Implementace řízení projektů v Easy Projectu

Při pokročilých a komplexních implementacích Easy Projectu se vám budou osobně věnovat:

Rozsah implementace

• Analýza potřeb klienta na základě vyplněného Implementačního dotazníku.Návrh nastavení aplikace je potvrzen klientem během první online schůzky.
• Nastavení Easy Projectu.
• Online školení uživatelů (administrátoři, management, běžní uživatelé) + prezentace nastavení.
• Během implementace jsou klientovi na vyžádání poskytovány konzultace k úpravě nastavení.
• Revize nastavení.
• Předání Easy Projectu. Klient obdrží aktualizovaný Implementační protokol s popisem provedeného nastavení a podepsaným Předávacím protokolem.
• VIP podpora 2 týdny po předání Easy Projectu. 

Předdefinované balíčky

Rozsah poskytovaných implementačních služeb se může lišit podle potřeb konkrétního klienta. Přesný plán implementace je připraven během první schůzky s klientem. Detaily nastavení Easy Projectu jsou zaznamenávány v implementačním protokolu. Rámcový přehled rozsahu implementačních služeb v jednotlivých balíčcích:

1. Profesionální implementace (10 hodin)

Obecné: Balíček pro uživatele, kteří chtějí získat Easy Project upravený odborníky

• Rozsah: základní nastavení Easy Project, abyste mohli okamžitě začít pracovat!
• Obsahuje:
  • 10 hodin konzultací
  • Oprávnění rozdělená do tří rolí
  • Nastavení uživatelů
  • Až dva trackery podle typu úkolů
  • Nastavení stavů úkolů a workflow
  • Několik základních vlastních polí
  • Výchozí filtry přizpůsobené vašim potřebám
  • Tři uživatelské panely

2. Profesionální implementace (30 hodin)

Obecné: Balík pro uživatele, kteří chtějí zvýšit efektivitu svých projektů a uživatelů optimálním nastavením Easy Project

• Rozsah: kompletní nastavení Easy Project pro podporu vašich vnitřních procesů a pro plynulý tok vašeho podnikání!
• Obsahuje:
  • 30 hodin konzultací
  • Oprávnění
  • Uživatelé
  • Role
  • Typy úkolů
  • Nastavení stavů úkolů a workflow
  • Vlastní pole podle vašich potřeb
  • Výchozí filtry přizpůsobené vašim potřebám
  • Filtry potřebné pro vaše přehledy
  • Panely uživatelů
  • Panely projektu
  • Panely KPI

3. Profesionální implementace (50 hodin)

Obecně: Balík pro náročné uživatele, kteří chtějí získat nejlepší individuální přizpůsobení

• Rozsah: Kompletní nastavení Easy Project podle všech potřeb vašich oddělení a divizí
• Obsahuje:
  • 50 hodin konzultací
  • Oprávnění
  • Uživatelé
  • Role
  • Typy úkolů
  • Nastavení stavů úkolů a workflow
  • Struktura projektu podle produktu, oddělení nebo divizí
  • Všechna potřebná vlastní pole
  • Výchozí filtry přizpůsobené vašim potřebám
  • Filtry potřebné pro vaše přehledy
  • Panely uživatelů
  • Panely projektu
  • Panely KPI
  • Panely oddělení/divizí

4. Implementace řízení zdrojů (5 hodin)

Obecné: Nastavení plánování zdrojů a panelu zdrojů

• Oblast: Konfigurace řízení zdrojů a osvědčených postupů
• Obsahuje:
  • E-learning o konfiguraci řízení zdrojů a řízení docházky
  • 5 hodin konzultací: Vstupní konzultace - analýzy a doporučení; důležité závislosti, nastavení řízení zdrojů, konfigurace filtrů (max. 5); konfigurace panelu zdrojů (zaměření na vysvětlení modulů)

5. Implementace Help desk (20 hodin)

Obecné: Nastavení Help desk

• Rozsah: Implementace Help desk (základní projektové řízení jako předpoklad)
• Obsahuje:
  • E-learning o Help desku a výstrahách, akční tlačítka
  • 20 hodin konzultací: Analýzy, konfigurace, školení, produktivita - nastavení domovské stránky pro operátora a manažera zákaznické podpory, nastavení obecného panelu zákaznické podpory, nastavení akčních tlačítek, filtrů (max. 5)

6. Implementace CRM (20 hodin)

Obecné: Nastavení CRM

• Rozsah: Implementace CRM (základní projektové řízení jako předpoklad)
• Obsahuje:
  • E-learning o CRM, kontakty
  • 20 hodin konzultací: Analýzy, konfigurace, školení, produktivita - nastavení obecného CRM panelu, nastavení domovské stránky pro obchodní zástupce a ředitele, filtry (max. 5)

7.  Vlastní implementace rozsahu

Pokud potřebujete vlastní nabídku, zanechte nám svůj kontakt a náš obchodní tým vás bude brzy kontaktovat.

Chci vlastní nabídku

Nastavení - obsah implementace

• Nastavení uživatelů
• Import uživatelů (pouze v rámci Pokročilé nebo Profesionální implementace)
• Vytvoření a nastavení projektů
• Import projektů (pouze v rámci Pokročilé nebo Profesionální implementace)
• Vytvoření projektových šablon
• Všeobecné nastavení aplikace (název, výchozí typy úkolů, výchozí projektové moduly, výchozí pracovní kalendář)
• Vytvoření základních filtrů
• Nastavení výchozích filtrů
• Šablony osobních stránek uživatelů
• Šablony Přehledů projektů
• Typy úkolů
• Role a práva
• Workflow
• Aktivity pro odpracovaný čas
• Nastavení uživatelských polí
• Nastavení rozšíření

Pokročilé nastavení – Profesionální nebo Individuální implementace podle rozsahu klienta

Pro rozsáhlejší implementace je potřeba nastavování Easy Projectu rozdělit na menší části, nejčastěji dle skupiny osob, která bude danou funkcionalitu používat nebo dle oddělení (týmů).

Pokročilé nastavení může zahrnovat:

Analýza potřeb podle oddělení klienta – výsledkem je vytvoření osobních stránek, filtrů, rolí a práv, nastavení workflow, vytvoření návodů, zaškolení uživatelů.

Analýza použití konkrétního rozšíření (funkčnosti/procesu) – výsledkem je vytvoření osobní stránky, vytvoření filtrů, nastavení rolí a práv, workflow, vytvoření návodů, zaškolení uživatelů.

Analýza použití podle specifických potřeb klienta – především podle stávajících procesů klienta. V rámci analýzy je nutné mít podklady od klienta popisující jeho stávající interní procesy. Výsledkem analýzy je návrh nastavení a použití Easy Projectu.

Dokumenty

• Implementační dotazník
  • Zaslaný obchodníkem klientovi k vyplnění
  • Vyplněný dotazník je nezbytně nutný pro zahájení implementace

• Implementační protokol
  • Implementační protokol je připravený konzultantem před první schůzkou s klientem na základě Implementačního dotazníku.
  • Implementační protokol je odsouhlasený klientem na první schůzce nebo v prvním týdnu po první schůzce.
  • Protokol obsahuje popis dohodnutého nastavení a klíčové termíny implementace.
  • Podmínky pro implementaci

• Předávací protokol
  • Je součástí Implementačního protokolu

Předání do režimu Podpory

• Konzultant provede revizi nastavení Easy Projectu s klientem
• Po předání následují 2 týdny VIP podpory zdarma (včetně TeamViewer online podpory)

V případě zájmu o nabídku nás kontaktujte

Aplikaci pro Vás neustále vyvíjíme a vylepšujeme. Vydávání nových verzí probíhá v následujících cyklech:

• Nová verze vychází každé tři měsíce
• Měsíc před vydáním nové verze je ukončen vývoj do připravované verze a probíhá testování.
• Opravy případných chyb vydáváme jednou za 14 dní.

Vaše náměty do vývoje budou aplikovány, pokud budou prospěšné pro většinu našich klientů a budou v souladu se strategií vývoje produktu. Naším cílem je usnadnit řízení projektů.

1.2. Proces spolupráce

Budeme vděčni za otevřenou komunikaci. Vstupujeme do společného procesu zavedení nového software do Vaší firmy. Bude pro nás vzájemně prospěšné, když se včas a otevřeně budeme informovat o všech důležitých skutečnostech. Komunikace probíhá emailem, vzdálenými schůzkami, telefonicky a osobními schůzkami. Pro úspěšné doručení implementace je potřeba oboustranná operativní komunikace, kdy každá strana rychle reaguje na kontakt protistrany. Z naší strany můžete počítat s reakcí obvykle v rámci dvou pracovních dnů.

V rámci implementace bude konzultant spolupracovat s dalšími interními odděleními. Pro řešení situací nesouvisejících s implementací o Vás bude pečovat náš Support. Pokud bude v rámci implementace potřeba zásah na serveru klienta či jiné poradenství týkající se serverové části aplikace, přejde tato komunikace na naše serverové specialisty. Pokud by došlo k situaci, že se o Vás Support či serveroví specialisté nestarají podle Vašich představ, určitě dejte vědět svému konzultantovi. Vaše zpětná vazba je pro nás důležitá.

1.3. Předplacené hodiny, informování klienta o čerpání předplacených hodin

V úvodní tabulce tohoto protokolu je v poli „Délka“ vyznačeno, kolik máte předplacených implementačních hodin. Obvykle probíhá implementace vzdáleně. Pokud byste měli zájem o osobní schůzky, je možné v rámci předplacených hodin uspořádat osobní setkání v místě sídla firmy Easy Software. Pokud byste měli zájem o osobní schůzky u Vás, je možné náklady na cestu a čas strávený na cestě též čerpat z fondu předplacených implementačních hodin nebo je možné se na tomto dohodnout s obchodníkem a platit cestovní náklady mimo předplacené implementační hodiny. Sazba za cestovní náklady je 14,- Kč za 1 km. Tato sazba již pokrývá i čas konzultanta strávený na cestě.

Informování o čerpání předplacených hodin probíhá přibližně v polovině vyčerpaného času a pět hodin před vyčerpáním předplaceného času spolu s návrhem možností, jak si budete přát poslední hodiny použít.

V rámci odhadu počtu implementačních hodin je kalkulováno s těmito aktivitami. Suma času stráveného těmito aktivitami odpovídá počtu předplacených hodin.

• Úvodní analýza (obvykle 1 – 2 hod)
• Úvodní vzdálená schůzka (obvykle 0,5 – 1 hod)
• Nastavování aplikace podle Vašich požadavků (časová náročnost odpovídá náročnosti požadavků)
• Školení (minimálně 2 – 4 hod)
• Dodatečné požadavky na nastavení
• Podpora při implementaci a testování aplikace (emailová, telefonická)

Čerpání implementačních hodin je v rámci těchto činností:

• Čas konzultanta strávený s prací na Vaší implementaci, nastavování Vaší aplikace
• Analýza Vašich požadavků
• Interní konzultace řešení Vašich požadavků
• Konzultace na požadavek
• Příprava různých scénářů řešení Vašich požadavků
• Vypracování a aktualizace implementačního protokolu
• Implementační schůzky a telefonáty
• Školení uživatelů a administrátorů
• Emailová komunikace s konzultantem
• Organizace, domlouvání a plánování schůzek
• Koordinace interních oddělení v rámci různých kompetencí při poskytování služeb (Support, serveroví specialisté)
• Čas konzultanta na cestě k Vám (pokud není hrazeno zvlášť, viz první odstavec této kapitoly)
• Vedení a organizace implementačního projektu
• Pokud je určité chování nahlášeno jako chyba, ale jde o nevhodné nastavení, je čas konzultanta strávený s analýzou tohoto požadavku čerpán z implementačních hodin.
• Práce serverových specialistů na Vašem serveru
• Práce serverových specialistů na Vašich požadavcích

V rámci implementačních hodin nejsou čerpány hodiny na tyto činnosti:

• Práce oddělení Support
• Administrativa případných chyb aplikace.

1.4. Navyšování fondu implementačních hodin

Navýšení fondu implementačních hodin je možné vždy až po Vašem odsouhlasení. Hodinová sazba je 1490,- Kč bez DPH. Navýšení počtu implementačních hodin je možné zejména z těchto důvodů:

• Původní odhad potřebných implementačních hodin se po úvodní detailní analýze ukáže jako nedostatečný. Konzultant Vám předá zpřesněný odhad jednotlivých implementačních činností, ze kterého je patrné, u jakých aktivit je potřeba původní odhad navýšit.
• Pokud chcete být informován o čerpání implementačních hodin nad rámec uvedený v odstavci výše.
• Požadavky není možné nastavit v rámci standardní verze aplikace a je požadován vývoj na míru.
• V odhadovaných implementačních hodinách nebyla zohledněna podpora na Vašem serveru a tato podpora je požadována.
• Je požadováno školení nad běžný rámec a toto nebylo zohledněno v původním odhadu.
• Pokud se v průběhu implementace zjistí, že počet předplacených hodin nebude stačit na zpracování všech Vašich požadavků.