Jak se správně rozhodovat při řízení projektů
Každý den musíme udělat až stovky různých rozhodnutí. Řada z nich také připadá na projekty, které řídíme. Pojďme se podívat na to, co potřebujeme, abychom se v záplavě rozhodnutí neztratili, a došli k těm správným.
Rozhodně to není snadné
Rozhodnutí, která musíme učinit v případě řízení projektů se liší od téměř zanedbatelných (jestli svolat poradu) až po zcela zásadní (kdy odstartovat kampaň). Pro všechny z nich ale potřebujeme stejné schopnosti. A k efektivnímu řízení projektů, ať už skrze software nebo jen v hlavě, si můžeme vypomoci stejným procesem.
Pro rozhodování je zásadní schopnost vybrat jednu možnost z mnoha, ideálně tu nejlepší. Ačkoliv to zní velmi snadně, mnoho z nás se potýká s problémy s rozhodováním na denní bázi. Proč?
Učinit rozhodnutí je občas zkrátka těžké. Nejčastěji proto, že postrádáme potřebné informace; máme pocit, že rozhodnutí nezáleží na nás; jsme paralyzování nabídkou možností nebo se bojíme, že vybereme špatnou možnost.
Easy Project 2019
Krok za krokem z nerozhodnosti
Každé rozhodování se ale dá zjednodušit tím, že se si pro něj nastavíme proces. Existuje řada možných strategií, ale v podstatě všechny sledují podobné body:
- Identifikace potřeby učinit rozhodnutí
Vypadá to jako samozřejmost, ale je to základní předpoklad, který musí být naplněn. - Sběr informací
Jaké informace potřebujeme, abychom mohli učinit rozhodnutí? Mluvte se svým týmem, shromažďujte svoje zdroje, obraťte každý kámen. - Vyhodnocení možností
Nejspíše budete mít vždy na výběr více než jednu možnost. Přístupy k jejich porovnání se mohou lišit, ale starý dobrý seznam plusů a mínusů je osvědčená metoda. - Výběr možnosti
Tady probíhá samotné rozhodnutí. Je to na vás. - Realizace
Proměňte rozhodnutí v akci. - Zpětná vazba
Pokud je to jen trochu možné, u zásadních rozhodnutí je dobré se k nim po čase vrátit, a buď individuálně nebo v týmu se zamyslet nad tím, zda byla správnou volbou.
Easy Project 2019
Co si dopřát pro dobré rozhodnutí
Pokud už podobný proces používáte, a přesto s rozhodováním bojujete, máme pro vás ještě pár tipů, jak vaše rozhodování zlepšit.
- Dejte si na čas
Uspěchané rozhodnutí je nejrychlejší cesta ke špatné volbě. Ano, je potřeba umět se rozhodovat pod časovým tlakem, ale nic není dobré uspěchat. I pár minut klidného přemýšlení a úvahy nad dostupnými informacemi může zabránit budoucím nesnázím. To, že ráno je moudřejší večera není jen přísloví, ale vědecky dokázaný fakt. A když se vám luxusu v podobě dostatečného času nedostává, zkuste si o něj říct. - Dejte dohromady všechny informace
Cesta ke správnému rozhodnutí vede přes informace. Čím víc máme tím spíše se rozhodneme správně. A pak jděte ještě hlouběji. Pro dobré rozhodování je nutné umět zpracovávat data a informace a rozlišit důležité od nepodstatného. - Dejte si pozor na důsledky
Každé rozhodnutí bude mít určitě následky. I ty musíte vyhodnotit, než rozhodnutí učiníte. Jak to ovlivní váš tým? Vaši firmu? Vás? I tady budete potřebovat komunikační schopnosti. Mnoho rozhodnutí totiž bude potřeba dobře a důkladně vysvětlit, abyste ostatní přesvědčili o jejich, a tedy i vaší, správnosti. - Dejte si WBS
Informace a podklady, které máte k dispozici je dobré si vizualizovat. Třeba prostřednictvím WBS. Když se potřebujeme nad rozhodnutím zamyslet skutečně strategicky, metody vizualizace jako WBS jsou šikovné pomůcky. - Dejte si říct
Komunikace je pro rozhodování opravdu zásadní. Komunikujte s kolegy, mluvte s lidmi, vyhledávejte další názory a perspektivy, svolávejte porady a cally, získávejte kontakty. Jedině tak získáte informace a data, která potřebujete. - Buďte flexibilní
Proces, který pro rozhodování používáte nemusí fungovat vždy. Někdy je potřeba rozhodovat se pod tlakem nebo s nedostatkem informací. V takových situacích je nutné projevit odolnost a schopnost přizpůsobit se měnícím podmínkám. Nakonec je stejně nutné poučit se z minulosti a věřit vlastnímu úsudku.
Při všech rozhodnutích na projektech je také nutné mít na paměti jejich etickou stránku. Dobrý project manager, a potažmo i lídr, si musí najít chvíli na zamyšlení o tom, co je a co není správná cesta, na kterou se se svým rozhodnutím vydává.
Autor: Adam Romaňák
