Hlavní informace

Jak jsem v karanténě znovu objevila kouzlo GTD

Už je to tak, taky mě do ní zavřeli. Tak jako každý rok jsem vcelku bezstarostně odjela do Alp, aniž jsem tušila, co mě čeká, až se vrátím. Uzavření hranic a s ním související povinná preventivní karanténa mě potkali stejně rychle a nečekaně jako nový koronavirus.

Jak jsem v karanténě znovu objevila kouzlo GTD

Přesto, že mi bylo zcela dobře a nevykazovala jsme sebemenší známky související s nákazou, byla jsem nucena se po návratu z jarního lyžování zdržovat doma, a to po dobu dlouhých 14 dní. To jsem ještě netušila, co mě čeká.

Doposud se mi nestalo, že bych byla nucena zůstat doma a přitom plně fungovat i v práci. Pro svého největšího klienta pracuji většinou z kanceláře, ale nyní jsem byla nucena podávat pracovní výkony z home office. Práce z domova pro mě není nijak neobvyklá, ale většinou se jedná o home office v řádu jednoho maximálně dvou dní v týdnu. Moje první pocity nebyly nijak svazující, situaci jsem brala s humorem, než mi došlo, že mi moje současná situace nevyhovuje a je třeba vrátit se k technice, která mě z bryndy vytáhla už dříve.

Pracovat dlouhodobě z domova, a to efektivně, není žádná legrace. Je třeba mít plán. A tak po sérii neúspěšných depresivních dní, kdy jsem odbíhala od jedné činnosti k druhé a reálně nedokončila žádný z úkolů tak, jak bylo třeba nebo bych si sama představovala, bylo třeba začít opět vyhrávat. Vytáhla jsem z rukávu něco, co už jsem dříve sice ledabyle používala, ale teď, když šlo do tuhého, se teprve ukázalo, že je třeba ji začít aplikovat ve své každodenní činnosti. Strategie může totiž překvapivě přinést paradoxní osvobození.

GTD - Getting Things Done. Nejznámější je pravděpodobně kniha se stejnojmenným názvem od autora Davida Allena, jejíž základní pointa je položit si otázku, zda-li jsem schopen úkol vyřešit do 2 minut a pokud ano, neodkládat ho a pokusit se splnit ho okamžitě.

Zní to snadně, ale jak na to? Knih o technice GTD bylo již napsáno tolik, že je jí zahlcen internet, ale kdo ji umí reálně používat v praxi? Hádám, že nejsem sama, kdo si pár pravidel techniky musel v současné situaci připomenout. Kromě výše zmíněného základního pravidla obsahuje metoda GTD aneb cesta k produktivitě 5 základních kroků, které je třeba si osvojit. Lze je nazvat jako 5 fází řízení pracovního procesu.

První z nich se nazývá:

1. Zachycení

Prvním krokem by měl být sběr dat, tedy všeho, co k práci potřebuji. Již tento krok může být pro mnoho lidí vcelku obtížným. Informace jsou často na několika místech a trvá dlouho, než je člověk najde a posbírá do takové formy, ve které budou jasné, stručné a srozumitelné. Tato fáze pro mě byla asi nejjednodušší, protože ke své každodenní práci používám software pro projektové řízení. Softwarů pro projektové řízení existuje mnoho - já používám Easy Project, ve kterém je integrováno více systémů najednou; snadno tak nahradí email, chat, dokumentaci a samotnou práci s úkoly včetně odpracovaného času.

2. Vyjasnění

Další fáze se dá popsat jako vyjasnění, do kterého spadá stanovení priority úkolů. Velké úkoly, které vyžadují plánování více spolupracovníků je třeba plánovat v rámci projektů, ty menší, jednodušší úkoly je dobré neodkládat, pokud je lze vyřešit hned. V tomto případě jsem měla opět štěstí - všechny výše zmíněné požadavky totiž vyřešil software za mě. Do aplikace se přihlašuji každý den a vidím v ní své úkoly, seřazené dle typu, priority a data dokončení. Svoje úkoly a pracovní schůzky si zároveň plánuji v kalendáři - je pro mě tedy snadné vidět na čem mám daný den pracovat.

3. Uspořádání

Uspořádání popisuje mnoho článků týkající se metody GTD jako nejobtížnější část, ale z mé zkušenosti tomu být nemusí. Rozvrhnout si práci tak, abych efektivně vyplnila 8 hodin, je součástí mé práce jako projektového manažera. K tomu mi pomohlo stanovit si pevný začátek pracovní doby, který jsem dodržovala i při práci z domova v karanténě, práce rozvržená do bloků, pravidelné přestávky, ale především tzv. malé výhry. Malá výhra znamená malý úspěch, který je hnacím motorem motivace k další práci. A takových malých úspěchů je denně třeba hned několik. Výhra nemusí být na první pohled nijak markantní - stačí jednoduchý úkol, který se mi podaří splnit rychle, videohovor s kolegou nebo i skutečnost, že jsem schopna udělat si čas na kávu. To všechno ve vás vzbudí pocit úspěchu, který je tak důležitý pro vaši konstantní produktivitu.

4. Reflexe

Daří se mi vše zvládat tak, jak jsem si naplánovala? Reflexe vám pomůže alespoň subjektivně zhodnotit, kolik ze své plánované práce jste zvládli a co je třeba ještě vylepšit, popřípadě změnit strategii. U sebe jsem si při takovém zpětném ohlédnutí uvědomila, jak důležité je pro mě naplánovat si práci předem, ať už na konkrétní den nebo v případě větších projektů a úkolů ve větším časovém horizontu. Úkoly, které jsem si předem naplánovala, jsem v 90% splnila, což mi dalo patřičné uspokojení a potvrzení toho, že moje vítězná strategie funguje.

5. Zapojení

Poslední fáze je jednoduchá: Zapojte ve své práci to, co se osvědčilo a funguje a vzdejte se všeho, co už pro vás není přínosné a zkrátka nefunguje. Výsledkem je nastavení funkčního systému, který vám vaši práci usnadní.

Hlavním cílem metody Getting Things Done je usnadnění a zlepšení efektivity práce. Ať už používáte přímo software pro projektové řízení, jiné dostupné online aplikace nebo obyčejný papír a tužku, metoda GTD dnes funguje více než kdy jindy, protože nám pomáhá udržovat rytmus, který v současném stavu potřebujeme. Přeji vám všem, kteří jste o metodě ještě neslyšeli nebo jste ji, tak jako já, znovu-objevili, aby vám při vaší práci pomáhala tak, aby jste z ní vytěžili maximum.

 

Autor: Magdalena Hellerová

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace