Jak založit nový projekt

Zkopírování šablony do projektu
Volba "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu"
Možnosti ukončení projektu
Hromadná úprava projektů
Okrajové případy

Vytvoření nového projektu v Easy Project je skutečně jednoduché. Můžete si ušetřit čas a využít některou ze šablon už existujícího projektu. Nejdříve si projdeme vytvoření projektu bez existující šablony. Stačí kliknout na ikonu „+“ v pravém dolním rohu na seznamu projektů a vybrat Projekt.

Pojmenujte svůj projekt a vyberte, zda bude podřízeným projektem jiného projektu. Zadejte popis a autora (pokud jím nejste Vy), v případě podprojektu zvolte "Dědit členy projektu" (tím se automaticky k novému projektu přiřadí členové hlavního projektu) a zadejte si další potřebné podrobnosti. Vyberte měnu (pro využití v modulu pracujícím s penězi). Můžete nastavit projektové fáze, vybrat požadované moduly, sledování (úkolů, času), uživatelská pole. Vše je možné později ještě upravovat. Máte-li vše vybráno, klikněte na Vytvořit. Některé z vlastností projektu je možné měnit teprve po jeho založení - například možnost veřejného projektu (viditelný pro všechny) nebo zda je plánovaný (nezasílají se žádné emaily). 

Jakmile je projekt založen, zobrazí se vám stránka nastavení projektu, kde můžete upravovat vybrané detaily. V horní části je nabídkové menu (moduly), pod nimi základní nastavení a v pravé části najdete několik dalších možností.  

• Archivovat: Projekt si můžete archivovat pro pozdější možnost obnovy. Archivované projekty najdete v menu Další > Administrace > Projekty.
• Zavřít: Uzavření projektu, nebude možné k němu přidávat další úkoly. 
• Kopírovat: Vytvoří identickou kopii projektu.
• Nový podprojekt: Rychlé vytvoření podprojektu.
• Vytvořit novou šablonu: Tato možnost vám ušetří čas. Projekt se všemmi detaily, jak jste si je nadefinovali, bude uložen jako šablona - další projekty tak můžete vytvářet stejně, a mnohem rychleji jen na pár kliknutí. Uložené vlastní šablony najdete v menu Další > Šablony projektů.

Chcete vytvořit nový projekt podle uložené šablony? Jděte do Menu Další > Šablony projektů a klikněte na odkaz "Projekt ze šablony".

V nabídce si vyberte vhodnou šablonu. Pomocí nabídky s dalšími možnostmi, vpravo u názvů šablon, můžete buď vytvořit nové projekty ze šablon, kopírovat danou šablonu do už existujícího projektu, exportovat nebo šablonu upravovat či smazat. 

Po kliknutí na vytvoření nového projektu ze šablony se vám nabídne tento formulář. Upravte jméno, nastavte nadřazený projekt, datum začátku projektu, autora a zvolte další nastavení podle potřeby a dejte nový projekt Vytvořit. Pokud potřebujete nastavit nebo upravit více možností, nejdříve si nový projekt založte a pak upravte, jak jsme již zmínili výše. 

 

Zkopírování šablony do projektu

Uloženou šablonu si můžete zkopírovat do už existujícího projektu. V tom případě bude veškeré nastavení existujícícho projektu změněno na nastavení kopírované šablony. Všechna data (jako úkoly, datumy, časové záznamy, aktivity, peníze...) ze šablony budou přidány do cílového projektu (nicméně data v cílovém projektu smazána nebudou). Chcete-li zkopírovat šablonu do projektu, jděte na Menu Další > Administrace > Šablony projektů. Na seznamu šablon klikněte pravým tlačítkem myši na řádku požadované šablony a z nabídky vyberte Zkopírovat do projektu. 

Nabídne se vám následující formulář k vyplnění. Sice jste již vybrali šablonu, ale ještě zbývá zadat cílový projekt. Ten vyberte z rozbalovacího menu. Nastavte si datum začátku projektu (předvyplněno je aktuální datum). Vyberte si ze dvou voleb - buď chcete "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu" (toto se projeví pouze u úkolů, milníků, podprojektů, nikde jinde) nebo zvolte "Nastavit začátek úkolů dle data začátku projektu". Dále si můžete "Změnit autora všech úkolů" (vyberte ho z rozbalovacího menu). Pokud se jedná o podúkol, můžete zadat volbu "Dědit nastavení aktivit" a "Dědit nastavení peněz" z hlavního úkolu. Jakmile jste si vše potřebné nastavili, klikněte na "Zkopírovat do projektu". 

 

Volba "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu"

Pokud při vytváření nového projektu ze šablony zvolíte "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu", je důležité mít u projektu nastavené konkrétní datum začátku a dokončení NEBO tyto datumy musí být určeny podle dat u úkolů. Proto je vhodné mít u každého úkolu v projektu také nastavené konkrétní datum začátku a dokončení (zejména datum dokončení). 

Tyto datumy začátku a ukončení se mohou ze šablony ztratit v případě, že dojde ke změně datumů u projektu přes Administraci, proto buďte při nastavování obezřetní.  
Příklad: Nejdříve jsme zvolili nastavení "Datum zahájení/ukončení projektu dle úkolů" a uložili šablony projektu. Později ale v projektu nezaškrtneme volbu nastavení datumu začátku/ukončení. To způsobí, že v šabloně chybí datumy začátku a ukončení projektu. 

Vysvětleme si podrobněji fungování možnosti "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu":

Tento checkbox

1. ve formuláři pro vytvoření nového projektu podle šablony spočítá rozdíl (posunutí) mezi datumy začátku původního projektu (podle kterého byla šablona vytvořena) a manuálně nastavovaného nového data začátku (nového) projektu
2. podle tohoto rozdílu (posunu) datumů jsou posunuty a nastaveny i ostatní relevantní datumy (milníky, datum začátku/dokončení, datum vytvoření úkolu)

Příklad:

Uložené datum začátku projektu v šabloně: 1. ledna

Datum začátku projektu (ze šablony) se změní na: 1. května

Začátek úkolu v šabloně: 1. února

Začátek stejného úkolu v novém projektu (vytvářeném ze šablony): 1. června

Nicméně pokud v šabloně není uloženo žádné datum, tak se při vytváření nového projektu ze šablony datum začátku projektu nijak neposouvá podle vámi nastaveného datumu.  

Doporučení konzultantů k nastavování detailů v šablonách projektů

Stává se, že projektoví manažeři se často snaží vytvořit a provázat jednotlivé úkoly tak, aby docílili co nejvěrnější kopie reality. Přestože se vám propojení úkolů zdá logické, nedoporučujeme ukládat šablony s příliš mnoha spojitostmi mezi úkoly. Je lepší se soustředit pouze na ty nejzákladnější. Například Ganttův diagram pak bude nepřehledný, a navíc může nastat problém s přesouváním úkolů v Ganttově diagramu (v nově vytvořeném úkolu podle šablony).

 

Možnosti ukončení projektu

Projekt můžete ukončit následujícími způsoby, a to v části Administrace > Projekty > menu pod pravým tlačítkem myši:

1) Zavřít projekt

Uzavřený projekt bude dostupný pouze ke čtení, už v něm nebude možné měnit a nastavovat žádné detaily. Znovu otevřít ho mohou pouze uživatelé s právem "Zavřít/znovu otevřít projekt". Všem původním členům projektu se uzavřený projekt nadále zobrazuje v seznamu projektů. Stejně tak se jeho detaily zobrazují i v reportech odpracovaného času. Takže kdy využít tento způsob uzavření? Pokud potřebujete i nadále snadný přístup k projektu a reportům odpracovaného času.

2) Archivovat projekt

Jakmile je projekt archivovaný, je přístupný pouze správci. Správce může projekt znovu aktivovat. Archivovaný projekt se už nezobrazuje v seznamu projektů, ale stále je dostupný přes vyhledávání - Administrace > Projekty > hledat "Stav je archivovaný". Viditelný je pouze odpracovaný čas, ostatní podrobnosti jsou už skryté. Kdy projekt archivovat? Pokud už nepotřebujete mít dostupné detaily projektu, ale ještě nechcete úplně ztratit uložená data. 

 

Hromadná úprava projektů

V seznamu projektů označte více projektů pomocí CTRL + levého tlačítka myši. Poté kliknutím pravým tlačítkem myši zobrazte kontextovou nabídku. Zde můžete provést změnu, která se použije na všechny vybrané projekty najednou, například archivovat/zavřít projekty nebo přidat/odebrat moduly.

 

Okrajové případy

• Máte vytvořenou šablonu se dvěma souvisejícími úkoly, s volbou (další úkol) "následuje" za 0 (nula) dnů. První úkol končí v pátek, a proto je následujícím dnem další pracovní den - pondělí. Chcete podle této šablony vytvořit nový projekt, nicméně protože u nového projektu začnete v jiný den v týdnu, první úkol skončí v úterý. Druhý úkol by tak měl začít opět následující pracovní den - tedy ve středu, nicméně začne až v pátek, protože v šabloně je uložen vyšší počet dnů mezi dvěma původními úkoly.
• Bohužel neexistuje žádný algoritmus, který by dokázal určit, že posun dnů způsobil víkend, a který by toto při vytváření nového projektu ošetřil. 
• Je-li zadaná volba "Má vlastní nabídku" a chcete v projektu aktivovat či deaktivovat modul, je potřeba nejdříve vlastní nabídku odstranit (deaktivovat) a teprve poté zvolit požadované moduly a nastavení uložit. Vzápětí si volbu vlastní nabídky můžete znovu aktivovat (detaily na obrázku níže).
• Pokud si na stránku Přehled projektu přidáte moduly jako záložky (např. Projektové zprávy, Dokumenty, Gantt, Kanban...) pomocí tlačítka "Přizpůsobit stránku", ale člen projektu je následně zakáže v nastavení projektu, pak tyto moduly nebudou viditelné v přehledu projektu.
  
  

• Pokud je datum zahájení projektu nastaveno podle úkolů (toto nastavení najdete v Administraci > Nastavení > Projekty > zaškrtnout checkbox "Datum zahájení projektu dle úkolů")... 

  

  ... pak se datum zahájení existujícího úkolu nastaví podle:
  1) nejstaršího data zahájení úkolu v šabloně
  2) nejstaršího data zahájení jakéhokoliv úkolu v milníku, sdíleném pro všechny projekty
  
  Příklad: máte uloženou šablonu projektu, která obsahuje úkoly začínající od 1. do 31. května. Proto předpokládáte, že datum zahájení projektu bude podle nejranějšího úkolu nastaveno na 1. května. Ale aplikace obsahuje také milníky, sdílené pro všechny projekty, a milníky mají úkol z jiného projektu, s datem zahájení už 1.ledna. Proto je  v této šabloně 1. leden skutečným datem zahájení. Při založení nového projektu z této šablony si nastavte nové datum zahájení a nastavte všechna datumy podle tohoto nového data. 

V tomto případě budou všechny datumy upraveny v rozmezí "11. května - 1. ledna", a nikoliv v rozmezí "11. května - 1. května", jak by se dalo očekávat. Vzhledem k těmto okolnostem raději nepoužívejte milníky sdílené ve všech projektech, pokud chcete využívat šablony tímto způsobem. Vyvolá to příliš dramatické přepočty datumů úkolů ve vytvářeném projektu.  

• Při vytváření šablony důrazně doporučujeme nepoužívat pro uložení ty projekty, ve kterých jsou přiřazené úkoly (konkrétním uživatelům). Pokud totiž bude šablona obsahovat přiřazené úkoly, pak také v novém projektu (vytvořeném podle této šablony) budou podle nastavení ve Vytížení zdrojů nové úkoly přiřazeny stejným uživatelům. Kvůli tomu by pak mohlo dojít zbytečně jak k přetížení daného uživatele, tak i k nesprávnému zobrazování denních úkolů v přehledu Vytížení zdrojů.

• Pokud vytváříte projekt ze šablony a je zadána jedna z voleb "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu" nebo "Nastavit začátek úkolů dle data začátku projektu", může se stát, že úkoly budou vytvořeny s datumy začátku či ukončení připadajícími na víkend nebo svátek. Stejně tak pokud v šabloně samotné nebude nastaveno žádné konkrétní datum začátku, ani jedna z těchto předvoleb nebude brána v potaz (neposunou ani nenastaví se žádné datumy). 

• Nastavení konkrétního data zahájení v projektu vytvářeném ze šablony nebude mít vliv na posunutí času v podprojektech, posunou se pouze datumy u jednotlivých úkolů. Ale pokud nastavíte datum zahájení projektu přímo ve formuláři, pak se toto datum nastaví také ve všech projektech, které šablona obsahuje (tedy i v podprojektech). Chcete-li rychle přizpůsobit i subprojekty, pak je zde snazší způsob: odškrtněte (zrušte) volbu "Posunout datumy úkolů/milníků/podprojektů dle začátku projektu" a tak se obecná časová sekvence projektu vytvoří tak, jak chcete. Teprve pak si u projektu v globálním Ganttově diagramu posuňte začátek na požadované datum zahájení. Tím se posunou všechny datumy také v podprojektech.

• Nadřazený úkol nelze upravovat přes standardní úpravu šablony. Je potřeba vytvořit nový projekt ze šablony, zde upravit požadovaná nastavení nadřazeného úkolu a pak znovu projekt uložit jako novou šablonu.

• Při vytváření nového projektu z kopie existujícího projektu, ve kterém jsou úkoly propojeny s milníky (nebo sdíleny s projektem), pak nový projekt bude identickou kopií včetně samotných milníků. Propojení mezi úkoly a milníky ale zkopírováno nebude, proto si je musíte znovu nastavit manuálně.  

• Pokud je uživatel členem pouze podprojektu, nebude moci upravovat Scrum/Kanban sprint na úkolech vytvořených v rodičovském projektu, neboť není členem tohoto rodičovského projektu.