Vytvořte most mezi ambicemi vrcholového managementu a každodenními aktivitami pomocí strategických šablon Easy Project. S pevnými strukturami vašich projektů, které jsou založené na nejlepších postupech PM, zjednodušíte strategický rozhodovací proces a také proces utváření projektové strategie.

Easy Project vám nabízí řadu profesionálních šablon, které vám pomohou posunout vaše plánování a realizaci projektů na zcela novou úroveň. Na základě nejlepších postupů řízení a znalostí našich odborníků z různých odvětví vám tyto profesionální šablony ušetří čas a zajistí pevnou páteř projektového plánování.

Stopky (tzv. task timer) se používají pro přesné sledování času stráveného na úkolech. Když jste připraveni začít pracovat, klikněte na tlačítko "Začít měřit čas". Časovač můžete kdykoliv pozastavit a poté, když se k úkolu znovu dostanete, pokračujte od předchozího stavu. Když dokončíte práci na úkolu, ukončete časovač a okamžitě uvidíte celkový objem zaznamenaného času stejně jako možnost logování času. Manažeři a vedoucí týmu navíc vidí přehled běžících nebo pozastavených stopek svých členů týmu.

Časové rozvrhy jsou snadný způsob, jak tvořit výkazy času stráveného na projektech nebo úkolech. Uživatelé mohou vytvářet týdenní časové výkazy, zatímco je manažeři kontrolují a schvalují.

Výkazy času by měly být klíčovou součástí každého projektového řízení. Přemýšleli jste někdy o tom, kolik z vašeho času a času vašeho týmu bylo fakturováno minulý měsíc? Nebo kolik hodin pracovali jednotliví členové týmu minulý týden? Kolik hodin bylo vynaloženo na konkrétní projekty? Panel časových výkazů vám to řekne.

Sledování času a výkazy jsou klíčem k efektivnímu řízení času a plánování. Umožňuje zaměstnancům efektivně využívat a vykazovat svůj čas, zatímco manažeři mohou sledovat čas strávený v práci a používat jej jako referenci pro budoucí plánování projektů.

Všechna data ze systému lze exportovat do PDF souboru s logem vaší firmy a firemními barvami. Příklad exportu: seznam úkolů, seznam projektů, záznamy o stráveném čase, parametry úkolů atd.

Sledujte otevřené/uzavřené milníky podle projektů, stejně jako odhadovaný a strávený čas pro jednotlivé milníky. Tento informační panel pomáhá manažerům projektu a portfolia zjistit, zda pokrok na projektech je v souladu s původním plánem projektu.

Aby se vaše podnikání drželo na správné cestě, potřebují projektoví manažeři a týmy veškerou pomoc, kterou mohou dostat. Jedním z osvědčených způsobů sledování a měření probíhajícího pokroku je použití panelu projektů, který usnadňuje vizualizaci dat v reálném čase i přizpůsobení stránky potřebám týmu a projektů.

Burndown graf slouží k provedení důkladné analýzy pokroku pro včasné dokončení sprintu. Porovnejte ideální a reálný stav zbývající práce, určete pracovní vzorec a ujistěte se, že plán sprintu bude splněn bez překážky.

Nastavíte si, o čem a kdy chcete být upozorněni, a ve správný čas dostanete notifikaci e-mailem. Například: blíží se termín milníku, rozpočet projektu / úkolu je překročen, úkoly jsou po termínu.

Earned Value Management (EVM) je technikou řízení projektu pro měření výkonnosti a pokroku daného projektu objektivním způsobem. V jediném integrovaném systému je EVM schopno poskytnout přehled problémů ve výkonnosti projektu. To je významným příspěvkem k dosažení dobrých výsledků.

Jakýkoliv výpis úkolů snadno zobrazíte i v grafu. Například počty úkolů v jednotlivých projektech, odpracovaný čas na projektech, úkoly dle lidí. Grafy a reporty jsou plně uživatelsky definovatelné.

Pro výkonného ředitele je důležité získat na první pohled rychlý a úplný přehled o výkonnosti společnosti, aniž by bylo nutné procházet nekonečnými seznamy dat. Easy Project umožňuje transformovat jakákoliv data do grafu pro porovnání plánovaného výkonu s aktuálním měřicím diagramem, a stejně tak i rychlý přístup k dalším modulům, jako je kalendář schůzek či nástěnka HR.

Všechny živé operace má SCRUM master na dosah svých rukou. Aktuální stav sprintu, celkový průběh dokončení sprintu, rychlost za den, týden nebo měsíc, uzavřené story points v čase, přehledné grafy a další přizpůsobitelné moduly a možnosti.

Mějte všechny své projekty organizované a snadno přístupné prostřednictvím stromu portfolia na panelu správce portfolia. Přehled aktivit a kritických úkolů vám pomůže řešit naléhavé problémy a pomocí dalších karet můžete spravovat pracovní vytížení uživatele, aktuální sprint a rozpočty. Grafy a diagramy můžete použít k vizualizaci jakéhokoli výkazu celkového výkonu.

Přednastavená osobní nástěnka vhodná pro roli vedoucího týmu je navržena tak, aby poskytovala přehledné informace o aktuálním výkonu, který je relevantní pro celý tým.

Přednastavená osobní nástěnka vhodná pro roli člena projektového týmu je navržena tak, aby poskytovala přehledné informace o aktuálním výkonu, který je relevantní pro realizaci projektu.

Získejte přednastavený Easy panel vytvořený tak, aby splňoval potřeby i těch nejnáročnějších projektových manažerů. Získejte okamžitý přehled o otevřených a nevyřízených úkolech spolu s grafickým znázorněním stavu projektů. Přehled aktivit ukazuje nejnovější aktualizace a funkce, jako je kalendář schůzek či správa zdrojů, přičemž je dostupný na jedno kliknutí.

Každý typ uživatele může mít předdefinovanou výchozí roli, čímž se eliminuje nutnost přidělit roli nově vytvořeným uživatelům určitého typu. Pro zjednodušení jsou výchozí uživatelské role omezeny na několik nejčastějších rolí v organizaci. V zájmu jednoduchosti jsou výchozí uživatelské role strukturovány do 4 základních úrovní běžných rolí v organizaci. Když pozvete do systému nové uživatele, můžete mu určitou roli přidělit ještě před odesláním pozvánky. Pro každý typ uživatele je k dispozici osobní panel k okamžitému použití.