Hlavní informace

Jak vytvořit fungující rozpočet projektu: 3 konkrétní tipy + nástroje pro snadné vytváření a sledování budgetu

Peníze. Říci, že vše se točí jenom kolem nich, by bylo asi příliš. Na druhou stranu projekt, který i za cenu maximálního úsilí skončí s minimálním ziskem, nebo dokonce v mínusu, potěší jen málokdy. Jenže, jak se zbavit strachu z rozpočtových financí a mít radost, že investice mají smysl a přináší výsledky?

Jak vytvořit fungující rozpočet projektu: 3 konkrétní tipy + nástroje pro snadné vytváření a sledová

 

Odpovědí je důkladná příprava budgetu. A my vám teď ukážeme, jak se dělá (a jak ten svůj díky Easy Projectu zvládnete připravit ještě lépe).

 

Finanční plánování není jenom o „naházení“ hodinovek do excelovské tabulky a odeslání klientovi. U projektového řízení musíte při vytváření fungujícího a realistického rozpočtu myslet na více věcí. S Easy Projectem se naučíte počítat s příjmy a výdaji, myslet na zabezpečení stabilní cash flow a být si jistí tím, z jakých nákladů se váš projekt skládá.

 

1. Finanční myšlenková mapa k nezaplacení

 

Předpokládejme, že jako zkušený projektový manažer používáte před zahájením jakéhokoliv projektu modul struktury rozkladu práce (Work Breakdown Structure neboli WBS). Dobrou zprávou je, že jsme jej přímo propojili s Cost Breakdown Structure (CBS) – modulem struktury rozkladu financí. Mezi WBS a CBS (vizuální správou financí) tedy není nutné ručně přepínat a velký budget uvidíte přehledně rozčleněný ve formě finanční myšlenkové mapy. Mezi našimi klienty jde o velice oblíbené řešení, které se vám bude hodit při:

 

  • Porovnávání cen a vyjednávání lepších sazeb

 

  • Odůvodňování ceny účtované klientovi

 

  • Udržování cenové odpovědnosti prodejců a dodavatelů

 

Tip: Pokud to jde, prezentujte větší rozpočet svému klientovi osobně. Některé položky si zcela jistě žádají vysvětlení nebo další diskuzi a vy i váš klient určitě oceníte, když si nebudete muset “odpinkat” třeba deset „dovysvětlujících“ mailů navíc.

 

 

2. Rozpočet schválen – jak jej hlídat?

 

Sledování rozpočtu je věc, na které nezkušení projektoví manažeři častokrát pohoří. F**kupy se prostě někdy stanou, ale ty teď dejme stranou. Tady jsou nástroje, se kterými budete rychle, jednoduše a hlavně přesně vědět, na čem jste. A jak je na tom rozpočet vašeho projektu.

 

  • Budget vs. realita – Abyste předešli nepříjemnému překvapení, poslouží vám nástroj Rozpočty projektů. Nastavíte si v něm hodinové sazby podle rolí, činností a členů projektového týmu a poté můžete sledovat příjmy, mzdové náklady a celkovou ziskovost projektu. Na závěr získáte celkový přehled portfolia projektu a vystavíte účetní závěrku.

 

  • Zdravé projekty dělají zdravou firmu – pozitivní cash flow = zdravý projekt či rovnou firma. S Easy Projectem můžete sledovat a vizualizovat peněžní tok napříč projekty i celou firmou.

 

  • Výkazy zisků a ztrát – díky funkci Panel rozpočtových výkazů uvidíte rozdíl mezi plánovanými a skutečnými rozpočty za vybrané časové období. Může tak sloužit jako váš centrální pracovní prostor pro správu rozpočtů.

 

 

3. Integrace s vaším současným účetním systémem? Žádný problém.

 

Jak získat finanční data pro rozpočet vašich projektů? Vkládat je ručně po zaplacení faktur do vašeho účetního systému je vysoce neefektivní. Export a import dat na konci každého dne nebo týdne přináší problém s neaktuálními údaji v rozpočtech projektů.

 

Nejlepším řešením je integrace s účetním systémem – automatizovaný přenos dat a správné rozdělení finančních údajů do každého rozpočtu projektu. Integraci provedeme se systémem Zapier a budete tak moci řídit rozpočty vašich projektů téměř v reálném čase.

 

 

Vizuální řízení financí? Easy.

Mějte všechny nástroje pro dokonalé plánování, správu a kontrolu projektů v jediném softwaru.

 

Objevte Easy Project

 

 

 

Easy Project
 

 

Shrnutí

 

Pro vytváření a sledování projektového rozpočtu existují v Easy Projectu vzájemně propojené nástroje, se kterými získáte to nejdůležitější – přehled o tom, jak si váš projekt vede po finanční stránce. Na finance je potřeba myslet od začátku. Proto bude nejjednodušší, když strukturu rozpadu práce na vašem projektu rovnou propojíte se strukturou rozpadu financí. Schválený rozpočet je polovina úspěchu – ta druhá spočívá ve správném dohlížení. Sledujte tedy rozdíl mezi plánovanými a skutečnými rozpočty za vybrané časové období. Abyste měli co nejméně starostí, nechte svůj účetní systém integrovat s Easy Projectem.

 

Autor: Jakub Zaťovič, odborný garant: Jan Pop

 

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace

×

Ikona Email 1

Chcete více článků ze světa řízení projektů?
Odebírejte naše novinky a nenechte si ujít ty nejlepší.

 

Tipy, příběhy a novinky pro snadnější řízení projektů.
Jednou za čas ve vašem inboxu.