Hlavní informace

Řízení pracovního vytížení: Jak odřídit projekt a při tom nesedřít vaše lidi z kůže

Čím výše v rámci vaší organizace se nacházíte, tím více času trávíte určováním a sledováním práce vašich podřízených. Pak přichází vhodná chvíle pro řízení pracovního vytížení.

Řízení pracovního vytížení: Jak odřídit projekt a při tom nesedřít vaše lidi z kůže

Co přesně znamená “řízení pracovního vytížení”?

Jedná se o systematický přístup k distribuci, řízení a sledování práce zaměstnanců a podřízených. Jelikož jste pří řízení projektů zodpovědní za to, že práce je dokončena včas a v náležité kvalitě, chcete, aby váš tým byl efektivní. Z dlouhodobého hlediska však víte, že nemůžete očekávat perfektní efektivitu neustále a pořád, vaším cílem tedy je najít optimální nastavení pro dosažení rovnováhy mezi dodáváním výstupů a množstvím práce vašeho týmu.

Na co při řízení pracovního vytížení musíte myslet?

Takových věcí je pochopitelně spousta. Je třeba správně pracovat s alokací vašich personálních zdrojů (to znamená nejen správně zvolit funkci pro daného člověka, ale vzít v potaz i jeho zkušenosti a schopnosti), vyvarovat se přidávání úkolů mimo plán (počítejte s více-prácemi) a snažit se o co nejpřesnější časové a finanční odhady (využívejte nástroje, které vám s tím pomohou).

Abyste s časem vašich lidí mohli správně pracovat, je také důležité sledovat a vyhodnocovat časové výkazy. To vám dnes usnadňují nástroje jako je Easy Project, protože u nás sami moc dobře víme, že bez informací a dat zkrátka nejde tvořit přesné plány.

Co když se vyskytnou problémy?

Dostává se váš tým opakovaně do časové tísně, nebo navzdory plánům hlásí výrazné vytížení? V tom případě je třeba vysledovat původ nezdaru. Pokud jsou vaše informace a plánování správné, je to nejspíše zapříčiněno nedostatečným nasazením nebo výkonností členů týmu. Na to, o koho se jedná, přijdete především v dynamicky zaměřených a agilních organizacích velmi rychle.

Když takové problémy řešíte, myslete nejen na výsledky vás a vašeho týmu, ale také na lidský aspekt problematiky. Nevhodné řešení lidských selhání může nadělat více problému než užitku. Stejně tak pokud je nízká výkonnost jednoho člena týmu dlouhodobě přecházena, povede přirozeně také k demotivaci ostatních.

Z čeho při řízení pracovního vytížení vycházet?

Při nastavování vašich časových plánů a z nich vycházejícího řízení vytížení týmů nezapomeňte zohledňovat také kulturu a hodnoty vaší organizace. Pokud teprve nyní začínáte systematicky přemýšlet o řízení zdrojů a jejich vytížení, máte ideální příležitost připomenout si vaši misi a vizi, a dle nich si nastavit ty správné projektové cíle.

V neposlední řadě je nutné si uvědomit, že abyste s vašimi lidmi dosahovali kýžených výsledků, je třeba vše stavět na zdravé a funkční komunikaci. Bavte se s vašimi zaměstnanci a podřízenými, snažte se je lépe pochopit, a když to půjde, zapojte tolik empatie, kolik jen máte k dispozici.

Co závěrem?

Dobře odřízený projekt v dnešní době stojí na mezilidské komunikaci. Musíte tak nejen správně vysvětlit vaše cíle, obhájit si rozdělení pracovních úloh případně i úroveň vytížení, ale také řešit ad hoc problémy, a nakonec se poprat s vlastní kritikou. To vše k práci project managera patří.

 

Autor: Adam Romaňák, Lukáš Beňa

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace