Hlavní informace

Připravte si plán na řízení projektových rizik

Zase jednou se vracíme k našemu oblíbenému risk managementu. Tentokrát se podíváme zblízka na celý proces řízení rizik včetně jeho náležitostí.

Připravte si plán na řízení projektových rizik

Prostřednictvím risk managementu neboli řízení rizik sledují projektoví manageři hrozby spojené s jednotlivými projekty. Jedná se o jednu z klíčových činností při řízení projektů, která má zamezit tomu, aby se hrozby proměnily v problémy, a měly tak negativní dopady na projekt nebo výkon celé společnosti.

Některá projektová rizika se nenaplní, ale jiná – jako třeba exekuce projektů v období volna – se notoricky podepisují na kvalitě našich projektů. Protože ale rizik spojených s každým projektem existuje celá řada, je potřeba si na jejich správné řízení připravit plán.

Z čeho se skládá plán na řízení rizik?

1. Identifikace rizik

Na začátku projektu je nutné se důkladně zamyslet nad všemi riziky, které se s projektem pojí nebo mohou vyvstat v průběhu. Některé se opakují nebo jsou spojené s nastavením vaší firmy, jiné se liší projekt od projektu. Proto doporučujeme vytvořit si archiv rizik, kam si ukládáte všechna rizika, se kterými jste se setkali.

K úspěšné identifikaci rizik je také nutné vzít v potaz perspektivu členů vašeho týmu i klienta. Na základě komunikace a skrze nástroje řízení projektu jako je Easy Project, pak můžete s celým týmem sdílet strukturovaný seznam rizik.

2. Vyhodnocení dopadu a pravděpodobnosti

Následuje fáze s podrobnou analýzou rizik, která se zaměřuje na možné kvalitativní i kvantitativní dopady, která rizika mohou mít, pokud by se projevila v průběhu projektu. Zároveň je také nutné určit pravděpodobnost, se kterou k nim může dojít.

I zde je dobré vzít si na pomoc nástroje, například sdílenou tabulku, kde všichni zúčastnění budou moci sledovat jednotlivá rizika včetně informací o jejich pravděpodobnosti a dopadech.

3. Příprava reakcí

Třetí fáze má symbolicky tři základní náležitosti – eliminaci samotných rizik (nejlepší reakcí na riziko je jeho proaktivní odstranění), snížení pravděpodobnosti rizika a snížení jejich možných dopadů. Všechny tyto kroky si vyžádají čas a meetingy navíc, minimálně u notoricky se opakujících rizik, pramenících například z nedostatečných kapacit, se však dá předejít pozdějším problémům.

4. Určení zodpovědné osoby

Nejefektivněji se s hrozbami vypořádáme pomocí jasného určení zodpovědnosti za jednotlivá rizika. Je nutné si jasně říci, kdo nese zodpovědnost za danou hrozbu, která prošla sítem třetí fáze, a případně se postará o realizaci reakce dle plánu. Tito „vlastníci“ rizik musí vědět o své roli, stejně tak jako o nich musí vědět zbytek týmu.

5. Nalezení rozbušek

Některá rizika nemůžete eliminovat, ale prostou znalostí jejich spouštěcích mechanismů se můžete vyvarovat tomu, že se tyto hrozby promění ve skutečné problémy. I tyto aspekty rizik si proto mapujte, pokud to lze, tak si je kvantifikujte nebo hledejte jiné indikátory a sledujte jejich vývoj v průběhu projektu.

6. Záložní plán

Jednotlivá rizika, společně s jejich dopady a pravděpodobností se budou měnit v průběhu projektu. Součástí procesu na předvídání rizik by tak mělo být i plánování alternativních reakcí, kterými budete schopní prostřednictvím vašich nástrojů na řízení projektů odpovídat na ad-hoc rizika, která se objeví za pochodu.

7. Hlídání hranice rizikovosti

Některé projekty s sebou nesou zcela zásadní – de facto existenční – rizika. Pokud se tato z eventualit stanou skutečností, váš projekt je u konce. U těchto a obdobně závažných rizik je potřeba si s ostatními zainteresovanými subjekty nastavit jasnou hranici, která pokud je překročena, projekt je ukončen nebo zásadním způsobem přetransformován.

Řízení rizik je proaktivní a reaktivní činností zároveň. Díky takto postavenému plánu a analýze rizik můžeme předvídat nebezpečí, a zároveň reagovat na hrozby, které vyvstávají v průběhu projektu.

 

Pokud vás tento článek zaujal, přečtete si ještě 6 byznysových hrozeb v roce 2020 a jak jim čelit díky řízení rizik, nebo si níže pusťte video o řízení rizik v našem softwaru pro projektové řízení Easy Project.

 

Autor: Adam Romaňák, Lukáš Beňa

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace