Následující obecný postup slouží jako univerzální šablona pro realizaci jakéhokoliv projektu. U každého kroku je popsáno, co jsou základní otázky, případně jaké kroky je potřeba učinit či jakých dílčích cílů je třeba dosáhnout.
Realizace projektu dle tohoto obecného postupu umožní rapidně zvýšit kvalitu celého procesu.
Obecný postup projektu
Předprojektové úvahy či studie
Studie příležitosti
Je vhodná příležitost v zamýšlené době iniciovat plánovaný projekt?
Studie proveditelnosti
Jakým způsobem lze cíle dosáhnout, v jakém čase, s jakými náklady a zdroji?
Studie investiční
Jaké budou zdroje financování a jakými výnosy se uhradí požadované náklady?
Projektové fáze
1) Inicializace projektu
Obsah:
- Proč a čeho se má dosáhnout, v jakém plánovaném termínu a s jakými plánovanými náklady
- Rozhodnutí vedení firmy na odpovídající úrovni o ustavení projektu
- Zpracování logického rámce vybranou pracovní skupinou
- Ustavení projektového týmu a jeho vedoucího vedením firmy na příslušné úrovni
- Stanovení pravomocí a zodpovědnosti projektového týmu
- Návrh obsahu identifikační listiny projektu pracovní skupinou
- Zpracování vysvětlujícího textu (Co projekt řeší s ohledem na stávající stav a cíle)
- Schválená identifikační listina projektu (IDL) potvrzená vedením na příslušné úrovni.
2) Analýza
Obsah:- Které činnosti je potřeba pro realizaci cílů naplánovat a zajistit a jaké dílčí náklady a čas tyto činnosti vyžadují?
- Vytvoření seznamu potřebných činností a jejich strukturalizace (WBS, OBS)
- Ohodnocení seznamu činností (doplnění tabulky a plánovaný čas, náklady a plánované zdroje)
- Tabulka obsahující seznam činností ve tvaru:
- Identifikace činnosti
- Náplň činnosti
- Plánovaná délka
- Plánované náklady
- Plánované zdroje
- Kdo provede
3) Syntéza
Obsah:- V jakém pořadí je nutno jednotlivé činnosti provádět?
- Sestavení síťového grafu (resp. Ganttova diagramu) na základě podmíněných závislostí jednotlivých činností metodou CPM (resp. PERT)
- Provedení časové, nákladové a zdrojové analýzy
- Harmonogram
- Kritická cesta
- Přehled časových rezerv
- Časový průběh nákladů
- Průběh čerpání zdrojů
4) Optimalizace
Obsah:- Snaha o zkrácení trvání projektu a snížení nákladů.
- Zjištění případného rozporu mezi IDL a vypočtenými skutečnostmi
- Při zjištění rozporu
- případná úprava IDL
- případné přehodnocení analýzy a syntézy
- případné zastavení projektu, nelze-li rozpor odstranit
- Schválení zpracovaného návrhu projektu na odpovídající firemní úrovni
5) Smlouvy a rizika
Obsah:- Projednání a podepsání smluv na zajištění činností s jednotlivými dodavateli, analýza rizik.
- Projednání smluv
- Případné úpravy v analýze a syntéze jako následek nutných změn na základě nových skutečností v průběhu uzavírání smluv
- Ratifikace uzavřených smluv
- Identifikace rizik
- Kvantifikace rizik
- Návrh opatření na snížení rizik
- Sestavení kritických faktorů podporující úspěch projektu
- Kontrola kompletnosti a správnosti uzavřených smluv
- Expertní nezávislé posouzení celkového návrhu projektu (externí oponentura)
- Schválení kompletního návrhu projektu na příslušné podnikové úrovni
- Soubor uzavřených platných smluv
- Seznam rizik s návrhy na opatření k jejich snížení
- Kritické faktory úspěchu projektu
- Kompletní schválená a platná dokumentace návrhu projektu
6) Realizace projektu
Obsah:- Provádění jednotlivých činností a řešení odchylek od plánovaných termínu a plánovaných nákladů
- Shromáždění informací o skutečném stavu činností a kontrola plnění úkolů
- Vyhodnocení odchylek kontrolou plánu
- Vyhodnocení stability cílů a plánu cesty k cíli
- Rozhodnutí o akceptaci nebo odmítnutí změn
- Zpracování návrhů na řešení odchylek
- Případné úpravy plánu zbývajících činností
- Kontrola platnosti rizik
- Zpracování výhledu dalšího vývoje projektu
- Vypracování informačních zpráv pro vedení
- Zpracování operativních úkolů
- Stav projektu - zjištěné odchylky
- Návrhy na opatření
- Předpověď vývoje projektu
- Nové úkoly
- Aktuální zpráva o projektu
7) Ukončení projektu
Obsah:- Kontrola úspěšnosti dosažení cílů, ukončení financování projektu, vypořádání všech závazků a poděkování členům týmu.
- Vyhodnocení dosažených cílů projektu
- Ukončení financování projektu
- Uzavření účetních kont
- Likvidace nepotřebných zásob
- Převod nevyčerpaných finančních prostředků
- Zpracování závěrečné zprávy a závěrečného protokolu o ukončení projektu
- Projednání závěrečné zprávy a podpis protokolu
- Archivace příslušných dokladů a podkladů o průběhu projektu
- Poděkování členům týmu (případné vyplacení cílových odměn členům týmu)
- Protokol o ukončení projektu
- Archiválie
Vyhodnocení projektu
Obsah:
- Rozbor průběhu projektu, rozbor chyb v průběhu projektu, doporučení a opatření pro další projekty.
Kroky:
- Vyhodnocení správnosti termínových odhadů
- Vyhodnocení správnosti odhadů nákladů
- Vyhodnocení správnosti odhadu zdrojů
- Vyhodnocení postupu návrhu projektu
- Vyhodnocení postupu při řízení projektu
- Vyhodnocení práce projektového týmu
- Vyhodnocení hrozeb a scénářů
- Vyhodnocení jednotlivých subdodavatelů
- Vyhodnocení odhadu rizika
- Vyhodnocení opatření pro snížení rizika
- Různá další doporučení pro následující projekty (návrhy na zlepšení procesů, souvisejících s návrhem a implementací projektu)
Výsledek:
- Post implementační analýza (zpráva)
- Soubor doporučení a opatření pro zlepšení následujících projektů
- Aktualizace souborů dat pro další, následující projekty