Jak a jaké informace získat?
Na úvod je nutno říci, abychom dosáhli opravdové eliminace podnikatelského rizika, musíme vycházet z rozumně přesných informací.
Dále si musíme uvědomit, že přesné a důsledné zaznamenávání dat o průběhu projektů nepřináší na první pohled žádné obchodní výsledky. Proto bude mnohým pracovníkům (bohužel i některým managerům) připadat otravné a zbytečné.
Kritické faktory úspěchu pro získávání přesných informací o průběhu projektů jsou proto následující:
-
Jednoduchost zadávání dat - proces zapisování dat musí být intuitivní a velmi snadný. Nikdo nedělá rád práci pro práci a samotné informace za Vás projekt nedokončí.
-
Všichni pracovníci musí být přesvědčeni o přínosech výsledných informací. Tohoto nejlépe docílíme, když zaznamenávání dat navážeme na variabilní složku příjmu. Případně benefitem jako například: „Odpracované hodiny zaznamenáváme abychom bez výčitek mohli v pátek končit už ve 14 hodin".
Zaznamenávání dat o průběhu projektů musí být na straně vstupů velmi jednoduché a na straně výstupů dostatečně propracované, aby Vám poskytlo informace, které odhalí odpovědi na výše položené otázky. Ideálně byste měli být schopni získat následující informace:
-
celkovou pracnost a ziskovost projektu
-
celkové náklady projektu (fixní + variabilní)
-
pracnost a ziskovost dle jednotlivých aktivit v projektu
-
pracnost a ziskovost dle jednotlivých fází projektu
-
pracnost dle typu úkolů
-
pracnost jednotlivých úkolů
-
identifikovat ty úkoly, aktivity a fáze projektu, které přesáhli odhadovanou pracnost, náklady
Řešení - přesné informace, jednoduše a snadno
Řešení pro malé a střední firmy existuje v podobě webové aplikace Easy Project (http://www.easyproject.cz). Jedná se o jednoduchou aplikaci vyvinutou softwarovou firmou Easy Software s.r.o.. Easy Project umožňuje snadné plánování, řízení práce a vyhodnocování efektivity a výnosnosti projektů. Byl navržen podle principu, že méně je více - 20% funkcí přináší 80% užitku.
Jedná se o multiprojektový a multiuživatelský systém. To znamená, že v aplikaci můžeme mít libovolné množství projektů a uživatelů. Projektové týmy skládáte pro každý projekt zvlášť. Po vytvoření identifikační listiny projektu, definujete projektový tým (uživatele a jejich role), typy aktivit, typy úkolů, milníky (rozdělení projektu do fází). To vše velmi snadno z již globálně předdefinovaných polí nebo pomocí polí uživatelských.
Po úvodním zadefinování nového projektu přichází rozpočtová část, kde definujete:
-
celkový rozpočet projektu
-
fixní nákladové položky
-
rozpočet na jednotlivé aktivity, konkrétní úkoly
-
hodinové sazby dle rolí a aktivit
-
upozorňování při překročení rozpočtových složek
Když máte projekt zadefinovaný, přichází samotné projektové řízení a s ním jednoduchý sběr informací o projektu.
Vytvořením WBS projektu (work breakdown structure), přiřadíte úkoly s termíny, prioritami, popisem či přiloženými soubory členům projektového týmu, kterým se zadané úkoly agregovaně (přes všechny projekty), zobrazují v přehledných výpisech na „jejich stránce".
Členové projektového týmu pak jednoduše úkoly aktualizují (mění stav, zadávají odpracované hodiny, přikládají soubory, žádají o konzultaci apod.), až do úspěšného vyřešení celého projektu.
Úspěšnému vyřešení projektu pomáhá i upozorňování emailem o změnách v projektu, možnost aktualizace úkolu emailem, kalendáře úkolů, Ganttovy diagramy a uživatelské dotazy (uživateli předdefinované filtry ve výpisech úkolů - např. úkoly s nejvyšší prioritou, úkoly, které jsem zadal, kolegovy úkoly apod.).
Pomocí maticových výpisů (kombinace různých parametrů), jste v průběhu i po dokončení projektu schopni získat takřka jakoukoliv klíčovou informaci o stavu projektu jako například:
-
celkovou pracnost projektu, celkové náklady projektu
-
pracnost (náklady) jednotlivých aktivit, pracnost (náklady) dle typů úkolů, pracnost (náklady) dle fází projektů
-
otevřené úkoly a jejich priority (na úrovni projektů i nad nimi)
-
a mnoho dalších managerských reportů.
Používáním Easy Projectu budete s jistotou odpovídat na otázky:
-
co je 20 % činností, které přinášejí 80% zisku (rozvoj činností)
-
které projekty jsou nejziskovější a které naopak (aplikace strategického marketingu)
-
jaké aktivity nám přinášejí nejvíce zisku (rozhodnutí o outsourcingu)
Jasné odpovědi na tyto zásadní otázky znamenají dostatek přesných informací a eliminaci podnikatelského rizika.
Poznámka na závěr:
Pro snížení rizika je potřeba zapojit intuici a důvěru v lidi. Tvrdá data slouží jako podklad/potvrzení správnosti nápadu/vize.
Další důležitým nástrojem pro eliminaci rizika je otevřená komunikace a zpětná vazba, která (pokud je napříč organizací) dokáže eliminovat mnoho rizik/chyb.
Bibliografie
Peter Drucker, Management Challenges for the 21st Century, Collins Business, June 26, 2001
Richard Koch, The 80/20 Individual, How to accomplish more by doing less, Doubleday, August 2003