Hlavní informace

Krok za krokem řízením projektového portfolia (část 2)

Pokračování první části článku o řízení projektového portfolia... Když se ocitnete v situaci, kde jste součástí více propojených nebo souvisejících projektů najednou, je ideální čas začít implementovat strategie řízení projektového portfolia, nebo také PPM (z anglického project portfolio management).

Krok za krokem řízením projektového portfolia (část 2)

V čem se řízení portfolia liší od řízení projektů?

Tyto podobně znějící činnosti se lze jednoduše rozlišit podle jejich účelu. Mezitím, co řízení projektů umožňuje využít znalosti, schopnosti, nástroje a techniky k naplnění požadavků daného projektu, tak řízení portfolia se nezabývá tolik průběhem projektů, jako jejich výběrem a sledováním významu v kontextu dalších aktivit organizace.

Pokud tedy například požadavky nutné ke splnění jednoho projektu vedou ke komplikacím v druhém, výnosnějším projektu, prostřednictvím PPM se určí, že první projekt je buď pozastaven nebo zdroje odkloněny do druhého, důležitějšího, projektu. Řízením portfolia se tímto způsobem dosahuje optimální kombinace výnosných projektů. Manažeři projektových portfolií se poté starají o jedno i více portfolií a využívají k tomu především finanční modely a algoritmy.

Řízení projektového portfolia krok za krokem

1. Inventář

Nejdříve je nutné identifikovat všechny projekty, které spadají do vašeho portfolia. Čím více jich je, tím spíše je nutné je systematicky třídit, kategorizovat a sledovat jejich napojení na cíle organizace.

2. Strategie

Strategie vaší organizace je základem pro PPM a rozhodování o prioritách napříč projekty, a proto je naprosto nezbytné si ji ujasnit nebo specifikovat, než se do řízení portfolia pustíte. Po stanovení strategie je také dobré určit členy týmu, kteří budou sledovat její plnění. Vaše strategie se mohou různit, ale v optimálním případě chcete mít portfolio projektů, kde se snoubí rizika s výnosy, přičemž jsou naplněný interní cíle.

3. Analýza

Zaměřte se na své projekty. Sledujte jejich výnosnost, náklady, zdroje, rizika. Sledujte týmy, kondici společnosti, dostupné lidské zdroje, cashflow. Zkrátka všechny možné ukazatele, které vám pomohou lépe pochopit situaci, ve které se vy a vaše organizace nacházíte, a pomohou vám efektivně řídit vaše projektové portfolio.

4. Soulad

Dále analyzujte, zda jsou vaše projekty v souladu nejen s celkovou strategií ale i s jednotlivými částmi vaší organizace. Alokujete klíčové zdroje na klíčové projekty? Odpovídá počet a rozsah projektů vaším možnostem? Máte pokryté krátkodobé, střednědobé i dlouhodobé plánování? Sledujete rizika spojená s vaší strategií napříč projekty? Koresponduje výběr projektů s filozofii vaší společnosti?

5. Řízení

Čas na rozhodování. Poté co jste analyzovali vaše portfolio a jeho aspekty v širším kontextu vašich aktivit, je potřeba udělat odpovídající rozhodnutí a změny na základě toho, co jste se dozvěděli. Třeba budete měnit harmonogramy, možná rušit projekty nebo přikládat nové priority. V každém případě při tom postupujte obezřetně, pro úspěšné řízení portfolia je potřeba dobře spolupracovat s jednotlivými týmy i jejich členy.

6. Testování a úpravy

A jako vždy, vše je nutné testovat a dle zpětné vazby upravovat a adaptovat. Jednorázové využití řízení projektového portfolia vám úspěch nezaručí, je potřeba s ním pracovat dlouhodobě a opakovaně, a do jeho vylepšování zahrnout i další lidi.

 

Autor: Adam Romaňák, Lukáš Beňa

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace