Hlavní informace

Jak může workflow pomoci při řízení projektu

Workflow je velmi užitečný nástroj, který se používá pro nastavení práv měnit na úkolech stavy a pole. Je přístupný z administrace (může být spravován pouze správcem).

Easy Project - Workflow

Tento nástroj vám umožňuje nastavit, které uživatelské role mohou měnit přechody stavů či vyplňovat pole pod určitým typem úkolu (trackerem). Zvlášť užitečný je například při vývoji softwaru. Workflow má dvě základní funkce.

Přechody stavů

Zde vyberete uživatelskou roli a tracker, a poté nastavíte, které změny stavu mohou být touto rolí na tomto trackeru provedeny. Sloupec vlevo představuje aktuální stav úkolu a sloupce vpravo představují možné změny stavu, které lze vybrat (viz níže).

Můžete kupříkladu nastavit, aby stav úkolu nebylo možné změnit na "hotovo", dokud není nejprve zkontrolován nadřízeným nebo technickým ředitelem (CTO). Abyste toho dosáhli, vyberte kombinaci příslušného trackeru a uživatelské role (např. tracker "úkol" a role "manažer portfolia") a zrušte zaškrtnutí příslušného políčka, jímž definujete povolení měnit stav pro zvolenou kombinaci.

Easy Project - Workflow - Přechody stavů

Easy Project - Workflow - Přechody stavů

Práva sloupců

Zde opět volíte roli a tracker. Levý sloupec představuje standardní pole a uživatelská pole, která jste si vytvořili. Vpravo můžete vybrat, zda má být pole dostupné ve standardním režimu (prázdná pole - nic není vybráno), režimu pouze pro čtení, nebo povinném režimu (viz níže).

  • Pouze pro čtení - uživatel nebude moci toto pole změnit, pokud je úkol nastaven na režim "pouze pro čtení". Například nelze měnit tracker, dokud není úkol připraven ke kontrole (stav je nastaven na "Ke kontrole").
  • Povinné - pole v tomto režimu musí být vyplněno, jinak úkol nelze uložit.

Easy Project - Workflow - Práva sloupců

Easy Project - Workflow - Práva sloupců

Doporučujeme dávat pozor při výběru polí pouze pro čtení nebo povinných polí. Abyste svým uživatelům náhodou nebránili v běžné práci. V jednom případě jsme řešili problém, kdy náš zákazník nastavil standardní pole "předmět" a "popis" na "pouze pro čtení", když je stav "Nový", což platí také pro vytvoření nového úkolu. Protože uživatelům nebylo povoleno upravovat tato pole, nemohli vytvořit nový úkol, protože úkol nemůže být vytvořen bez předmětu.

Tipy a triky

Pokud se status nepoužívá v rámci vůbec žádného trackeru, ujistěte se, že jste zrušili zaškrtnutí příslušných políček v tabulce.

Příklad použití 1 - Nastavte schvalovací řetězec

Níže je uveden příklad toho, jak schvalovací řetězec funguje. Každá uživatelská role (například pracovník, manažer, technik atd.) může změnit stav úkolu pouze takovým způsobem, který zajistí, že proces zůstane hladký a nedojde k žádným vnitřním konfliktům. Například pouze pracovník, který je v přímém kontaktu se zákazníkem, může změnit stav na "Hotovo" po dokončení celého procesu a zároveň poté, co byl klient informován. Mezitím pouze správce může schválit nebo odmítnout konkrétní žádosti iniciované klientem.

Klient vytvoří novou žádost (úkol), poté pracovník odpovídá klientovi, že žádost byla předána k dalšímu schválení a označena stavem "Čekání na schválení". Správce má seznam všech požadavků (úkolů) označených jako "čekání na schválení". Jakmile rozhodne o tom, zda bude příslušná žádost schválena pro další akce, adekvátně změní stav žádosti (úkolu) buď na "schváleno", nebo "zamítnuto".

Technik má seznam, ve kterém jsou zobrazeny všechny "schválené" požadavky. Stále na nich pracuje, a jakmile je s některým hotov, změní jeho stav na "Ke kontrole a fakturaci". V tomto okamžiku je požadavek (úkol) uveden v seznamu pracovníka, který kontroluje práci technika. Pokud jsou splněny všechny požadavky klienta, označuje úkol jako "Hotovo" a informuje o tom klienta.

Příklad použití 2 - Přinuťte uživatele zadat důležitá data - povinně

Abyste získali určitá data, která jsou pro vás klíčová, můžete některá pole učinit povinnými, což lze provést nastavením takového pole na režim "Povinné". Například pokud chcete znát datum narození klienta (třeba za účelem zjištění, zda je klient v zákonem stanoveném věku), můžete nastavit pole "Datum narození" jako "Povinné", aby klient nemohl pokračovat bez řádného vyplnění daného pole.

Příklad použití 3 - Zakázat neoprávněným uživatelům měnit důležité údaje - jen pro čtení

Buďte opatrní, protože pole "předmět" a "popis" úkolu musejí být při vytváření nového úkolu povoleny. Některým uživatelům můžete povolit provádět pouze určité akce a přitom nemusejí upravovat nebo odstraňovat důležité údaje. Toho lze dosáhnout aktivací režimu "Jen pro čtení".

Pokud například zákazník vyplní datum narození, může být toto pole nastaveno na režim "Pouze pro čtení", aby se zabránilo náhodné ztrátě těchto údajů. Alternativně pouze správci (či jiným vhodným osobám) může být povoleno tyto údaje měnit/odstranit, zatímco jiným rolím nikoliv.

Příklad použití 4 - Zakažte zbytečné stavy úkolů tam, kde nejsou potřeba

Stav "Přezkoumání kódu" je důležitý pro IT oddělení, ale ne pro jiná oddělení. Odborníci v oblasti IT budou moci používat stav "Přezkoumání kódu", ale uživatelé z jiných oddělení k němu mít přístup nebudou.

 

Přečtěte si také "Proč CEO potřebují projektové řízení?".

Další informace

Založte si Easy Project zdarma

Všechny funkce | SSL ochrana | Denní zálohy

nebo

bez platby a bez instalace