Jak se správně rozhodovat při řízení projektů

Rozhodně to není snadné

Rozhodnutí, která musíme učinit v případě řízení projektů se liší od téměř zanedbatelných (jestli svolat poradu) až po zcela zásadní (kdy odstartovat kampaň). Pro všechny z nich ale potřebujeme stejné schopnosti. A k efektivnímu řízení projektů, ať už skrze software nebo jen v hlavě, si můžeme vypomoci stejným procesem.

Pro rozhodování je zásadní schopnost vybrat jednu možnost z mnoha, ideálně tu nejlepší. Ačkoliv to zní velmi snadně, mnoho z nás se potýká s problémy s rozhodováním na denní bázi. Proč?

Učinit rozhodnutí je občas zkrátka těžké. Nejčastěji proto, že postrádáme potřebné informace; máme pocit, že rozhodnutí nezáleží na nás; jsme paralyzování nabídkou možností nebo se bojíme, že vybereme špatnou možnost.

Easy Project 2019

Krok za krokem z nerozhodnosti

Každé rozhodování se ale dá zjednodušit tím, že se si pro něj nastavíme proces. Existuje řada možných strategií, ale v podstatě všechny sledují podobné body:

1. Identifikace potřeby učinit rozhodnutí
   Vypadá to jako samozřejmost, ale je to základní předpoklad, který musí být naplněn.
   
   
2. Sběr informací
   Jaké informace potřebujeme, abychom mohli učinit rozhodnutí? Mluvte se svým týmem, shromažďujte svoje zdroje, obraťte každý kámen.
   
   
3. Vyhodnocení možností
   Nejspíše budete mít vždy na výběr více než jednu možnost. Přístupy k jejich porovnání se mohou lišit, ale starý dobrý seznam plusů a mínusů je osvědčená metoda.
   
   
4. Výběr možnosti
   Tady probíhá samotné rozhodnutí. Je to na vás.
   
   
5. Realizace
   Proměňte rozhodnutí v akci.
   
   
6. Zpětná vazba
   Pokud je to jen trochu možné, u zásadních rozhodnutí je dobré se k nim po čase vrátit, a buď individuálně nebo v týmu se zamyslet nad tím, zda byla správnou volbou.

Easy Project 2019

Co si dopřát pro dobré rozhodnutí

Pokud už podobný proces používáte, a přesto s rozhodováním bojujete, máme pro vás ještě pár tipů, jak vaše rozhodování zlepšit.

1. Dejte si na čas
   Uspěchané rozhodnutí je nejrychlejší cesta ke špatné volbě. Ano, je potřeba umět se rozhodovat pod časovým tlakem, ale nic není dobré uspěchat. I pár minut klidného přemýšlení a úvahy nad dostupnými informacemi může zabránit budoucím nesnázím. To, že ráno je moudřejší večera není jen přísloví, ale vědecky dokázaný fakt. A když se vám luxusu v podobě dostatečného času nedostává, zkuste si o něj říct.
   
   
2. Dejte dohromady všechny informace
   Cesta ke správnému rozhodnutí vede přes informace. Čím víc máme tím spíše se rozhodneme správně. A pak jděte ještě hlouběji. Pro dobré rozhodování je nutné umět zpracovávat data a informace a rozlišit důležité od nepodstatného.
   
   
3. Dejte si pozor na důsledky
   Každé rozhodnutí bude mít určitě následky. I ty musíte vyhodnotit, než rozhodnutí učiníte. Jak to ovlivní váš tým? Vaši firmu? Vás? I tady budete potřebovat komunikační schopnosti. Mnoho rozhodnutí totiž bude potřeba dobře a důkladně vysvětlit, abyste ostatní přesvědčili o jejich, a tedy i vaší, správnosti.
   
   
4. Dejte si WBS
   Informace a podklady, které máte k dispozici je dobré si vizualizovat. Třeba prostřednictvím WBS. Když se potřebujeme nad rozhodnutím zamyslet skutečně strategicky, metody vizualizace jako WBS jsou šikovné pomůcky.
   
   
5. Dejte si říct
   Komunikace je pro rozhodování opravdu zásadní. Komunikujte s kolegy, mluvte s lidmi, vyhledávejte další názory a perspektivy, svolávejte porady a cally, získávejte kontakty. Jedině tak získáte informace a data, která potřebujete.
   
   
6. Buďte flexibilní
   Proces, který pro rozhodování používáte nemusí fungovat vždy. Někdy je potřeba rozhodovat se pod tlakem nebo s nedostatkem informací. V takových situacích je nutné projevit odolnost a schopnost přizpůsobit se měnícím podmínkám. Nakonec je stejně nutné poučit se z minulosti a věřit vlastnímu úsudku.

Při všech rozhodnutích na projektech je také nutné mít na paměti jejich etickou stránku. Dobrý project manager, a potažmo i lídr, si musí najít chvíli na zamyšlení o tom, co je a co není správná cesta, na kterou se se svým rozhodnutím vydává.

Autor: Lukáš Beňa