Řízení projektového portfolia
pomocí Easy Projectu v energetice

Výchozí stav

innogy realizuje široké portfolio projektů nejen interně, ale také pomocí sítě externích dodavatelů. Celkově vysoký počet zainteresovaných uživatelů kladl vysoké nároky na realizační postupy a stávající systémy již nebylo vhodné rozšiřovat.

Z tohoto důvodu hledala innogy komplexní nástroj pro řízení portfolia projektů, jehož nedílnou součástí měla být možnost integrace se systémy třetích stran.

Klíčovými parametry pro výběr nového systému byly zejména alokace lidí na plánované aktivity, rozpracovanost jednotlivých úkolů, nákladový pohled na plán vůči realitě a online interakce mezi uživateli.

Očekávání

• Snadná evidence odpracovaného času
• Sledování časové a finanční náročnosti úkolů a projektů
• Intuitivní práce s aplikací
• Dodatečný vývoj funkcionalit v minimálním rozsahu nad rámec standardních funkcí

Požadavky

• Zapojení externích pracovníků do vykazování
• Integrace s dalšími aplikacemi
• Dodatečný vývoj funkcionalit pro prostředí innogy

innogy Česká republika s Easy Projectem

Příprava

Datum implementace – 2018/2019

Implementační fázi předcházela úvodní fáze definice základních požadavků, které jsme zapracovali do testovacího prostředí ve formě Proof of Concept (PoC). Tato ověřovací fáze byla innogy naplánována na dva měsíce a jejím cílem bylo seznámení se s aplikací v reálném provozu. Úvodní fáze, stejně jako samotná implementace probíhala pomocí týdenních sprintů, ve kterých se uzavíraly dodané součásti aplikace a plánovaly nové požadavky.

Nastavení

Díky úvodní fázi byla innogy schopna přejít na produkční aplikaci okamžitě. Nastavovali jsme úvodní stránky, role a práva uživatelů, strukturu projektů, úkolů a rozpočty. Následovala synchronizace Easy Project s nástrojem Service Now pro zadávání změnových požadavků. Díky této synchronizaci není nutné zadávat požadavky do dvou systémů. Požadavek je zanesen do systému Service Now a na základě toho je v prostředí Easy Project automaticky vytvořen úkol v daném projektu (na denní bázi), se kterým je pak možné v prostředí easyproject provádět všechny standardní operace jako pro úkol založený přímo v prostředí Easy Project.

Server

Z důvodů rychlosti vlastní implementace bylo zvoleno řešení postavené a provozované na cloudovém prostředí Easy Project, a to i z toho důvodu, že je možné kdykoliv přejít na cloudové prostředí, které využívá innogy pro své jiné aplikace.

Školení

Jako první jsme realizovali školení uživatelů, na které navázalo podrobnější školení manažerů. V průběhu implementace jsme úzce spolupracovali s administrátory aplikace, kteří jsou nyní schopni sami obsluhovat většinu aplikace bez potřeby konzultace s našimi specialisty.

Testování

Pro efektivní testování jsme pro innogy zřídili testovací prostředí, které obsahuje reálná data z produkčního prostředí, a umožňuje všechny změny před nasazením do produkce pečlivě otestovat.

Cíle a přínosy

Zavedení Easy Projectu přineslo:

• Jednotný nástroj pro sledování a evidenci projektů a úkolů
• Snadnou evidenci odpracovaného času
• Přesnější evidenci zdrojů a financí
• Výrazné zkrácení času mezi vykázáním práce a promítnutím do rozpočtu
• Automatické výkazy externistů