Připravte se na trendy v projektovém řízení pro rok 2023

1. Řízení plně vzdálených týmů

Práce na dálku rozhodně není novým trendem, ale zůstane tu s námi i v roce 2023 – v poslední době navíc přecházejí na 100% vzdálenou práci i velké týmy. Co to znamená pro manažery? Bude třeba vše více plánovat a častěji se ujišťovat, že všichni ví, co mají dělat a jaký je plán.

Jak se připravit:

• Používejte nástroje vytvořené pro dokonalou synchronizaci týmů. Například Easy Project, který vám zjednoduší a zpřehlední řízení týmů na dálku.
• Naslouchejte potřebám svého týmu. Zeptejte se členů, jak nejraději pracují, co jim vyhovuje a co naopak ne.
• Důvěřujte svému týmu, i tím je totiž můžete motivovat.

Chcete vědět víc o řízení týmů na dálku? Přečtěte si náš článek zde.

2. Hybridní přístupy k řízení projektů

Bylo by hezké, kdyby existoval jeden způsob řízení projektů, který by dokonale fungoval pro všechny projekty i týmy. Tak tomu ale není – proto musí být projektový manažer v dnešní době flexibilní a musí umět vybrat tu nejlepší metodiku pro splnění konkrétního projektu.

Jak se připravit:

• Vždy analyzujte. Jste si jisti, že metodika projektového managementu, kterou používáte, je pro váš projekt opravdu vhodná? 
• Poznejte potřeby členů týmu a přizpůsobte tomu svůj agilní přístup.
• Buďte flexibilní a odvážní. Podřizujte svůj agilní přístup potřebám všech členů týmu.
• Nechte si poradit. Pokud máte pocit, že potřebujete pomoc, nestyďte se a vyhledejte zkušeného mentora, který vám pomůže.
• Předávejte své agilní znalosti dalším týmům, které se z nich mohou učit. 
• Myslete vždy na hlavní cíl – úspěšné vypracování projektu. Nezáleží na tom, zda k němu dospějete agilním přístupem, tradičním přístupem nebo kombinací obou.

„V Easy Software kombinujeme metody například při vývoji našeho webu. Jelikož spolupracujeme s externí softwarovou agenturou, která pracuje agilně a má vlastnosti scrumového týmu a zároveň jsme omezení měsíčním rozpočtem a SLA smlouvou, našli jsme způsob, jak pracovat s milníky a plánem, a zároveň reagovat agilně. Na měsíční bázi si určíme pevný seznam požadavků, které mají odhadnutý čas práce, a pak na každotýdenním review upravujeme plán a priority na základě dodaných úkolů. Finálně tak za daný měsíc dodáme ty nejhodnotnější požadavky a přitom se držíme zdrojů.“

Jan Pavera, Product Owner, Easy Software

3. Pokročilé nástroje pro řízení projektů

Abyste mohli projekty řídit efektivně, je dnes potřeba mít pokročilé nástroje, které vám pomohou plánovat, komunikovat a hlavně úspěšně realizovat projekty. Jak přesně ovlivní pokročilé nástroje jednotlivé fáze vašeho projektu?

Plánování projektu – Nástroje využívají data z minulých projektů ke zlepšení plánování.

Plánování a sledování času – Sledují čas strávený na úkolech a spravují naplánované schůzky, termíny, milníky a další. 

Sledování průběhu – Sledují celý průběh projektů a pomáhají zjistit, zda například nepotřebujete více zdrojů.

Komunikace a spolupráce – Umožňují vám sdílet důležité informace s týmy, klienty a kolegy.

Rozpočty a termíny – Usnadňují doručení projektu v rámci požadovaného rozpočtu. 

Jak se připravit: 

• Používejte nástroj, který vám přinese vše, co potřebujete pro řízení projektu – od efektivního plánování a sledování času až po hladkou spolupráci a sledování vývoje produktu. To vše nabízí Easy Project.
• Naučte se o nástroji, který používáte, co nejvíce – jen tak plně využijete jeho potenciál. S Easy Project se vše snadno naučíte prostřednictvím našeho školicího střediska. 

4. Optimalizace a produktivita

Nastal čas menších, ale zato efektivnějších týmů. Dříve 20 členné týmy se nyní zmenší přibližně na 8 lidí. Projektoví manažeři se budou muset naučit přejít od koordinace velkých skupin k řízení menších týmů a umět efektivně využívat jejich čas. Ale nebojte se! Neznamená to, že se bude pracovat víc, jde o to, abyste každý jednotlivý krok využili co nejlépe a používali nástroje, které vám v tom pomohou.

Jak se připravit: 

• Zbytečně svůj tým nerozptylujte. Položte si otázku: Jsou všechny naplánované schůzky opravdu nutné? Pokud ano, přemýšlejte o tom, jak je můžete zkrátit a zefektivnit, aby se týmy mohli soustředit na své úkoly.
• Zamyslete se nad dynamikou týmu. Jak dobře spolu všichni spolupracují? Snažte se o malý, ale vysoce výkonný tým. 
• Pracujte s chytrými nástroji pro řízení projektů, které vám pomohou být efektivnější.

"V Easy Software děláme pro zlepšení efektivity pravidelných schůzek workshopy, na kterých si si celý tým ujasní smysl schůzky, co si z ní chce odnést a jak k tomu dospět. Díky tomu jsme například zkrátili sprint review z více než 45 minut na 30, protože jsme si společně uvědomili, že zde jen sbíráme feedback a není to prostor, kde bychom hledali řešení. Doporučuji tuto revizi schůzek dělat pravidelně v každé firmě, abyste například zjistili, které schůzky už nepřinášejí užitek a jen berou čas, nebo aby si každý člen týmu uvědomil, proč někde tráví čas."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. Umělá inteligence a automatizace

Mnoho odvětví už dnes pracuje s automatizací – nyní umělá inteligence pomalu, ale jistě přichází na pomoc i projektovým manažerům. Pokud budeme technologie využívat správně, pomůžou nám ušetřit čas, lépe se rozhodovat a být efektivnější. S čím vším nám může umělá inteligence (AI) a automatizace pomoci?

Automatizace úkolů – některé úkoly, jako je zadávání dat a analýza, bude provádět AI, aby vám ušetřila čas. 

Přidělování zdrojů – AI dokáže optimalizovat přidělování zdrojů, aby vám pomohla dokončit projekty efektivně a včas.

Prediktivní analýza – AI bude analyzovat data a předpovídat rizika a problémy projektů.

Podpora při rozhodování – Analýzou dat a poskytováním doporučení může AI pomoci projektovým manažerům při rozhodování.

Jak se připravit: 

• Dejte technologiím šanci a nebojte se s nimi experimentovat.
• Investujte do rozvoje dovedností, které AI postrádá. Patří sem dovednosti jako je vedení, emoční inteligence, osobní komunikace (řešení konfliktů, hledání společného stanoviska a přesvědčování) a kreativní řešení problémů.
• Naučte se používat plánování nebo automatizaci vizualizace dat pro provádění složitých úkolů.

6. Změny v projektové kanceláři

S příchodem chytřejších nástrojů a automatizace začne i projektová kancelář procházet určitými změnami. Některé předpovědi zmiňují, že se PMO přesune od definování týmů a zdrojů a bude se muset více zaměřit na strategické plánování. Zdá se, že se PMO bude časem zaměřovat na otázky začínající na slovo “jak”, například: Jak optimalizovat procesy, jak včas spustit nový projekt.

Jak se připravit: 

• Položte si otázku, jak můžete optimalizovat procesy týmů. Zjistěte, jaké jsou slabé stránky vaší firmy a pracujte na jejich zlepšení.
• Buďte o krok napřed a začněte už nyní fungovat a přemýšlet strategicky v rámci PMO

"Díky transparentnímu sledování projektů, nastavené struktuře i procesům a jednotnému reportingu přímo v Easy Projectu, nemarníme čas na PMO poradách zbytečnými a dlouhými status updaty a ušetřený čas můžeme věnovat hlavně projektům, které neběží podle plánu. Můžeme se na ně dívat strategicky a optimalizovat jejich průběh, abychom je úspěšně zvládli. A projekty, které naopak běží podle plánu a v PMO se jim zdánlivě nevěnujeme, pak oslavujeme o to více po jejich dokončení."

Jan Řeřicha, Head of PMO, Easy Software

7. Důraz na emoční inteligenci

Automatizace a umělá inteligence budou mít na starosti „technickou“ část naší práce, ta lidská ale bude vždy na nás. Proto budou projektoví manažeři, kteří jsou empatičtí a kteří umí s týmy dobře komunikovat, čím dál tím více žádaní a oceňování. Řešení konfliktů, ovlivňování členů týmu, efektivní komunikace, vedení a koordinace procesů s různými stranami – je zkrátka mnoho věcí, které AI neumí, a ty budou v nadcházejících letech klíčové. Proto je důležité na těchto dovednostech pracovat a rozvíjet je.

Jak se připravit:

• Vždy si najděte čas na rozvíjení pracovních vztahů. Dejte svým týmům najevo, že si vážíte jejich práce a názorů. 
• Buďte všímaví, naslouchejte ostatním, a pokud vidíte, že dochází ke konfliktu, promluvte si o něm, místo toho abyste ho přehlíželi.
• Pracujte na svých komunikačních dovednostech a empatii.

Závěr

Je zjevné, že technologie přinášejí do projektového řízení čím dál tím více změn. Tradiční přístupy už nejsou ty nejefektivnější a automatizace se stává denním chlebem našich pracovních dnů. Abychom mohli být i v dnešní době úspěšní, je třeba se umět přizpůsobovat a být v obraze – tím, že jste si přečetli tento článek, jste na té nejlepší cestě!